Aikuissosiaalityön sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpitopalvelujen jatkaminen
Toimeentulotuen sähköisen asioinnin ylläpitopalvelujen optiokauden 2018 käyttö
Päätös
Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti ottaa harkinnanvaraisen toimeentulotuen sähköisen asioinnin ylläpitopalvelujen hankinnassa sopimuksen mukaisen vuoden 2018 optiokauden käyttöön. Hankinta ostetaan järjestelmäkokonaisuuden toimittajalta CGI Suomi Oy:ltä.
Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa toimialan hallinnon tietohallintopalvelut -palvelun tietohallintopäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.
Optiokauden hinta on korkeintaan 74 817 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 92 774 euroa (alv 24 %).
Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveystoimen atk-käyttötalouden budjetista, talousarviokohta 3902626090, toiminto-alue ATJ-ylläpito (397400).
Käsittely
Tietojenkäsittelyn suunnittelija Maire Korkeamäki oli kutsuttuna asiantuntijana läsnä kokouksessa tämän asian käsittelyssä.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Tietojenkäsittelyn suunnittelija Maire Korkeamäki on kutsuttuna asiantuntijana kokouksessa läsnä tämän asian käsittelyssä.
Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätös ja sopimuksen option käyttö
Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelujen hankinnassa CGI Suomi Oy:ltä kokouksessaan 3.6.2014 (§ 249). Päätös tehtiin määräaikaisena 1.7.2014–31.12.2016. Määräaikaisuuden syinä olivat HUS:n ja pääkaupunkiseudun kuntien yhteisen Apotti-järjestelmän kesken ollut hankinta, perustoimeentulotuen Kela-siirron kesken olleet toteutussuunnitelmat sekä kansallisen Sote-ratkaisun kesken olleet linjaukset. Näiden muutosten osalta on saatu tarkennuksia aikatauluihin seuraavasti:
- HUS ja pääkaupunkiseudun kuntien yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän Apotin hankintasopimus on allekirjoitettu toimittajan kanssa 21.4.2014. Tämän hetkisen suunnitelman mukaan Apotin käyttöönotto tapahtuu Helsingissä loppuvuonna 2020.
- Perustoimeentulotuen käsittely siirtyi Kelaan vuoden 1/2017 alusta. Harkinnanvarainen toimeentulotuki jäi kuntien vastuulle, joten kunta tarvitsee järjestelmän tämän palvelun hoitamista varten.
- Kansallinen Sote-ratkaisu. Järjestelmävastuun siirto Sote-alueille tapahtuu tämän hetkisen suunnitelman mukaan vuoden 2020 alusta lukien.
Toimeentulotuen sähköisen asioinnin, hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelujen sopimuksissa on 1 + 1 vuoden optio jatkosopimuksiin. Siirtyneistä aikatauluista johtuen sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 14.6.2016 (§ 158) ottaa käyttöön hakemuskäsittelyssä ja asiakirjahallinnassa sopimuksessa olevat optiot vuosille 2017–2018. Toimeentulotuen sähköisen asioinnin osalta päätettiin ottaa käyttöön vain optiovuosi 2017, koska päätöksentekohetkellä ei voitu arvioida, kuinka paljon sosiaali- ja terveystoimeen tulee harkinnanvaraisia hakemuksia Kelan välittämänä ja kuinka paljon asiakkaat tulevat käyttämään suoraan toimialan sähköistä hakemusta. Tällä hetkellä sähköisiä harkinnanvaraisia toimeentulotukihakemuksia tulee noin 1 000 kuukaudessa. Toiminnan edustajat ovat pitäneet tärkeänä säilyttää sähköinen asiointi yhtenä asiointikanavana. Sähköinen haku mm. vähentää hakemuksen käsittelyaikaa.
ATJ:n ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Ylläpitopalvelujen toteuttaminen edellyttää pääsyä näihin suojattuihin ohjelmistoihin. Näin ollen, koska vain CGI Suomi Oy voi toimittaa hankittavan palvelun, hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittavat edellytykset suorahankinnan toteuttamiseen ovat olemassa. Palvelu toteutetaan suorahankintana.
Kustannukset ja sopimukset
Hankinnan hinta vuodelle 2018 on korkeintaan 74 817 euroa.
Toimeentulotuen sähköisen hakemussovelluksen ylläpitosopimukseen (ATJ eAsiointi palvelusopimus n:o 284384) on laadittu muutossopimus N:o T303134. Muutossopimuksella vähennetään pääsopimuksen resurssivarausta siten, että minimissään vuonna 2018 kustannukset ovat 52 893 euroa. Minimiresurssivarauksen ylittävästä asiantuntijatyöstä sovitaan kirjallisesti tapauskohtaisesti erikseen.
