Hankinta, Keskustakirjasto Oodin vartiointi- ja turvallisuuspalvelut ajalle 1.1.2020 - 31.12.2020 ja optiokaudet 2021 ja 2022

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin keskustakirjasto Oodin vartiointipalvelut kilpailutettiin 21.1.2019 päivätyllä tarjouspyynnöllä osana siivous- ja toimitilapalveluiden kilpailutusta. Lautakunnan päätöksellä 27.11.2018, § 216 sopimus vartiointipalveluiden tuottamisesta Helsingin keskustakirjastossa tehtiin Palmia Oy:n kanssa erillisellä 16.1.2019 tehdyllä sopimuksella.

Alkuperäinen kilpailutus oli muotoiltu siten, että hankittavaksi tuli vajaa resurssi, jota jouduttiin täydentämään lisäpalveluhankinnoilla. Alkuperäisen vartiointisopimuksen sisältö palvelutarpeen suhteen muuttui siten, että muutos laajensi sopimuksen soveltamisalaa huomattavasti, joten hankintalain mukaan vartiointipalveluista tuli järjestää uusi EU-tarjouskilpailu.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Hankinnan toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain 26 § EU-kynnysarvon ylittäviä muita erityispalveluja koskevien palveluhankintojen osalta koskevia säännöksiä.

Kilpailutuksesta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Keskustakirjasto Oodin vartiointi- ja turvallisuuspalvelut” sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 14.10.2019. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyyn valitaan yksi (1) toimittaja.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaaditut liitteet. Hankintayksikön erikseen määrittelemien vähimmäisvaatimusten lisäksi tarjoajan on täytettävä ESPD – lomakkeella vaaditut edellytykset ja kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet.

Tarjouspyyntö on tämän päätöksen liitteenä 1.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 18.11.2019 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui yhteensä neljä (4): AVARN Security Oy, Palmia Oy, Safetor Oy ja Securitas Oy,

Avauspöytäkirja on liitteenä 5.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjouksen tarkistus:

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että tarjoukset täyttävät niille asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta, jossa vertailuperusteena olivat palvelun laatutekijät arvoltaan enintään 25 pistettä ja hintatekijät 75 pistettä. Palvelun laatua vertailtiin seuraavien tekijöiden perusteella: Laatuvertailuperusteina olivat kuvaukset tarjoajan haltuunottosuunnitelmasta, kuvaus palvelun kehittämisestä ja ylläpidosta sekä sähköisen asiointi- ja raportointijärjestelmän tarjoaminen kohteeseemme. Tarjoushinnat pyydettiin kiinteinä yksikköhintoina palvelukohtaisesti. Tarjousten laatukriteerit pisteytettiin vähimmäisvaatimusten täyttävien tarjoajien toimittamien palvelukuvausten perusteella.

Tarjousten laatuvertailussa Palmia Oy:n antamassa kuvauksessa haltuunottosuunnitelmasta on esitetty kaikki asiat, jotka tulee käsitellä yhteistoiminnassa sekä toimenpiteet palvelun käynnistämisestä aikatauluineen, kuvaus on realistinen ja toteutuskelpoinen. Haltuunottokuvaus on kohdennettu kohteeseen ja siinä tunnistetaan kohteen erityispiirteet ja se on kuvattu asiakkaan näkökulma huomioon ottaen. Kuvaus palvelun kehittämisestä ja ylläpidosta asiakkaan kanssa on konkreettinen ja yksityiskohtainen sekä toteutuskelpoinen ja siinä on huomioitu menetelmät, raportointi sekä palautteiden käsittely. Palmia Oy tarjoaa sähköisen asiointi- ja raportointijärjestelmän, jossa automatisoitujen raporttien lisäksi asiakas voi itse tarkastella kohteeseen liittyvää raportointia.

Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 6.

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella valituksi tulee Palmia Oy.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella.

Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (Jyse 2014 Palvelut).

Tarjoukset liitteineen ovat kokonaisuudessaan lautakuntalaisten nähtävillä ennen kokousta lautakunnan kokoushuoneessa klo 15:30 alkaen ja tarvittaessa tätä ennen valmistelijan kanssa sovittavissa.

Detta beslut publicerades 12.12.2019

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.