Hankinta, palvelusetelien asiointi- ja hallinnointipalvelu

Tietohallintopäällikkö päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella palvelusetelien asiointi- ja hallinnointipalvelun toimittajaksi Polycon Oy:n.

Yhteishankinnan arvioitu kokonaiskustannus on 1 201 629 euroa (alv 0 %), josta Helsingin osuus on 211 888 euroa (alv 0 %) neljälle vuodelle laskettuna.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen. Sopimus on voimassa määräaikaisesti kaksi (2) vuotta allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen kunnes valittu toimittaja toimittaa rikosrekisteriotteensa asetettuun määräaikaan mennessä ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan kohde

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala sekä muut alla luetellut yhteishankintaan osallistuvat yksiköt (jäljempänä ”hankintayksikkö” tai ”Tilaajat”) ovat 18.4.2019 julkaistulla EU-hankintailmoituksella pyytäneet osallistumishakemuksia palvelusetelien asiointi- ja hallinnointipalvelun (jäljempänä myös ”AHP”) hankinnassa. Hankinnan kohde sekä sille asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnössä liitteineen sekä myöhemmissä hankinta-asiakirjoissa.

Hankinta toteutetaan yhteishankintana. Kukin yhteishankintaan osallistunut yksikkö tekee oman hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen kilpailutuksessa valittavan, yhden (1) toimittajan kanssa.

Alla ovat lueteltuina yhteishankintaan osallistuvat kaupungit, kunnat ja kuntayhtymät:
Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala, Askolan kunta, Eteva kuntayhtymä, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS, Perusturvakuntayhtymä Karviainen, Kauniaisten kaupunki, Keravan kaupunki, Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä, Kirkkonummen kunta, Lapinjärven kunta, Loviisan kaupunki, Porvoon kaupunki, Seinäjoen kaupunki, Sipoon kunta ja Vantaan kaupunki.

Hankintailmoitus ja hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki).

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi EU-hankintailmoitus 18.4.2019 HILMA-kanavassa (www.hankintailmoitukset.fi) ja Tenders Electronic Daily -julkaisukanavassa (www.ted.europa.eu).

Hankintamenettelynä on hankintalain 36 §:n mukainen kilpailullinen neuvottelumenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa kartoittaakseen ja määritelläkseen keinot, joilla sen tarpeet voidaan parhaiten täyttää.

Hankintalain 36.3 §:n mukaan ehdokkaita on kutsuttava neuvotteluihin hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ehdokkaita on kutsuttava vähintään kolme (3), jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme (3), hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä pyytämällä kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat aloittamaan neuvottelut.

Hankintayksikkö on osallistumispyynnössä ilmoittanut kutsuvansa neuvotteluihin vähintään kolme (3) ja enintään kuusi (6) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin em. määrä, hankintayksikkö on ilmoittanut vertailevansa ehdokkaiden osallistumishakemuksia seuraavin vertailuperustein:

- ehdokkaan vähimmäisvaatimukset ylittävät referenssit, painoarvo 80 %
- ehdokkaan vähimmäisvaatimukset ylittävä taloudellinen tilanne, painoarvo 20 %.

Osallistumishakemukset tuli jättää sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta 21.5.2019 klo 12.00 mennessä.

Osallistumishakemuksen jättivät määräaikaan mennessä:
Polycon Oy
Digia Finland Oy
Vaana Oy
Visma Consulting Oy

Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen

Osallistumishakemusten avaamisen jälkeen tarkastettiin ehdokkaiden soveltuvuus.

Hankintayksikkö oli asettanut ehdokkaille niiden rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia soveltuvuusvaatimuksia.

Hankintalain 83 §:n mukaisesti ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjoajan teknisen ja ammatillisen pätevyyden osoittamiseksi tarjoajan on tullut osoittaa, että sillä on riittävästi kokemusta hankinnan kohdetta vastaavien palveluiden tuottamisesta viimeisten kolmen (3) vuoden ajalta. Osallistumispyynnön mukaisesti riittävän kokemuksen osoittamiseksi ehdokkaan on tullut ilmoittaa vähintään kaksi (2) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä.

Hyväksyttävänä referenssinä pidetään asiakkaalle toimitettua palvelusetelien asiointi- ja hallinnointipalveluiden tietojärjestelmää. Järjestelmän on tullut palvella sekä palveluseteliasiakkaita (kuntalaiset) että sosiaali- ja terveystoimialan palvelunjärjestäjiä sekä palveluntuottajia. Referenssitoimituksessa on voinut olla kyse voimassaolevasta sopimuksesta. Referenssitoimituksessa kyseessä olevan tietojärjestelmän on kuitenkin tullut olla hyväksytysti käyttöönotettu viimeisen kolmen (3) vuoden aikana ja sen on tullut olla yhtäjaksoisesti tuotantokäytössä vähintään kuuden (6) kuukauden ajan. Edellä mainittu kolmen (3) vuoden aikajakso lasketaan tämän hankinnan osallistumishakemusten jättämispäivämäärästä.

