Työryhmän asettaminen, tapahtumien kenttäryhmä

Kansliapäällikkö päätti asettaa tapahtumien kenttäryhmän, jonka tehtävänä on toteuttaa tapahtumallisuuden kehittämistä käytännössä, sujuvoittaa tapahtumien järjestämiseen liittyviä prosesseja ja yhteistyötä kaupungin eri toimialojen ja osastojen välillä sekä tiivistää yhteistyötä eri viranomaisten ja tapahtumajärjestäjien kanssa. Kenttäryhmä ratkoo käytännön ongelmatilanteita, tunnistaa käytännön kehittämistarpeita ja varmistaa, että kaupunki on hyvä kumppani tapahtumia järjestäville tahoille. Lisäksi kenttäryhmä osallistuu tapahtumien olosuhteiden kehittämiseen.

Tavoitteena on, että tapahtumien toteuttaminen Helsingissä on tuloksellisempaa ja monimuotoisempaa, kaupungilla on hyvä ja toimiva rooli eri toteuttajatahojen kanssa ja Helsingin omaan toimintaan liittyvät palvelut ovat tarkoituksenmukaisella tavalla järjestetyt.

Tapahtumien kenttäryhmä raportoi suurtapahtumien koordinaatioryhmälle.

Kenttäryhmän jäsenet ovat:

Työryhmän toimikausi on nykyinen valtuustokausi.

Työryhmään nimettävät jäsenet on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.

Kaupunginjohtaja asetti johtajistokäsittelyssä 8.10.2014 virastopäällikkötasoisen matkailu- ja tapahtumatyöryhmän, jonka tehtävänä oli varmistaa näiden toimialojen toimintaedellytykset Helsingissä. Työryhmässä oli edustettuna virastopäälliköt kaupunkisuunnitteluvirastosta, kiinteistövirastosta, kulttuurikeskuksesta, liikuntavirastosta, rakennusvirastosta, ympäristökeskuksesta, Helsingin Satamasta, Helsingin Markkinointi Oy:sta ja elinkeino-osastolta.

Tämän ryhmän alle koottiin lokakuussa 2014 operatiivinen kenttäryhmä, jonka tavoitteena on, että kaupungin toiminnat ja palvelut pystyvät reagoimaan sujuvasti sekä nopeasti matkailu- ja tapahtuma-alojen tarpeisiin. Kenttäryhmästä tuotiin asioita matkailu-ja tapahtumatyöryhmän asialistalle sekä oman valmistelun että palvelun tuottajilta saadun suoran palautteen kautta. Kenttäryhmä valmisteli tarvittaessa ratkaisuesityksen matkailu- ja tapahtumatyöryhmälle koko kaupunkia koskevissa asioissa. Kenttäryhmän jäsenet muodostuivat kaupungin eri virastoista, Helsingin poliisilaitokselta, HSL:stä, Kaapelitalo Oy:stä, Helsinki Marketing:sta ja Helsingin Leijona Oy:stä.

Kaupungin suurtapahtumien koordinaatioryhmän perustamisen, uuden viestintäosaston perustamisen ja tapahtumakokonaisuudessa muuten tapahtuvien muutosten perusteella on aiheellista tarkastella toimintamallia uudestaan ja organisoida kokonaisuus tarkoituksenmukaisesti. Matkailu- ja tapahtumatyöryhmä ei ole kokoontunut organisaatiouudistuksen jälkeen.

Suurtapahtumien koordinaatioryhmän (asetettu 20.3.2018) tehtävänä on Helsingissä järjestettävien, kaupungin omien ja ulkopuolisten toimijoiden suurtapahtumien sekä muiden kaupungin strategian kannalta keskeisten tapahtumien koordinaatio, päätöksenteon vauhdittaminen, sisäisen tiedonkulun varmistaminen sekä kaupunkistrategian tavoitteiden jalkautuminen tapahtumien toteuttamisen kautta.

Tapahtumien kenttäryhmän tehtävänä on käydä läpi tapahtumiin liittyviä käytännön asioita, ratkoa yhdessä niihin liittyvä konkreettisia haasteita, suoraviivaistaa toimialojen ja osastojen yhteistyötä tapahtumien toimintaedellytysten parantamisessa ja parantaa kaupungin tapahtumiin liittyviä palveluja suhteessa tapahtumien järjestäjiin. Lisäksi tapahtumien kenttäryhmä voi käsitellä vastavia muuhun kaupunkitilan käyttöön liittyvä haasteita. Kenttäryhmään voidaan tarvittaessa kutsua tapahtumajärjestäjiä tai muita tapahtumakentällä toimivia tahoja kuultavaksi ja / tai asiantuntijaksi.

Kenttäryhmä kokoontuu noin 6 kertaa vuodessa sekä lisäksi tarpeen mukaan. Tyypillisesti syksyn kokouksissa puretaan tapahtumakesä ja tehdään tilannekatsaus tulevan talven tapahtumiin ja seuraavan vuoden varauksiin. Alkuvuoden kokouksessa käsitellään talven tapahtumien purku ja palautteet ja kevään kokouksissa pureudutaan tulevaan kesäkauteen. Tyypillisiä kenttäryhmässä käsiteltäviä asioita ovat lisäksi esimeriksi tapahtumiin liittyvät meluasiat, alueidenkäyttö, lupa-asiat ja viranomaisyhteistyö.

Kenttäryhmän tavoitteena on varmistaa kaupungin tavoitteiden toteutuminen tapahtumatoiminnassa, eri toimintojen huomioiminen tapahtumien edistämisessä sekä niitä koskevan päätöksenteon nopeuttaminen, prosessien selkeyttäminen ja palveluhenkisyyden kehittäminen suhteessa muihin toimijoihin. Lisäksi tavoitteena on edistää kaupungin eri toimialojen saumattomampaa yhteistyötä ja sisäistä tiedonkulkua tapahtumien käytännön toteutuksen suhteen. Kaupungin tavoitteena on olla parempi kumppani tapahtumia kaupungissa toteuttaville ulkopuolisille tahoille.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 4 kohdan mukaan kansliapäällikön toimivaltaan kuuluu kahta tai useampaa toimialaa käsittelevien työryhmien asettaminen.