Vuokraus, toimitilan vuokraus kaupunginkanslian käyttöön, Siltasaarenkatu 18-20

Kansliapäällikkö oikeutti kaupunkiympäristön tilapalvelun toimitilavuokraus -yksikön päällikön päättämään osoitteessa Siltasaarenkatu 18-20 sijaitsevan yhteensä noin 450 m2 suuruisten toimistotilojen vuokraamisen Antilooppi Ky:ltä kaupunginkanslian käyttöön 11 849,40 euroa/kk (26,10 euroa/m2/kk) kokonaisvuokrasta kaupunginkanslian käyttöön muutostöiden valmistuttua arviolta 1.6.2019 lukien siten, että sopimus päättyy ilman irtisanomista kolmen vuoden kuluttua, arviolta 31.5.2021. Vuokraan lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero ja muutoin noudatetaan liitteenä olevaa vuokrasopimusluonnosta.

Lisäksi kansliapäällikkö oikeutti kaupunkiympäristön toimitilavuokraus -yksikön päällikön tekemään vuokrasopimukseen vähäisiä muutoksia.

Kaupunginkansliassa on meneillään työympäristön kehittämisen hanke, jonka piirissä ovat kaupungintalokorttelit eli noin 380 työntekijää. Työympäristöhankkeen tavoitteena on edistää joustavia työtapoja ja yksikkörajat ylittävää yhteistyötä sekä tarjota tilat tukemaan eriluonteisten töiden tekemistä. Hankkeella halutaan tukea myös kaupunkistrategiaa ja kaupunginkansliassa tapahtunutta organisaatiomuutosta. Organisaatiomuutos toi mukanaan uusia rekrytointeja ja yksiköt ovat hajautuneet erilleen.

Keväällä 2019 tehdään ensimmäiset konkreettiset toimet ja pilotit työympäristön kehittämisen hankkeessa. Viestintäosasto pilotoi vyöhykkeistämistä, hallinto-osasto muuttaa huonejärjestelyjä, valtuustoravintolan perälle tulee työkahvila ja terassikabinetin viereen perustetaan hubi-yhteistila. Lisäksi ryhmähuoneiden kokoustekniikka uudistetaan.

Kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston tietohallintoyksikölle on Ympyrätalossa vuokrattu Siltasaarenkatu 18-20 C portaan viidennestä kerroksesta 1.6.2018 lukien 555,0 m2 suuruinen tila. Vuoden 2018 organisaatiomuutoksen myötä yksikön koko kasvoi ja kaikki työntekijät eivät sopineet työskentelemään uuteen tilaan. Yksikön ICT-kanslian tiimi, 4 henkilöä, ja 3D tiimi, 3+1 henkilöä, työskentelevät edelleen kaupungintalokorttelissa. Kaupungintalokortteleiden suunnitellut muutostyöt pakottavat tietohallinnon työntekijät muuttamaan ja siirtymään uusiin tiloihin.

Soveltuvia tilavaihtoehtoja siirtyville tiimeille on tarkasteltu kaupunkiympäristön toimitilavuokrausyksikön toimesta yhteistyössä kaupunginkanslian kanssa. Tavoitteena uusille tiloille on ollut saavutettavuus julkisilla kulkuvälineillä sekä tilojen hyvä peruskunto. Kaupungin omistamia tavoitteen mukaisia tiloja ei ole vapaana.

Kaupunkiympäristön toimialan ja kaupunginkanslian yhteisen näkemyksen mukaan tiloille asetetut tavoitteet saavutetaan parhaiten sijoittamalla näiden tiimien toiminta Antilooppi Ky:n omistamiin tiloihin osoitteessa Siltasaarenkatu 18-20. Samassa kerroksessa toimii jo ennestään kaupunginkanslian yksiköitä ja uusien tilojen vuokraamisen jälkeen koko 5. kerros tulisi olemaan kaupunginkanslian käytössä.

Siirtyvien tietohallinnon tiimien lisäksi vuokrattaviin tiloihin on tarkoitus siirtää HR-hankkeen 7 työntekijää osoitteesta Toinen linja 7 A, joiden kanssa tietohallinnon sovellushallinnalla on jatkuvaa yhteistyötä. Nykyiset HR-hankkeen tilat sisältävä talo tullaan purkamaan ja sen tulee olla tyhjä 2019 vuoden lopussa. Tämän lisäksi tietohallinnon sovellushallinnan tiimi sekä tietohallinnon kehitystiimistä 5 (+ 3) työntekijää on tarkoitus sijoittaa C-portaasta nyt vuokrattavaksi esitettävään tilaan.

Vuokranantaja tekee tiloihin tarvittavat muutostyöt kustannuksellaan, joiden kustannuksiksi on arvioitu yhteensä 139 000 euroa (alv 0%).

Väistötiloja ei tarvita, sillä tiimit työskentelevät nykyisissä tiloissaan uusiin tiloihin siirtymiseen asti.