Hankinta, graafiset suunnittelupalvelut, kaupunginkanslia

Hankintajohtaja päätti hyväksyä graafisista suunnittelupalveluista 2 vuodeksi kokonaistaloudellisesti edullisimpina seuraavat tarjoukset:

- Fiander Graphics Oy (2109997-8)

- Ryhmittymä Valve Group Oy (Valve Group Oy 2417218-1, Valve Branding Oy 1884268-7 ja Recommended Finland Oy 0860350-0)

- Innocorp Oy (0860407-9)

- KMG Turku (1515023-9)

- Aste Helsinki Oy (2205449-9)

- Piietwaak Oy (2773503-1)

- Oy Preesens Ab (0202711-9)

- Vanite Oy (2727378-9)

- Mainostoimisto Smoy (741439-6)

- Ryhmittymä Mosatonttu ja Logopolis (Mosatonttu Oy 0584426-1 ja Logopolis Graphic Design Oy 2584469-9)

Lisäksi hankintaan kuuluu 2 vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.

Hankintajohtaja päätti sulkea tarjouskilpailusta tarjoajat Gravision Finland Oy (1896163-5), Koistinen Enni Pauliina (2591875-8), Propagandamedia (24320834), Rhinoceros Oy (1057136-8) ja Tmi Salviander Paula (2752024-1), koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo 2,3 milj. euroa sopimuskauden aikana mukaan lukien mahdolliset optiovuodet.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä sekä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 12.12.2019 päivättyyn tarjouspyyntöön H089-19, HEL 2019-012870. Graafisten suunnittelupalvelujen hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 13.12.2019 ja korjausilmoitus 23.1.2020 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 5.2.2020. Määräaikaan mennessä saapui 24 tarjousta: A-lehdet, Aste Helsinki Oy, Avidly Oyj, Berry Creative, Fiander Graphics Oy, Gravision Finland Oy, Innocorp Oy, KMG Turku, Koistinen Enni Pauliina, Koponen-Hilden Oy, Mainostoimisto Smoy, Merkitys Design Oy, Ryhmittymä Mosatonttu ja Logopolis, Muotohiomo Oy, Oy Preesens Ab, Pentagon Design Oy, Piietwaak Oy, Propagandamedia, Republic of Communications Oy, Rhinoceros Oy, Tmi Salviander Paula, Ryhmittymä Valve Group Oy, Vanite Oy ja Werklig.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska jakaminen tekisi sopimuksen toteuttamisesta vaikeaa.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on kokemusta 1.1.2019 lukien asiakassuhteesta, jossa

- palvelu on sisältänyt asiakkaan visuaalisen ilmeen tai graafisen ohjeistuksen huomioimisen ja

- graafisten suunnittelupalvelujen arvo ollut vähintään 20 000 euroa (alv 0%) vuonna 2019.

Lisäksi asetetiin tarjoajan käyttämälle graafikolle seuraavat vaatimukset:

- graafikon tulee olla työskennellyt päätoimisesti graafisena suunnittelijana vähintään 1.1.2016 lukien.

- graafikolla tulee olla erinomainen suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito

- graafikon tulee hallita digitaalisten palvelujen saavutettavuusvaatimukset. Lisäksi graafikolla tulee olla kokemusta toimeksiannosta, jossa saavutettavuusvaatimukset on huomioitu.

Gravision Finland Oy, Koistinen Enni Pauliina, Rhinoceros Oy eivät tarjouksissaan ilmoittaneet euromäärältään vaatimusten mukaista asiakassuhdetta eikä graafikon kokemuksena toimeksiantoa, jossa saavutettavuusvaatimukset huomioitu.

Propagandamedian ilmoittama asiakassuhteen arvo ei ole tarjouspyynnön vaatimuksen mukainen.

Tmi Salviander Paula ei ole ilmoittanut graafikon kokemuksena toimeksiantoa, jossa saavutettavuusvaatimukset huomioitu.

Näin ollen Gravision Finland Oy, Koistinen Enni Pauliina, Rhinoceros Oy, Propagandamedia ja Tmi Salviander Paula eivät täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia ja tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Tarjousten vertailu

Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta. Laatukriteerit on huomioitu vähimmäisvaatimuksissa.

Tarjousten vertailu on tämän päätöksen liitteenä. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ovat tehneet Fiander Graphics Oy, Ryhmittymä Valve Group Oy, Innocorp Oy, KMG Turku, Aste Helsinki Oy, Piietwaak Oy, Oy Preesens Ab, Vanite Oy, Mainostoimisto Smoy ja Ryhmittymä Mosatonttu ja Logopolis.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.