Visma Consulting Oy on ilmoittanut osallistumishakemuksessaan vähimmäisvaatimuksena olevien referenssitoimitusten käyttöönottoajankohdiksi 10/2012 ja 1/2013. Näin ollen kumpikaan ilmoitetuista referensseistä ei täytä vähimmäisvaatimusta, jonka mukaan hyväksytyn käyttöönoton olisi tullut tapahtua referenssitoimitusten osalta viimeisen kolmen (3) vuoden aikana.

Näin ollen Visma Consulting Oy ei täyttänyt hankinnassa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia ja Hankintayksikkö on erillisellä päätöksellään sulkenut sen hankintalain 83 §:n mukaisesti tarjouskilpailusta.

Muilta osin ehdokkaat täyttivät tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Koska ehdokkaiden määrä ei ylittänyt osallistumispyynnössä mainittua ylärajaa, hankintayksikkö ei suorittanut osallistumishakemusten vertailua.

Hankintayksikkö valitsi erillisellä päätöksellään tarjoajiksi (jäljempänä ”Tarjoaja”) kolme (3) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta:
Polycon Oy
Digia Finland Oy
Vaana Oy.

Neuvotteluvaihe

Hankintayksikkö kutsui neuvottelukutsulla hankintamenettelyn neuvotteluvaiheeseen kaikki kolme (3) edellä mainittua Tarjoajaa. Neuvottelut käytiin 4.6.2019 ja 7.6.2019 kunkin Tarjoajan kanssa erikseen. Neuvottelut käytiin neuvottelukutsun liitteenä toimitetun neuvotteluagendan pohjalta.

Hankintayksikkö totesi 7.6.2019, että neuvottelut päätetään. Tarjoajille lähetettiin lopullinen tarjouspyyntö liitteineen 28.6.2019. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lopullista tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 1.8.2019 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö toimitti vastaukset esitettyihin kysymyksiin 8.8.2019.

Lopulliset tarjoukset

Lopulliset tarjoukset hankinnassa tuli jättää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa viimeistään 15.8.2019 klo 12.00.

Määräaikaan mennessä seuraavat kaksi (2) tarjoajaa jättivät tarjouksen:
Polycon Oy
Vaana Oy

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjousten vastaanottamisen jälkeen hankintayksikkö tarkasti, ettei Tarjoajien osallistumishakemuksessaan ilmoittamiin, tarjoajan soveltuvuutta koskeviin tietoihin ollut tullut muutoksia.

Hankintayksikkö totesi, että Tarjoajat täyttävät edelleen niiden soveltuvuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö tarkasti tämän jälkeen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden.

Poikkeuksellisen alhaisen tarjoushinnan selvittäminen

Hankintalain 96.1 §:n mukaisesti hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Pyyntö ja selvitys voivat koskea erityisesti valmistusmenetelmää, palvelun suorittamisen taloudellisia ja teknisiä ratkaisuja, hankinnan poikkeuksellisen edullisia ehtoja, tavaroiden tai palvelujen omintakeisuutta, 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden noudattamista, alihankintoja sekä tarjoajan saamaa valtiontukea. Hankintalain 96.2 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa. Hankintayksikön on hylättävä tarjous, jos tarjouksen poikkeuksellisen alhainen hinta tai kustannukset johtuvat 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyömisestä.

Hankintayksikkö pyysi Polycon Oy:ltä em. selvityksen koskien sen tarjouksessaan tarjoamia tilaajakohtaisten käyttöönottoprojektien hintoja (hinnat A1.1-A1.15). Hankintayksikkö katsoi, että kyseiset hinnat voivat olla poikkeuksellisen alhaisia verrattuna muihin tarjouskilpailussa jätettyihin tarjouksiin. Hankintayksikkö pyysi tarjoajaa kirjallisesti selvittämään, edellä viitattujen lainkohtien mukaisesti, mihin seikkoihin tarjotut hinnat perustuvat. Selvityspyyntö lähetettiin 23.8.2019 ja siihen tuli vastata määräaikaan 26.8.2019 klo 12.00 mennessä. Polycon Oy vastasi selvityspyyntöön määräajassa.

Hankintayksikkö tarkasti selvityspyyntöön annetun vastauksen ja totesi saadun selvityksen perusteella, että asiassa ei ole aihetta epäillä poikkeuksellisen alhaista tarjoushintaa.

Muilta osin hankintayksikkö totesi, että tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja valinta

Hankintayksikkö vertaili tarjoukset tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti. Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä (liite 1).

Tarjoajat saivat vertailussa pisteitä seuraavasti:
Polycon Oy: hintavertailupisteet 80, laatuvertailupisteet 20, kokonaispisteet 100.
Vaana Oy: hintavertailupisteet 66,43, laatuvertailupisteet 10,73, kokonaispisteet 77,16.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajan hinta- ja laatuvertailupisteet lasketaan yhteen. Korkeimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. Korkeimmat kokonaispisteet on saanut Polycon Oy.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Tarjottu hinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankintavaltuudet

Tietohallintopäällikön oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 20.11.2018, § 309.