Tietojohtamisen tietoalustan käyttöönotto, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä tietojohtamisen tietoalustan pilottivaiheen käynnistämisen. Pilottivaiheessa tietoalustan käyttöä testataan todellisella mutta rajatulla asiakas- ja potilasrekisteri Apotista poimitulla tietoaineistolla. Mikäli pilottivaihe ei paljasta alustassa ja sen käytettävyydessä merkittäviä puutteita tai ongelmia, tietoalusta otetaan varsinaiseen käyttöön syksyllä 2025 erillisellä päätöksellä.

Tietojohtamisen tietoalustaa tarvitaan sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön ja sillä mahdollistetaan toimialan oma tietojohtaminen siinä laajuudessa, kuin sitä hyvinvointialueilta tullaan jatkossa edellyttämään.

Ennen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotin käyttöönottoa, vuoteen 2021 asti, toimialatasoinen asiakas- ja suoriteraportointi perustui kahden toimialatasoisen tietovaraston tietosisältöön. HoitoDW sisälsi terveydenhuollon potilastietojärjestelmien tiedot ja SOSDW sosiaalipalveluiden asiakas- ja palvelutiedot. Kumpikaan näistä tietovarastoista ei rakenteensa ja toiminnallisuuksiensa osalta tarjonnut riittävän hyvää pohjaa modernille, tietojen käsittelyn ja yhdistämisen mahdollistavalle alustalle, joten osana Apotin käyttöönottoa linjattiin, että Apotista ei siirretä tietoja kumpaankaan tietovarastoon, vaan käynnistetään työ uuden toimialan tietojohtamisen tietoalustan rakentamiseksi. Apotti-järjestelmän omat raportointijärjestelmät ja -ympäristöt tarjoavat tietoa operatiivisen työn tueksi ja päivittäisjohtamiseen, mutta ne eivät mahdollista muista tietolähteistä kerättävien tietojen joustavaa yhdistämistä Apotin tietoihin, mitä sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestäjiltä nykyisin vaaditaan.

Keväällä 2021 käynnistettiin työ uuden tiedolla johtamisen alustan suunnittelemiseksi (toimialajohtaja 198 § 20.10.2021). Tähän raportointiympäristön kokonaissuunnitteluun liittyen työtä jatkettiin 2022 (hallintojohtaja 20 § 12.9.2022) Apotti-järjestelmän ja Helsingin kaupungin välisten tiedonsiirtopalveluiden määrittelyn osalta. Alustan viimeistelyä on vuosina 2024-2025 tehty yhteistyössä KPMG:n kanssa Helsingin kaupungin osaamiskeskuksen puitesopimuksen mukaisilla toimitussopimuksilla.

Ratkaisu sisältää henkilötiedon käytön ja tallentamisen Helsingin omassa konesalissa, tietojen siirtämisen pseudonymisoituna pilviympäristöön ja tietosisältöihin perustuvan PowerBI-raportoinnin. Ratkaisun toteutuksessa on kiinnitetty erityistä huomiota henkilötietojen käsittelystä kerättäviin lokitietoihin.

Ratkaisun toteutuksessa on huomioitu pilvipalveluiden turvallisuuden arviointikriteeristö (PiTuKri). Ratkaisun suunnittelussa on huomioitu myös Helsingin kaupungin päätös (kansliapäällikkö 195 § 12.10.2022) henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen maantieteellistä sijaintia ja siirtoa koskien sekä sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätös (171 § 22.11.2022) koskien periaatteita ja käytäntöjä, joiden perusteella tietoja saa käsitellä ja siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Euroopan tietosuojaneuvoston suosituksen 1/2020 mukaisena lisäsuojatoimenpiteenä käytetään tietojen pseudonymisoimista ennen niiden siirtämistä alustatoimittajan järjestelmään. Lisäksi ratkaisun toteutus vastaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan voimassa olevassa tietoturvasuunnitelmassa kuvattuja tietoturvaan liittyviä periaatteita.

Tietojohtamisen tietoalustasta on tehty tietosuojan vaikutusten arviointi, tuotettu käsittelytoimen kuvaus sekä ratkaisun määrittelydokumentti.

Hallintosäännön 5 luvun 9 §:n 1 momentin mukaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja johtaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimintaa ja hallintoa.