Hankinta, ilmoittautumisautomaatit, sosiaali- terveys- ja pelastustoimiala

A Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella ilmoittautumisautomaattien toimittajaksi Elkome Oy:n.

Lisäksi toimialajohtaja päätti hylätä Digitouch Group Oy:n tarjouksen.

B Samalla sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti oikeuttaa tietohallintojohtajan
-allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavan sopimuksen
-päättämään sopimuksen irtisanomisista ja purkamisesta.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus on 843 190 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on toimittanut tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön tulevat ilmoittautumisautomaatit, jotka hankitaan valitun toimittajan tarjoamana kokonaispalveluna.

Ilmoittautumisautomaatit koostuvat keskusyksiköstä, kosketusnäytöstä, lämpöpaperitulostimesta, viiva- ja QR-lukijasta ja kotelosta. Ilmoittautumisautomaatit asennetaan tilaajan lähiverkkoon. Automaattiin kuuluva Windows-keskusyksikkö asennetaan Helsingin kaupungin Windows-työasemavakiolla. Automaatteihin asennetaan Welcome kiosk -ilmoittautumissovellus, joka on osa Helsingin sosiaali- ja terveyspalveluiden käytössä olevaa Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmää.

Hankinta sisältää enintään 130 ilmoittautumisautomaattia. Tilaaja sitoutuu hankkimaan ensisijaisesti 90 ilmoittautumisautomaattia, joiden käyttöönotto toteutetaan käyttöönottoprojektin yhteydessä.

Ilmoittautumisautomaatit toimitetaan noin neljäänkymmeneen eri katuosoitteeseen Helsingin kaupungin alueella. Määrät täsmentyvät käyttöönoton yhteydessä. Käyttöönottoprojektin jälkeen automaatteja tilataan toimittajalta erillisenä palvelupyyntönä tai muulla yhteisesti sovitulla tavalla. Tilaaja ei kuitenkaan sitoudu hankkimaan ilmoittautumisautomaatteja käyttöönottoprojektin jälkeen.

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 4.11.2024 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle ja määriteltiin hankittava kokonaispalvelu sekä ilmoittautumisautomaattien pakolliset vaatimukset sekä sopimusehdot. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisuus, jonka perusteena käytetään tässä hankinnassa ainoastaan halvinta kokonaishintaa. Laatutekijät on huomioitu hankinnan kohteen vaatimuksissa. Tarjouksen kokonaishinta muodostetaan tarjouspyynnön hintavertailuun vaikuttavien hintakohtien yhteenlasketulla hinnalla. Jokaisessa hintakohdassa oli erikseen ilmoitettu vertailuhinnan laskentatapa. Kokonaishinta lasketaan neljän käyttövuoden mukaan.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 18.11.2024 klo 12:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä neljä kysymystä, johon vastattiin 27.11.2024 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 9.12.2024 klo 16.00 mennessä tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa: Digitouch Group Oy ja Elkome Oy.

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 10.12.2024 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevien vähimmäisvaatimusten tarkastaminen

Hankintayksikkö tarkasti tarjoajien soveltuvuutta koskevien vaatimusten täyttymisen.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Koska kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, on tarjouksen liitteeksi tullut liittää hankintalain 87 §:n mukainen Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD). ESPD-lomake on alustavaa näyttöä siitä, että tarjoaja täyttää soveltuvuusvaatimukset. Tarjouspyynnöllä oli edellytetty, että kaikkien ryhmittymän jäsenyritysten tuli täyttää oma ESPD-lomakkeensa. Lisäksi tarjouspyynnön mukaisesti päätarjoajan tuli toimittaa tarjouksen mukana käytettyjen voimavara-alihankkijoiden ESPD-lomakkeet. Tarjouksen mukana toimitettujen ESPD-lomaikeiden tuli yhdessä muodostaa täydellinen kokonaisuus.

Digitouch Group Oy oli tarjousdokumentissa sekä ESPD-lomakkeissa ilmoittanut jättävänsä tarjouksen ryhmittymänä ja lisäksi käyttävänsä voimavara-alihankkijaa sekä alihankkijaa. Kaikki tarjouksen mukana toimitetut ESPD-lomakkeet oli kuitenkin täytetty Digitouch Group Oy:n tiedoilla, eikä ryhmittymän jäseneksi ja voimavara-alihankkijaksi tarjouksella ilmoitetusta River Kiosk Sp. z o.o. Sp. K:sta ollut täytetty ESPD-lomakkeita.

