Hankinta, hammashoitoyksikkö, Laajasalon hammashoitola
Dental Systems Oy:n oikaisuvaatimus Laajasalon hammashoitolan hammashoitoyksikön hankinnasta
Päätös
Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti esitetyin perustein hylätä Dental Systems Oy:n oikaisuvaatimuksen koskien johtajahammaslääkärin hankintapäätöstä 20.6.2019 § 18 Laajasalon hammashoitolan hammashoitoyksikön hankinnasta.
Oikaisuvaatimuksen tueksi ei ole sellaisia perusteita, joiden vuoksi se tulisi hyväksyä.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Taustaa
Johtajahammaslääkäri päätti hyväksyä Laajasalon hammashoitolan hammashoitoyksikön ja imulaitteiston hankinnassa Fimet Oy:n tarjoaman F1 Classic -merkkisen potilastuolin ja F1 City -merkkisen hammashoitoyksikön ja Metasys H1 -imulaitteiston.
Hankinnat kilpailutettiin voimassaolevan hammashoitoyksiköiden ja -kalusteiden puitejärjestelyn (HEL 2016-011523) ehtojen mukaisesti niin sanottuna minikilpailutuksena puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken.
Valinnan perusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 100 %. Vertailuhinnat muodostuivat potilastuolin, hammashoitoyksikön (ja niihin liittyvien lisälaitteiden) ja imulaitteiston hinnoista sekä hammashoitoyksikön elinkaarikustannuksista.
Lisäksi valintoihin vaikutti Laajasalon hammashoitolan henkilökunnasta kootun käyttäjätyöryhmän (arviointityöryhmän) arvio hammashoitoyksikölle asetettujen vaatimusten toteutumisesta. Arviointityöryhmä arvioi ainoastaan niitä ominaisuuksia ja ominaisuuksien täyttymistä, jotka oli kerrottu tarjouspyynnön liitteessä (tarjouspyynnön liite 2, työryhmän arviointi).
Tarjouspyynnön liitteenä olivat työryhmän arviointilomakkeet sekä elinkaarikustannusten laskemisen perusteet.
Oikaisuvaatimus
Dental Systems Oy on tehnyt oikaisuvaatimuksen 11.7.2019 (liite 1). Oikaisuvaatimuksessaan Dental Systems Oy:
1. Toteaa, että hyväksytty hoitokone ei täytä puitesopimuksen eikä minikilpailutuksen vähimmäisvaatimuksia
2. Pyytää valitusajan pidennystä, koska pyydettyä selvitystä elinkaarikustannuksista ei ole toimitettu vastaajalle, jotta vastaaja voisi huomauttaa mahdollisista epäkohdista elinkaarikustannusten laskennassa
3. Toteaa, että oikaisuvaatimuksen tekijälle ei ole annettu mahdollisuutta kone-esittelyyn
4. Pyytää epäkohtien huomioimista valitusta käsiteltäessä ja päätöksen kumoamista.
Vaatimukset, jotka eivät Dental Systems Oy:n mukaan toteudu ja joihin se vetoaa vaatimuksessaan, ovat seuraavat:
- hammashoitoyksikön kätisyys on helposti muutettavissa
- irrotettava tarjotinpöytä, joka on nivelillä instrumenttipöydässä
- instrumenttiletkut ovat käyttäjien helposti vapautettavissa doriovarsista
- teho- ja syljenimuletkut on mahdollista ostaa metrihinnalla ja ne on pystyttävä vaihtamaan hoitolassa käyttäjän toimesta
- teho- ja syljenimupäätteet ovat helposti puhdistettavissa tai purettavissa pesua varten ja ne kestävät desinfioivan pesukoneen
- potilasvaloa voi säätää muutoinkin kuin manuaalisesti
- desinfektioaineiden käytön vapaus, yleisesti käytettävissä olevat aineet.
Oikaisuvaatimuksessaan Dental Systems Oy vetoaa Fimet Oy:n hoitokoneen esitteeseen (liite 2) ja imujärjestelmän esitteeseen (liite 3). Lisäksi Dental Systems Oy on perustellut sanallisesti vaatimustaan. Sanallisissa huomioissaan (liite 1) Dental Systems Oy toteaa muun muassa, että hoitokoneen kätisyyttä ei voi muuttaa instrumenttisillassa, eivätkä instrumentit ole vapaasti aseteltavissa käyttäjän toimesta, vaan toimenpiteeseen vaaditaan aina huollon käynti.
