Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus 2019, kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 15.1.2019 kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2019 avustusmäärärahoista ja tavoitteista vuodelle 2019 (§ 4, liite 3). Yhdeksi toimenpiteeksi kirjattiin, että toimialan avustusten (kulttuuri, liikunta, nuoriso) käytön seurantaa yhtenäistetään ja vuoden 2019 aikana toteutetaan ulkopuolisen tahon suorittama vuonna 2018 avustusta saaneiden tilinpidontarkastus.

Tarkistetut avustukset ja eteneminen

Toimialan (kulttuuri, liikunta, nuoriso) avustusten tarkastajaksi valittiin KHT Tilintarkastustoimisto Lydman Oy. Kunkin palvelukokonaisuuden avustusten saajista tarkastettavaksi sovittiin otettavan 4-8 yhteisöä. Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan kokoama lista, jossa oli lueteltu toimitettava materiaali tarkastuksen tekemistä varten. Yhteisöille ilmoitettiin myös, että tarkastuksesta tulee kaikille tarkastettaville raportti toiminnan ja taloushallinnon kehittämiseksi. Tarkastettavat yhteisöt valittiin avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen edustamaan erityyppisiä avustettavia.

Nuorisojaoston avustuksen saajista tarkastettiin seuraavat neljä yhteisöä:

Street Art Dance Essential - SADE ry: toiminta-avustus 2 900 euroa,

Leikkiteatteri-yhdistys Uudenmaan jaosto ry: toiminta-avustus 1 100 euroa ja loma-aikojen leiriavustusennakko, 2 802 euroa, joka perittiin kokonaisuudessaan takaisin,

KNK Helsinki III Nuoret Kotkat – osasto: toiminta-avustus 3 900 euroa ja

Helsingin Venäläinen SADKO-klubi ry: palkkausavustus 18 275 euroa, toiminta-avustus 10 200 euroa ja loma-aikojen leiriavustus 13 194 euroa.

Tilinpidontarkastaja Lydman Oy tarkasteli yhteisöjen toimintaa suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastusraportti on lähetetty asianomaisille tarkastetuille yhteisöille. Tavoitteena on myös järjestää tapaaminen tarkastettujen toimijoiden kanssa.

Huomioita tilinpidontarkastuksesta

Liitteessä tilinpidontarkastusraportteihin Lydman Oy toimitti liikunnan, kulttuurin ja nuorison avustuksiin liittyen yleisiä ohjeita ja huomioita avustuksia saaville yhteisöille. Avustuksiin liittyvän neuvonnan ja ohjeistuksen kehittämisessä otetaan huomioon tilinpidontarkastuksessa esiin nostetut yleiset koko toimialaa koskevat asiat kuten:

Yhteisöjen yleishyödyllisyys; nuorison ja liikunnan (ei kulttuurin) avustusten myöntämisperusteissa on toimijoiden yleishyödyllisyyden vaatimus. Tämän yleishyödyllisyyden täyttyminen toiminnassa on joiltain osin ollut epäselvää.

Avustuksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa ja tilintarkastuksensa lain edellyttämällä tavalla sekä siten, että avustuksen käyttöä voidaan kirjanpidosta seurata.

Avustusten käytön kohdentumisen tulee näkyä tilinpäätöksessä.

Avustettavan toiminnan tulee kohdistua pääosin helsinkiläisiin.

Avustuksen tarve: nuorison osalta avustusohjeisiin on kirjattu avustuksen tarpeen arvioinnin vaatimus. Avustuksen tarpeen käsite ja tämän tarpeen arviointi vaihtelevat palveluittain. Yhteyden intressitahon/lähipiiriin tulee olla läpinäkyvä. Hallituksen tulee valvoa, että yhteisön etu toteutuu ostoissa.

Yhteisön sääntömääräisten kevät- ja syyskokousten sekä hallituksen kokousten pöytäkirjojen tulee olla asianmukaisesti numeroituja ja allekirjoitettuja.

Nuorison avustusten käytössä ei ilmaantunut tarkastajan näkemyksen mukaan mitään sellaisia puutteita, että avustus tulisi takaisinperiä. Tarkastajan raporteissa nousi esiin vähäisiä huomautuksia runsaasti verrattuna edellisiin vuosiin, mutta ne ovat osin jo ratkaistu tai ratkaisusuunnitelma on olemassa ensi vuodelle. Tarkastaja nosti esiin myös seuraavia huomiota erityisesti nuorisojärjestöjen osalta: hallituksen / vuosikokousten pöytäkirjat ovat usein vapaamuotoisia, eivät asianmukaisia. Omien sääntöjen noudattaminen ei aina toteudu: vuosikokous pidetty etänä, vaikka säännöt eivät sitä mahdollista (tämä siis jo 2018), vuosikokouksessa vain hallituksen jäseniä, vuosikokouskutsun lähettäminen ei ole toteutunut sääntöjen mukaisesti, jäsenluettelon tiedot ovat puutteelliset. Tarkastaja myös huomioi, että yhteisöjen hallinto / hallinnon pyöritys on liian harvojen käsissä. Erään tarkastetun toimijan osalta Lydman nosti esiin myös kaksi pohdittavaa asiaa: Voiko osasto olla juridinen toimija ja voiko osasto olla samaan aikaan kahden yhdistyksen alainen.