Hankintayksikkö lähetti Digitouch Group Oy:lle täsmennyspyynnön asiaa koskien. Digitouch Group Oy vastasi täsmennyspyyntöön hankintayksikön asettamassa määräajassa. Täsmennysvastauksessa Digitouch Group Oy ilmoitti, että tarjous on jätetty ryhmittymänä ja lisäksi käyttävänsä voimavara-alihankkijaa sekä alihankkijaa.

Tarjoaja vastaa tietojen vaatimustenmukaisuudesta ja tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoajan antamat tiedot eivät vastaa niitä vaatimuksia, jotka hankintayksikkö on asettanut tai jos tarjoaja on puuteellisesti toimittanut pyydetyt selvitykset, todistukset, vastaukset tai muut tarjoajan soveltuvuutta osoittavat asiakirjat.

Sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on velvollinen sulkemaan tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen tarjouskilpailusta silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää, että tarjouksia arvioidaan lähtökohtaisesti sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetetussa määräajassa eikä tarjoajalle anneta mahdollisuutta tarjouksensa olennaiseen muuttamiseen. Hankintayksiköllä ei myöskään ole velvollisuutta antaa tarjoajille oikeutta täsmentää tai täydentää tarjouksia.

Tarjouspyyntöasiakirjoista on käynyt selvästi ilmi, että tarjoajan ollessa ryhmittymä kunkin ryhmittymän jäsenen on täytettävä oma ESPD-lomake.

Edellä todettu huomioon ottaen Digitouch Group Oy:n tarjous ei ole ollut tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten mukainen. Ryhmittymän jäsentä ja voimavara-alihankkijaa koskevat alustavasti soveltuvuusvaatimuksien täyttymistä osoittavat ESPD-lomakkeet ovat olennaisesti tarjoajan asemaan vaikuttavia asiakirjoja, eikä niitä siksi ole täsmennyksellä sallittua pyytää. Täsmennyspyynnössä ei siksi niitä ole pyydetty toimittamaan, vaan on ainoastaan pyydetty täsmentämään sitä, onko tarjous ollut tarkoitus jättää ryhmittymänä ja onko ollut tarkoitus käyttää voimavara-alihankkijaa ja alihankkijaa. Tarjouksen ja täsmennyspyyntöön annetun vastauksen perusteella toimitetut asiakirjat koskien ryhmittymän jäsentä ja voimavara-alihankkijaa ovat olleet puutteelliset, ja siksi tarjoajan tarjous on hankintalain mukaan suljettava pois kilpailutuksesta.

Hankintalain 74 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan tai selventämään ja toimittamaan tietoja ja asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa, jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita. Hankintayksikkö ei voi kuitenkaan pyytää tarjoajaa toimittamaan kokonaan puuttuvaa olennaista asiakirjaa, joka olisi tullut liittää tarjoukseen. Tarjouksen täsmentäminen ei saa johtaa tarjouksen olennaiseen ja kiellettyyn parantamiseen. Täsmentämällä ei siten ole mahdollista korjata ESPD-lomakkeilla olleita olennaisia puutteellisuuksia, ja koska olennaisia asiakirjoja ei ole myöskään sallittua pyytää toimittamaan jälkikäteen on tarjoajan tarjous suljettava pois.

Hankintayksikkö toteaa edellä mainitun perusteella, että Digitouch Group Oy:n on tarjous oleellisesti puutteellinen ja se suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö toteaa, että Elkome Oy täyttää asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneen tarjoajan tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden. Elkome Oy:n tarjous vastaa hankinnan kohteelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittu suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Ilmoittautumisautomaattien toimittajaksi valitaan Elkome Oy:n.

Elkome Oy täyttää tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksen ollessa ainoa edellä mainitut vaatimukset täyttävä tarjous, ei tarjousten vertailua voida suorittaa.

Sopimus ja sopimuskausi

Elkome Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus. Hankintasopimuksen määräaikainen sopimuskausi on kaksi vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään tilaajan puolelta kuuden kuukauden ja toimittajan puolelta kahdentoista kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Osapuolia sitova sopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimus valitun toimittajan kanssa. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Toimivaltaperuste

Toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 17.12.2024 § 281.