Lisäksi Dental Systems Oy toteaa, että tarjotinpöytä ei vakiona ole irrotettavissa kuin työkalujen avulla kuten myös tarjotinpöydän koon muuttaminen. Dental Systems Oy katsoo, että doriovarren ura on erittäin vaikea puhdistaa.
Metasys H1 -imulaitteiston pesujärjestelmästä Dental Systems Oy toteaa, että se on monimutkainen ja huollettavuudeltaan vaikea ja että imujärjestelmään voi käyttää vain järjestelmän omaa pesuainetta. Imupäätteiden ja letkujen vaihdettavuuteen liittyvään vaatimukseen Dental Systems Oy esittää perusteluissaan, että käyttäjä ei voi vaihtaa letkuja itse ja imupäätteitä ei voi purkaa ja huoltaa, vaan ainoastaan imupäätteiden holkki on vaihdettavissa.
Potilasvalon säädettävyyteen Dental Systems Oy toteaa, että manuaalista vaihtoehtoa ei ole ja potilasvalolle esitetyissä vaatimuksissa on esitetty, että potilasvalon säädettävyydelle on vaadittu toinen säätömahdollisuus.
Puitejärjestely
Hammashoitoyksiköiden ja -kalusteiden puitejärjestelyn (HEL 2016-011523) sopimus on allekirjoitettu 6.3.2017. Sopimuksen kohdassa 2. Sopimuksen kohde on mainittuna seuraavasti: ”Tarjouspyynnössä olevia, tuotteille asetettuja vähimmäisvaatimuksia voidaan sopimuskauden aikana kilpailutuskohtaisesti täydentää tai muokata. Tuotteille nyt asetettuja vaatimuksia voidaan vähäisessä määrin muuttaa, poistaa tai asettaa hankintakohtaisia, vähimmäisvaatimukset ylittäviä lisävaatimuksia.” Puitejärjestelmän kilpailutuksen tarjouspyynnössä on kohdassa ”Muut tiedot” kerrottu muun muassa puitejärjestelmän sisäisissä kilpailutuksissa noudatettavat periaatteet.
Tältä osin todetaan, että muutokset alkuperäisiin vaatimuksiin ovat olleet tässä minikilpailutuksessa vähäiset. Oikaisuvaatimuksessa ei ole vedottu muutoksiin.
Hankintayksikön perustelut oikaisuvaatimuksen hylkäämiselle
Tarjoajat sitoutuvat tarjousta antaessaan siihen, että tarjotut tuotteet ovat laadullisesti ja ominaisuuksiltaan puitejärjestelyn ja tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. Hankintayksikkö ja suun terveydenhuolto ovat tarkastaneet tarjoajien tarjoukset ja todenneet kaikki tarjoukset tarjouspyynnön mukaisiksi.
Hankintayksikkö toteaa, että Laajasalon hammashoitolan osalta arvioinnit on tehty tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti kolmen, kokonaisvertailuhinnaltaan edullisimman tarjoajan kesken. Kaikkien saapuneiden tarjousten (viisi tarjousta) vertailussa Dental Systems Oy sijoittui sijalle kolme. Dental Systems Oy:n tarjoama hoitokone käytiin arvioimassa 10.5.2019, ja Dental Systems Oy:n edustaja esitteli hoitokoneen ominaisuuksia arviointityöryhmälle ennen arviointia. Lopullisessa vertailutaulukossa Dental Systems Oy sijoittui sijalle kaksi. Arviointityöryhmän arvioinnissa Fimet Oy:n tarjoama F1 City -merkkinen hammashoitoyksikkö sai jokaisesta arvioiduista ominaisuudesta keskiarvoksi 2,5 tai yli, joten se pääsi mukaan hintavertailuun ja tuli valituksi halvimman kokonaisvertailuhinnan perusteella.