Taustaa

Tarkastuksen kohteena olleilla nuorisojaoston avustusmuodoilla tuettiin vuonna 2018 yhteensä 182 toimijaa. Avustuksen myöntävä lautakunta, jaosto tai viranhaltija valvoo avustuksen käyttöä. Valvonnalla on tarkoituksena varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Avustuksen myöntämisen yleisten avustusehtojen mukaan avustuksen hakijan on annettava Helsingin kaupungille korvauksetta tämän tarpeelliseksi katsomat tiedot avustushakemuksen käsittelyä sekä avustuksen myöntämistä ja käytön valvontaa varten. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Nuorisopalveluissa avustettavien yhteisöjen avustuksen käytön valvontaa ja seurantaa tehdään kolmen prosessin kautta: 1) Edellisen vuoden avustusten käyttö, 2) avustusta saavien yhteisöjen tilinpidontarkistukset ja 3) keskeisten toimijoiden toiminnan arviointi kolmen vuoden välein. Nuorisoyhdistysten avustusohjesäännön mukaan edellisen avustuksen käyttö tulee selvittää aina uuden avustuksen haun yhteydessä. Tämä tarkoittaa sitä, että yksikään avusta hakeva toimija ei voi saada uutta avustusta, ellei edellisen vuoden avustus ole selvitetty. Tämä näkyy konkreettisesti nuorisojaoston 28.5.2020 kokouksen asialistalta, jossa niin toiminta-avustusten kuin palkkausavustusten osalta asiat ovat päätöksessä.

Kaupungin avustusten yleisohjeissa ja nuorisojaoston hyväksymässä avustusohjesäännössä todetaan, että avustusta saava yhdistys sitoutuu pitämään tilinsä ja hallintonsa avoimina tilinpidontarkastuksia varten. Nuorisopalveluilla on oikeus tarkistaa vuosittain pistokokein avustusta saavien järjestöjen tilinpitoon ja hallintoon liittyvät asiapaperit. Nuorisopalvelut voi myös tarvittaessa hankkia ulkopuolisen tahon suorittamaan tilinpidontarkastamisen. Pistokoetarkistuksista nuorisopalveluissa on pitkä perinne. Nyt toteutettu kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan päättämä toimialan avustusten (kulttuuri, liikunta, nuoriso) yhteinen tilinpidontarkastus on sarjassaan ensimmäinen, mutta seuraava tarkastuskierros on jo valmisteilla.

Palkkausavustusta hakeville yhdistyksille tehdään EFQM-pohjainen toiminnan arviointi kolmen vuoden välein. Toiminnan arvioinnista vastaa kumppanuusyksikkö, joka toimittaa raportin arvioinnista nuorisojaostolle palkkausavustusesityksen liitteenä.

Helsingin kaupungin avustusjärjestelmä on väline Helsingin kaupunkistrategian toteuttamiseksi. Avustuksilla lisätään kaupungin vetovoimaa, asukkaiden elämänlaatua, toimintakykyä ja oman elämän hallintaa. Avustusjärjestelmällä kehitetään kansalaisyhteiskunnan toimintaedellytyksiä (kulttuuri ja vapaa-aikalautakunta 13.2.2018, § 28). Helsingin kaupunkistrategiassa 2017–2021 (kaupunginvaltuusto 27.9.2017, § 321) todetaan, että Helsingillä on rooli edellytysten luojana ja mahdollistajana. Helsinki edistää asukkaidensa toimijuutta. Tavoitteena on, että jokaisella lapsella ja nuorella on harrastus. Päätösesitys tukee Helsingin osallisuuden edistämisen päämäärää tukea ja edistää kaupunkilaisten omaehtoista toimintaa sekä yhteisöllisiä tapoja tuottaa toimintaa. Kansalaistoiminnan tukeminen on yksi osallistumisen osatekijöitä. Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuusto 9.10.2019, § 297) mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahan jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti (17 luku § 1).

Nuorisojaosto päättää jaoston käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta, hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta sekä valvoo avustusten käyttöä (17 luku §2).

Kukin jaosto käsittelee oman palvelukokonaisuutensa avustusta saaneiden tarkastusraportit ja tekee niistä päätöksen. Lautakunta päätti, että vuonna 2020 kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla jatketaan avustusten käytön seurantaa ja toteutetaan ulkopuolisen tahon suorittama vuonna 2019 avustusta saaneiden tilinpidontarkastus.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kulttuuri- ja kirjastojaosto 26.05.2020 § 11

14.05.2020 Ehdotuksen mukaan

05.05.2020 Ehdotuksen mukaan

Detta beslut publicerades 03.06.2020

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.