Hankinta, Keskustakirjasto Oodin vartiointi- ja turvallisuuspalvelut ajalle 1.1.2020 - 31.12.2020 ja optiokaudet 2021 ja 2022

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Taustasäännökset

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 § 3 momentin mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.

Hankintaoikaisuvaatimus

Keskustakirjasto Oodin vartiointi- ja turvallisuuspalveluiden kilpailutukseen (244488 HEL 2019–007075) tarjouksen jättänyt Safetor Oy on esittänyt oikaisuvaatimuksen määräajassa 19.12.2019. Oikaisuvaatimus kokonaisuudessaan on liitteenä. Safetor Oy Ltd ei ole hakenut asiassa käsittelylupaa markkinaoikeudesta.

Safetor Oy Ltd vaatii hankintayksikköä oikaisemaan hankintapäätöksen ja päätöksen perusteena käytetty tarjousten pisteytys on korjattava ja tarkistetun pisteytyksen perusteella asiassa on tehtävä lainmukainen hankintapäätös. Safetor Oy Ltd:n hankintaoikaisuvaatimus on asian liitteenä.

Hankintaoikaisuvaatimuksen perusteluissa Safetor Oy Ltd esittää palveluntuottajan sähköisen asiointi- ja raportointijärjestelmän osalta, että Safetor Oy Ltd:n sähköisessä järjestelmässä Safetor Oy Ltd:n työntekijät pystyvät raportoimaan reaaliaikaisesti asiakas- ja raportointijärjestelmään, esimerkiksi työntekijän matkapuhelimessa olevan sovelluksen kautta ja asiakas voi esimerkiksi omilla tunnuksillaan kirjautua katsomaan mihin aikaan mikäkin tila on vartijan toimesta tarkastettu. Samoin asiakas pystyy katsomaan ohjelmistosta turvallisuusorganisaation tapahtumailmoitusta (eli ns. kohdepäiväkirjaa) reaaliaikaisesti. Kyseessä on nimenomaisesti muiden toimijoiden pisteytyksen perusteena mainittu ns. asiakasportaali. Asiakas voi siis tarkastella kohteeseen liittyvää tapahtumailmoitusta asiakasportaalin välityksellä.

Lisäksi Safetor Oy Ltd katsoo, että haltuunottosuunnitelman osalta Safetor Oy Ltd:n olisi tullut saada pisteytyksenä tarjouskilpailussa toimitetun haltuunottosuunnitelman osalta kolme (3) pistettä. Safetor Oy Ltd katsoo, että haltuunottosuunnitelma on kuvattu vaaditulla yleisellä tasolla.

Hankintamenettely

Hankintamenettely toteutettiin avoimena menettelynä. Hankinnan toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain 26 § EU – kynnysarvon ylittäviä muita erityispalveluja koskevien palveluhankintojen osalta koskevia säännöksiä.

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valintaperusteena oli hankintalain 93 § 1 momentin mukaan paras hinta-laatusuhde siten, että hintatekijät muodostivat enintään 75 pistettä ja laatutekijät enintään 25 pistettä.

Määräaikaan mennessä saapui neljä (4) tarjousta: AVARN Security Oy, Palmia Oy, Safetor Oy Ltd ja Securitas Oy.

Tarjousvertailu suoritettiin kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetyn parhaan hinta-laatusuhteen perusteella. Laatutekijöinä arvioitiin tarjoajan tekemää haltuunottosuunnitelmaa, kuvausta palvelun kehittämisestä ja ylläpidosta sekä sähköisen asiointi- ja raportointijärjestelmän tarjoamista kohteeseemme.

Pisteytys on suoritettu tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien mukaisesti ja tarjousvertailussa on kohdeltu tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi.

Keskustakirjasto Oodi on ainutlaatuinen kohde, joten laadullisten seikkojen merkittävyys mm. sähköisen asiointi- ja raportointijärjestelmän käytettävyys sekä haltuunottosuunnitelma korostuvat kohteen merkittävyyden vuoksi.