Hankintayksikkö ja suun terveydenhuolto ovat tutustuneet saapuneeseen oikaisuvaatimuksen teknisiin yksityiskohtiin, joiden osalta todetaan seuraavaa:
- Kätisyyden muutettavuus: Tarjouspyynnössä ei ole määritelty sitä, kuinka kätisyyden muutos tulee toteuttaa. Vaatimusta siitä, että instrumenttisillan instrumenttien tulee olla vapaasti aseteltavissa / vaihdettavissa käyttäjän toimesta ei tarjouspyynnössä ole. Tarjouspyynnössä ei oltu myöskään asetettu ehtoja sille, että kätisyys tulee olla henkilökunnan itsensä muutettavissa esimerkiksi letkujen paikkaa itse vaihtamalla, joten huollon käynti edellä mainitun toimenpiteen suorittamiseen on ollut hyväksyttävä tapa. Elinkaarikustannusten osalta laiteletkujen vaihtamiselle tai siirtämiselle on tarjoajilta pyydetty hinta tarjouspyynnössä ja annettu hinta on vaikuttanut kokonaisvertailuhintaan.
- Hoitokoneen puhdistettavuutta ja hygieenisyyttä arvioitiin arviointityöryhmän tekemässä hoitokoneen katselmuksessa. Arvioijien puhdistettavuudesta antamien pisteiden keskiarvo oli 4,00. Minimivaatimus oli 2,5, joten arviointityöryhmän antaman arvion perustella katsotaan vaatimuksen toteutuvan.
- Oikaisuvaatimuksen kohtiin teho-ja syljenimuletkuista ja -päätteistä hankintayksikkö toteaa, että Fimet Oy on ilmoittanut tarjouksessaan vaatimusten täyttyvän.
- Oikaisuvaatimuksen kohtaan ”Desinfektioaineiden käytön vapaus, yleisesti käytettävissä olevat aineet” osalta hankintayksikkö toteaa, että tarjouspyynnön vaatimus on koskenut pintojen desinfektioon käytettävien aineiden käytettävyyttä ja soveltuvuutta. Tämä seikka käy ilmi tarjouspyynnöstä. Vaatimus on ollut, että ”(h)ammashoitoyksikkö on helppo puhdistaa ja sen pintamateriaalit kestävät tarkoitukseen sopivien desinfektioaineiden käytön (Suomessa yleisesti käytettävät aineet). Lisäksi tarjouspyynnössä on kerrottu, että ”(h)oitoyksiköitä tulee olla mahdollista käyttää aseptisesti, ergonomisesti ja hyvien työtapojen mukaisesti. Kaikkien pintojen tulee kestää pyyhintää Suomessa tavanomaisesti käytössä olevilla desinfektioaineilla”. Edellä mainitulla vaatimuksella ei ole tarkoitettu imujärjestelmän puhdistukseen tai desinfiointiin käytettäviä aineita, johon Dental Systems Oy oikaisuvaatimuksessaan viittaa.
- Potilasvalaisimen säädettävyyteen hankintayksikkö toteaa, että Fimet Oy:n tarjoamaa potilasvaloa voidaan säätää liiketunnistimella, manuaalisesti kytkimestä ja lisäksi instrumenttisillan AUX-näppäimestä, joten asetettu vaatimus täyttyy.
Valitusajan pidentäminen
Dental Systems Oy:n oikaisuvaatimuksessaan esittämä vaatimus valitusajan pidentämisestä ei ole perusteltua. Tarjoajat ovat saaneet hankintapäätöksen liitteenä vertailutaulukon, josta käy ilmi tarjousten vertailussa käytetty kokonaisvertailuhinta, johon sisältyvät laitteiden hintojen lisäksi elinkaarikustannukset.
Fimet Oy:n kuuleminen / vastaus oikaisuvaatimukseen
Hankintayksikkö on pyytänyt 23.7.2019 Fimet Oy:ltä vastinetta esitettyyn oikaisuvaatimukseen. Fimet Oy on antanut vastineensa 6.8.2019 (liite 4).