Sosiaali- ja terveyslautakunta 14.06.2016 § 158
Päätös
Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti ottaa toimeentulotuen hakemuskäsittelyn ja asiakirjahallinnan ylläpito- ja käyttöpalvelujen hankinnassa sopimuksen mukaiset vuosien 2017 ja 2018 optiokaudet käyttöön sekä toimeentulotuen sähköisen asioinnin ylläpitopalvelujen hankinnassa sopimuksen mukaisen vuoden 2017 optiokauden käyttöön. Hankinta ostetaan järjestelmäkokonaisuuden toimittajalta CGI Suomi Oy:ltä.
Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa tietohallinto- ja viestintäpalvelut -osaston osastopäällikön allekirjoittamaan tähän päätökseen liittyvät sopimukset.
03.06.2014 Ehdotuksen mukaan
19.06.2014 Lausunto annettu
28.03.2014 Lausunto annettu
12.12.2013 Lausunto annettu
Esittelijä
Lisätiedot
Helena Ylisipola, osastopäällikkö, puhelin: 310 43366
Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 310 75505
Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309
Osastopäällikkö 31.12.2014 § 67
Päätös
Sosiaali- ja terveysviraston tietohallinto- ja viestintäpalvelut – osaston osastopäällikkö päätti oikeuttaa tietojärjestelmäpalvelut-yksikön tietojärjestelmäpäällikön tilaamaan ATJnet-sovelluksen jatkokehitykseen liittyvät hankinnat. Hankinnan kokonaishinta on korkeintaan 178 160 euroa ilman arvonlisäveroa, arvonlisäverollinen hinta on 220 915 euroa (alv 24 %).
Hankinta perustuu Helsingin sosiaaliviraston ja Logica Suomi Oy:n väliseen puitesopimuksen 20608, 13.2.2009 (Asiakastietojärjestelmä ATJ:n kehittäminen – Konsultointi- ja projektipalvelut). CGI Suomi Oy (ent. Logica Suomi Oy) on sosiaali- ja terveysvirastolle räätälöidyn ATJ-järjestelmän toteuttaja. Hankinta toteutetaan hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittamana suorahankintana.
Hankinnan edellyttämät määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston atk-investointimäärärahoihin. Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.
Päätöksen perustelut
Helsingin sosiaali- ja terveysviraston APSA (Aikuisten palvelujen sähköinen asiointi) – hankkeessa on toteutettu ja v. 2014 käyttöönotettu toimeentulotuen sähköisen hakeminen sekä uudistettu toimeentulotuen hakemuskäsittely ja asiakirjahallinta.
Nyt kysymyksessä oleva hankinta koskee yllä mainitussa hankkeessa käyttöönotetun työntekijöiden käytössä olevan ATJ-järjestelmän ATJ-net-osion jatkokehitystä.
ATJ:n ohjelmistot ovat CGI Suomi Oy:n yksinoikeudella suojattuja. Lisäominaisuuksien jatkokehitys edellyttää muutosten hankintaa CGI:ltä. Näin ollen, koska vain CGI Suomi Oy voi toimittaa hankittavat ominaisuudet, hankintalain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan tarkoittavat edellytykset suorahankinnan toteuttamiseen ovat olemassa. Palvelu toteutetaan suorahankintana.
ATJnet toteutustyö tehtiin tiukalla aikataululla sähköisen asiointipalvelun mahdollisimman nopean pilotoinnin aloittamisen ja käyttöönoton mahdollistamiseksi. Toteutusprojektissa sovittiin jätettävän työkohteita pilotoinnin ja laajemman käyttöönoton jälkeisiksi tehtäviksi. Sovitut jäljelle jäävät muutostyöt ovat välttämättömiä päivittäisjohtamisen ja toimeentulotukityön tehokkuuden parantamiseen kannalta. Nämä työkohteet olivat mukana APSA suunnitteluprojektin vaatimusmäärittelyissä ja esillä useissa suunnittelun työpajoissa, jossa toiminta oli myös edustettuna. Toteuttamatta olevien osioiden puutteesta on saatu runsaasti palautetta ATJnet käyttöönottojen yhteydessä sekä käyttäjältä että esimiehiltä.
Määrittelyt on tarkennettu syksyllä 2014 yhteistyössä Vantaan kanssa.