Palveluntarjoajan vastuulla on toimittaa hankintayksikölle kaikki se asiakirjaselvitys, jonka haluaa tarjousvertailussa otettavan huomioon. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen toimitettujen asiakirjojen perusteella. Lähtökohtana hankintamenettelyssä on tarjousten lopullisuus. Hankintayksikön on mahdollista pyytää tarjoajia korjaamaan antamissaan asiakirjoissa olevia epäolennaisia puutteita, ristiriitoja ja virheitä. Hankintayksikkö ei kuitenkaan tule sallia tarjousten olennaista muuttamista.

Safetor Oy Ltd:n tarjouksen liitteen sähköinen asiointi- ja raportointijärjestelmän kuvauksen perusteella asiakas voi seurata yksittäisiä toimenpiteitä tai yksittäisiä tapahtumia reaaliaikaisesti. Tarjouksen liitteestä ei ilmene se, että automatisoitujen raporttien lisäksi asiakas voisi itse tarkastella kohteeseen liittyvää asiakkaalle tehtyä raportointia, kuten esim. valituksi tulleen Palmia Oy:n tarjouksen liitteessä on kuvattu. Vertailussa 10 pistettä on saanut, mikäli tarjoaja kykenee toimittamaan asiakasportaalin, jossa automatisoitujen raporttien lisäksi asiakas voi itse tarkastella kohteeseen liittyvää raportointia. Asiakkaan pitää siis itse pystyä tarkastelemaan nimenomaan raportointia, eikä vain yksittäisiä toimenpiteitä tai tapahtumia. Safetor Oy Ltd:n tarjouksessa tällaista mahdollisuutta ei ole määritelty. Näin ollen Safetor Oy Ltd:n tarjouksen osalta ei ole voitu katsoa, että sillä olisi 10 pisteen määrittelyn mukainen asiakasportaali.

Safetor Oy Ltd:n tarjouksen liitteenä oleva haltuunottosuunnitelma on puutteellinen, koska haltuunottosuunnitelmaa ei ole kohdennettu kohteeseen, keskustakirjasto Oodiin, eikä kohteen erityispiirteitä ja yhteistyötä ole kuvattu. Haltuunottosuunnitelmasta ilmenee se, että kohteeseen ei ole tehty haltuunottosuunnitelmaa, vaan kohteen erityistarpeet kartoitetaan erikseen ja kohdekohtainen suunnitelma tehdään vasta siinä vaiheessa, kun Safetor Oy Ltd:n edustajat tapaavat asiakkaan. Tämän perusteella haltuunottosuunnitelma on puutteellinen tai voidaan jopa katsoa, että se puuttuu kokonaan. Vertailussa 3 pistettä on saanut, mikäli haltuunottokuvaus on kuvattu yleisellä tasolla, mutta ei ole yksityiskohtainen. Vaikka haltuunottokuvaus olisikin tehty yleisellä tasolla, pitää se olla kohdistettu hankinnan kohteeseen. Näin ollen Safetor Oy Ltd:n tarjouksen osalta ei ole voitu katsoa, että haltuunottosuunnitelma olisi toteutettu edes 3 pisteen mukaisella yleisellä tasolla.

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta hankintayksikkö on hallintolain mukaisesti varannut valituksi tulleelle Palmia Oy:lle asianosaisena tilaisuuden lausua asiasta. Palmia Oy ei antanut lausuntoa asiasta.

Johtopäätös

Hankintamenettelyssä ja päätöksenteossa on noudatettu hankintalain säännöksiä sekä tarjouspyyntöasiakirjojen ehtoja. Esiin ei ole noussut sellaista uutta tietoa, jonka johdosta hankintapäätöstä tulisi muuttaa oikaisuvaatimuksessa esitetysti.

Esitetty hankintaoikaisuvaatimus ei anna aihetta muuttaa 3.12.2019 tehtyä hankintapäätöstä, ja on sen vuoksi hylättävä.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 03.12.2019 § 194

Detta beslut publicerades 03.02.2020

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 ja 132 – 135 §.