Vastineessaan Fimet Oy toteaa, että:
- hoitoyksikön kätisyys on muunneltavissa ruiskun paikkaa muuttamalla sekä instrumenttivarsiston ja -sillan kääntämisellä
- instrumenttiletkut voidaan vapauttaa doriovarsista helposti, koska ne on kiinnitetty varsiin silikonirenkaalla ja ohjainklipseillä, joiden irrotus vie käyttäjältä aikaa alle 20 sekuntia
- vaatimus ”liikuteltava instrumenttisilta irrotettavalla tarjotinpöydällä” toteutuu ja tarjotinpöytä on käyttäjän poistettavissa tai vaihdettavissa ilman työkaluja
- imulaitteiston imupäätteet ovat käyttäjän irrotettavissa ja purettavissa puhdistusta varten
- imuletkut ovat käyttäjän vaihdettavissa ja niitä on mahdollisuus ostaa metrihinnalla
- desinfiointiaineen käyttöön liittyvään vaatimukseen Fimet Oy toteaa, että oikaisuvaatimuksen tekijä viitannee imujärjestelmässä käytettäviin aineisiin, kun tarjouspyynnössä vaatimuksella on tarkoitettu pintamateriaalien puhdistuksessa käytettäviä aineita.
Yhteenveto
Suun terveydenhuolto ja hankintayksikkö ovat tutustuneet oikaisuvaatimukseen ja saatuun vastineeseen. Suun terveydenhuolto ja hankintayksikkö toteavat, että oikaisuvaatimus on perusteeton ja perusteita johtajahammaslääkärin päätöksen 20.6.2019 § 18 muuttamiseen ei ole.
Oikaisuvaatimus on tehty hankintalain 147 §:n mukaisessa määräajassa.
Sosiaali- ja terveystoimiala Terveys- ja päihdepalvelut -palvelukokonaisuus Suun terveydenhuolto Johtajahammaslääkäri 20.06.2019 § 18
Päätös
Johtajahammaslääkäri päätti hyväksyä Fimet Oy:n tarjouksen F1 Classic-merkkisestä potilastuolista ja F1 City – merkkisestä hammashoitoyksiköstä sekä klo 12 imulaitteistosta Laajasalon hammashoitolan hammashoitoyksikön hankinnassa.
Helsingin kaupunkia ja toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi. Hankinnasta tehdään toimittajalle erillinen tilaus.
Hankinnan kokonaisarvo elinkaarikustannukset huomioiden on 23 660,00 euroa (alv 0 %) sisältäen vanhojen hoitokoneiden purun, poisviennin ja asianmukaisen hävityksen.
Päätöksen perustelut
Suun terveydenhuollolla on voimassaoleva puitesopimusjärjestely (HEL 2016- 011523) kuuden (6) toimittajan kanssa. Hankinta toteutettiin rajoitetulla menettelyllä, ns. minikilpailutuksena puitesopimustoimittajien kesken.
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 100 %. Vertailuhinta muodostui imulaitteiston, potilastuolin, hammashoitoyksikön ja siihen liittyvien lisälaitteiden hinnasta sekä hammashoitoyksikön elinkaarikustannuksista.
Lisäksi valintaan vaikutti Laajasalon hammashoitolan henkilökunnasta kootun käyttäjätyöryhmä arvio hammashoitoyksiköille asetettujen vaatimusten toteutumista ja hammashoitoyksikön soveltuvuudesta hammashoitolan toimintaan. Henkilökunnan arvion perusteella hammashoitoyksikkö joko hyväksyttiin mukaan hintavertailuun tai hylättiin, jolloin sitä ei otettu mukaan hintavertailuun. Henkilökunta kävi arvioimassa vertailuhinnan perusteella kolmen edullisimman tarjoajan hammashoitoyksiköt.
Tarjouspyyntö
Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.
Tarjouspyyntö on lähetetty puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille 19.3.2019 tarjouspalvelu.fi kautta. Lisätietokysymykset tuli esittää 29.3.2019 mennessä. Saapuneisiin kysymyksiin vastattiin 28.3.2019. Lisäkysymyksiä ei 28.3.2019 annettujen vastausten jälkeen hankintaan esitetty.
Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 16.4.2019. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat viisi tarjoajaa:
- Fimet Oy
- Dental Systems Oy
- Hammasväline Oy
- JH Hammastuote Oy
- Plandent Oy
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Suun terveydenhuolto on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Laajasalon hammashoitolan käyttäjätyöryhmän arvio arvioiduista hammashoitoyksiköstä
Suun terveydenhuollon vastaava hammaslääkäri ja hammashoitolan edustajat ovat käyneet 10.5.2019 ja 16.5.2019 tutustumassa kolmeen eniten vertailupisteitä saaneeseen hammashoitoyksikköön.
