Pormestarin ja apulaispormestarien kalenterimerkintöjä koskeva tietopyyntö

Kansliapäällikkö päätti luovuttaa tiedot pormestarin ja apulaispormestarien kalenterimerkinnöistä lokakuulta 2018 siltä osin kuin kyse ei ole viranhoitoon liittymättömistä yksityisistä kalenterimerkinnöistä tai tapaamisista, joissa käsiteltävät asiat ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla salassa pidettäviä, taikka tapaamisista, jotka asian valmistelun tilanne huomioiden on syytä pitää salassa.

Helsingin kaupungille on esitetty tietopyyntö, jossa on pyydetty tieto pormestari Jan Vapaavuoren ja apulaispormestarien Sanna Vesikansan, Nazima Razmyarin, Pia Pakarisen ja Anni Sinnemäen kalenterimerkinnöistä lokakuun 2018 ajalta.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (myöh. julkisuuslaki) 1 § mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. Edelleen julkisuuslain 5 § 4 momentissa säädetään, että lakia sovelletaan viranomaisessa työskentelevien ja viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.

Korkein hallinto-oikeus on antanut ratkaisun ministerin kalenterimerkintöjen julkisuutta koskevassa asiassa (KHO 18.3.2015/781). Korkein hallinto-oikeus on tutustuttuaan ministerin sähköisen kalenterin sisältöön todennut, että kalenteri on luonteeltaan ministerin ajankäytön suunnittelua ja aikataulussa pysymistä palveleva apuväline. Sisältönsä ja tarkoituksensa puolesta se on julkisuuslain 5 §:n 4 momentissa tarkoitettu viranomaisen sisäistä työskentelyä varten laadittu asiakirja. Edelleen KHO toteaa, että kalenterimerkinnät ovat ministerintoimeen liittyvien tapaamisten ja tilaisuuksien osalta pelkistettyjä. Ne eivät sisällä perusteluvelvollisuuden piiriin kuuluvien asioiden ratkaisuun vaikuttavia tai niiden perusteita koskevia tietoja vaan kysymys on sisäistä työskentelyä varten laaditusta apuvälineestä.

Pormestarin ja apulaispormestarien kalentereita on pidettävä julkisuuslain 5 § 4 momentin mukaisina sisäisen työskentelyn asiakirjoina. Kalentereita ei kaupungin tiedonohjaussuunnitelman nojalla liitetä arkistoon. Kalentereita ei siten ole pidettävä julkisuuslain tarkoittamina viranomaisen asiakirjoina, joista jokaisella olisi julkisuuslain 9 §:n nojalla oikeus saada tieto.

Pormestarin ja apulaispormestareiden kalenterimerkinnöistä lokakuulta 2018 luovutetaan vapaaehtoisesti pormestarin ja apulaispormestarien suostumuksella tieto tietyin poikkeuksin. Tietoa ei luovuteta pormestarin ja apulaispormestareiden viranhoitoon liittymättömistä yksityistä kalenterimerkinnöistä eikä niistä tapaamisista, joista tiedon antaminen voisi johtaa julkisuuslain nojalla salassa pidettäviksi määrättyjen tietojen julki tulemiseen, eikä niistä tapaamisista, joiden salassa pitäminen on tarpeen asian valmistelun salassapidon turvaamiseksi. Asian valmistelun ollessa kesken on viranomaisella oikeus harkita, annetaanko keskeneräistä asiaa koskevat tiedot julkisuuteen.