Toimeentulotukea säätelee lakisääteinen käsittelyaika. Nykytilanteessa johtavat sosiaalityöntekijät laskevat käsin palvelupistetasolla hakemusten jonotusaikoja ja ilmoittavat viikoittain jono- ja käsittelyaikoja ylemmälle johdolle sekä tekevät käsin erilaisia kaupunkikohtaisia yhteenvetoja. Toimintaa johtavien esimiesten täytyy reaaliajassa tietää, mikä on palvelupisteen työtilanteen kokonaisuus: mikä on toimeentulotuen hakemusten jonotusaika ja käsittelytilanne milloinkin, kuinka monta hakemusta ylittää 7 päivän käsittelyajan. Esimiehet tarvitsevat päivittäisjohtamisessaan myös välineitä nähdäkseen helposti ja nopeasti alue- ja työntekijäkohtaiset päätöksenteko-erot. Kuukausittaiset jälkikäteen saatavat tilastotiedot eivät tue tätä tarvetta.
Työn tehokkuuden parantamisella ja päivittäisjohtamisen välineiden avulla edesautetaan myös asiakkaita saamaan yhdenmukaisempaa palvelua ja tasapuolista käsittelyaikaa.
Muutosten avulla saadaan työ tehokkaammaksi ja säästöä työajassa, koska pystytään paremmin seuraamaan ja ennustamaan tulevien työ-viikkojen tilanteita, löytämään työruuhkapiikit ja kohdentamaan resurssi- ja hakemussiirtoja paremmin palvelupisteiden välillä. Välineiden avulla löydetään paremmin myös työntekijäresurssien osaamis- ja kehitysalueita.
Hankinta käsittää järjestelmän sisäisiä viestitoiminnallisuuksia (herätteet, muistilaput), tilastotoiminnallisuuksia työn seurantaan ja päivittäisjohtamiseen, tiedon laadun parantamiseen liittyviä kehitystöitä (mm. uudistettu päätöstuloste), toimeentulotuen sähköisen lomakkeen pienkehitystehtäviä sekä pakollisena muutoksena toimeentulotuen ansiotulovähennyksen muuttaminen tulonsaajakohtaiseksi.
Hankinta kattaa seuraavat tarjoukset ja toteutusarviot:
- Tarjous 73762 täydennetty versio (11.12.2014), tarjouksesta tilataan yhteensä 75 050 euroa
- Tarjous 73763 täydennetty versio (11.12.2014), tarjouksesta tilataan yhteensä 35 403 euroa
- Toimeentulotuen uudistetut asiakastulosteet (päätös, laskelma, muutoksenhaku), toimeentulotuen sähköisen hakulomakkeen pienkehitystehtävät, ansiotulovähennyksen muuttaminen tulonsaajakohtaiseksi, yhteensä korkeintaan 23 547euroa.
Hankintakustannukset ovat korkeintaan 134 000 euroa ilman arvon-lisäveroa ja 166 160 euroa arvonlisäverollisena. Tilaukset tehdään erikseen tarjousten perusteella. Välttämättä kaikkea tarjottua ei tilata.
Ylläpitokustannukset ovat 1 840 euroa kuukaudessa. Ylläpitokustannukset vuosina 2015 – 2016 ovat 34 960 - 44 160 euroa riippuen siitä minä kuukautena muutokset saadaan tuotantokäyttöön.
Hankintakustannukset ja ylläpitokustannukset ovat yhteensä korkeintaan 178 160 euroa ilman arvonlisäveroa ja 220 915 euroa arvonlisäverollisena. Osa toteutuksista on yhteisiä Vantaan vastaavan järjestelmän kanssa. Kustannusten jako Helsingin ja Vantaan välillä vastaa väestöpohjaa.
Hankinnan takaisinmaksuajan laskennassa on tarkasteltu vain tilasto-toiminnallisuuksien myötä saatavaa kustannussäästöä, koska se on arvioitavissa. Muiden muutosten (esim. herätteet) osalta arviointi on vaikeampaa, vaikka kustannussäästöjä syntyykin, koska nämä kustannukset hajoavat prosesseihin. Huomioiden esimiesten ja etuuskäsittelijöiden työpanos hankinnan takaisinmaksuaika on 8 kuukautta. Jos mukaan laskentaan otetaan myös sosiaalityöntekijät ja – ohjaajat, takaisinmaksuaika on 5 kuukautta.
Hankinnan edellyttämät määrärahat on varattu sosiaali- ja terveysviraston atk-investointimäärärahoihin. Ylläpitokustannukset maksetaan sosiaali- ja terveysviraston atk-käyttötalouden budjetista.
19.06.2014 Lausunto annettu
28.03.2014 Lausunto annettu
12.12.2013 Lausunto annettu
Lisätiedot
Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 310 43309
Detta beslut publicerades 23.08.2017
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Föredragande
Mer information fås av
Maarit Vajavaara, tietojenkäsittelyn suunnittelija, puhelin: 09 310 43309
Arja Rantanen, tietojärjestelmäpäällikkö, puhelin: 09 310 75505