Arviointiryhmässä oli yhteensä 3 henkilöä Laajasalon hammashoitolasta: 1 hammaslääkäri,1 suuhygienisti ja 1 hammashoitaja. Jokainen arvioi itsenäisesti hoitokoneen arvioitavat ominaisuudet. Työryhmän jäsenten arvioista laskettiin kohdittain keskiarvo, jonka perusteella työryhmän kanta arvioitavista ominaisuuksista määräytyi.
Työryhmän arvioiden perusteella Fimet Oy:n tarjoama F1 City -hammashoitoyksikkö täytti Laajasalon hammashoitolan näkökulmasta vaadittavat kriteerit, samoin Dental Systems Oy:n tarjoama FD8000 B+-hammashoitoyksikkö.
JH Hammastuote Oy:n tarjoama Stern Weber S-sarjan hammashoitoyksikkö hylätään, koska hammashoitoyksikön ei katsottu täyttävän vaadittavia kriteerejä kaikilta osin potilastuolin asentosäätöjen osalta eikä ergonomisen työskentelyn osalta. Lisäksi hoitoyksikön puhdistettavuus todettiin instrumenttisillan osalta aikaa vieväksi pidentäen potilasvaihdossa käytettävää aikaa.
Sanalliset perustelut hylkäämiselle
Tarjouspyynnön liitteenä olleen työryhmän arviointikaavakkeen mukaisesti tehdyn arvioinnin perusteella sanalliset perustelut ja annetut pisteet Stern Weber S-sarjan hammashoitoyksikön osalta ovat seuraavat:
Arvioinnin kohta 2: Potilastuolin asentosäädöt mahdollistavat myös pitkän henkilön ergonomisen seisomatyöskentelyn. Arvioitityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 2 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 2.
• potilastuoli ja instrumenttisilta ei nouse tarpeeksi ylös, jotta ergonominen työasento olisi mahdollista
• hankala potilaan jaloille
• jää hiukan alas
• tuoli ei nouse tarpeeksi ylös
Arvioinnin kohta 6. Hoitokoneen ulkonemat, esim. vesijärjestelmän huuhtelulaitteisto, imuvarsisto jne. eivät ole työskentelyn esteenä. Arvioitityöryhmän antamien pisteiden keskiarvo kohdan 6 mukaisista ominaisuuksista ja niiden toteutumisesta oli 1,75.
• instrumenttisillan varsi on liian alhaalla ja menee potilaan jalkojen päälle/ väliin, voi aiheuttaa vaaratilanteen
• varsi saattaa osua jalkoihin on tiellä/ hankalantuntuinen, liikaa toimintoja nappuloita aikaa vievä unit
• varsi saattaa osua helposti jalkoihin, on tiellä
Yleiset kommentit hammashoitoyksiköstä olivat, että hammashoitoyksikkö täytti vain osittain vaaditut kriteerit. Pitkän henkilön ergonomisen työskentelyn osalta hammashoitoyksikkö ei täyttänyt vaatimuksia. Lisäksi puhdistettavuuden osalta todettiin, että hammashoitoyksikössä on paljon pieniä, syviä kohtia ja koloja.
Valinta
Suun terveydenhuollon vastaava hammaslääkäri ja hankintapalvelut ovat 14.6.2019 käsitelleet hankintaan saatuja tarjouksia, tarjouksista tehtyä vertailua ja käyttäjätyöryhmän arviointeja.
Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman, hammashoitoyksikön tarjosi Fimet Oy vertailuhinnalla 23 660,00 euroa (alv 0 %) ja vertailupisteillä 100,00.
Tarjousten vertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1) olevassa vertailutaulukossa. Vertailutaulukosta on poistettu työryhmän arvioin perusteella hylätty JH Hammastuote Oy. Vertailutaulukossa ovat mukana ne tarjoajat, joiden hammashoitoyksiköitä ei käyty arvioimassa.
Lisätiedot
Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 42539
Detta beslut publicerades 28.08.2019
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 146 §
Föredragande
Mer information fås av
Eeva Rantala, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 42539