Tiedonhallintalainsäädännön toteutusvastuut kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla

Toimialajohtaja päätti määrittää tiedonhallintalainsäädännön toteutuksen vastuutahot kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla.

1) vastuuhenkilö, joka vastaa tiedonhallintamallin tietojen toimittamisesta kaupunkitasoiseen tiedonhallintamalliin: kasvatuksen ja koulutuksen toimialan edustaja kaupungin tiedonhallintaryhmässä

Kaupunkitasoisen tiedonhallintamallin osakokonaisuuksien vastuuhenkilöt ovat seuraavat:

Toimintaprosessia kuvaavat nimikkeet, prosessista vastaava viranomainen, prosessin tarkoitus, prosessin sidos muihin prosesseihin: kokonaisarkkitehtuurista vastaavan yksikön päällikkö/ ICT-kehittämispäällikkö

Tietovarantojen nimikkeet: palvelukokonaisuuksien johtajat ja hallintojohtaja

Kuvaus tietovarantojen sidoksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin: rekisterien vastuuhenkilöt

EU:n tietosuoja-asetuksen 30 artiklassa tarkoitetun selosteen tiedot: tietosuojavastuuhenkilö

Jos tietovaranto ei sisällä henkilötietoja tai tietovarantoon ei kohdistu henkilötietojen käsittelytoimia, niin tiedot tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta, tietovarannon käyttötarkoituksesta, keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa, tietojen luovutuskohteista ja tietojen säilytysajoista: tiedonohjaussuunnitelmasta vastaava arkistosuunnittelija

Tieto tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta: tiedonohjaussuunnitelmasta vastaava arkistosuunnittelija

Tietojärjestelmien nimikkeet, tietojärjestelmästä vastaava viranomainen, tietojärjestelmän käyttötarkoitus, tietojärjestelmän liittymistä muihin tietojärjestelmiin ja liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista: tietojärjestelmäpäällikkö

Kuvaukset tietoturvallisuustoimenpiteistä: tietoturvapäällikkö

2) Tiedonhallinnan muutosvaikutusarvioinnin tekemisestä vastuussa olevan tehtävärooli (tiedonhallintalaki 906/2019, 5 §): hallintojohtaja

3) Asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpidosta vastaavan viranhaltija tai työntekijä: kasvatuksen ja koulutuksen toimialan edustaja kaupungin tiedonhallintaryhmässä

4) Asiakirjapyyntöihin vastaavat viranhaltijat sekä asiakirjojen antamista koskevat päätöksentekovastuut: toimialajohtaja ja palvelukokonaisuuksien johtajat

5) Tietoturvallisuusohjeiden ylläpitovastuusta, riskienhallinnan ja varautumisen vastuista sekä tietoturvallisuudesta vastuussa olevan tehtäväroolit: tietoturvapäällikkö vastaa tietoturvallisuusohjeista, riskienhallinnan asiantuntija vastaa riskienhallinnasta ja varautumisesta

6) Tietojärjestelmiensä toiminnasta vastaavan tehtävärooli: tietohallintopäällikkö
Tietojärjestelmien toimintaan liittyviin vastuisiin sisältyy myös teknisestä yhteentoimivuudesta huolehtiminen

7) Viranhaltijat tai työntekijät, joilla on kokonaisvastuu rekisterinpidosta (rekisterinpitäjän edustaja) tai tietovarannosta: erikseen nimetyt rekisterien vastuuhenkilöt
Tietovarantoja koskeviin vastuisiin kuuluu semanttisesta yhteentoimivuudesta huolehtiminen.

8) Tietosuojan vastuuhenkilö: tietosuojavastuuhenkilö

9) Asianhallinnasta ja palvelujen tiedonhallinnasta vastuussa olevan tehtävärooli: tietojärjestelmäpäällikkö

10) Asiakirjahallinnosta vastuussa olevan tehtävärooli: tiedonohjaussuunnitelmasta vastaava arkistosuunnittelija
Asiakirjahallinnon vastuuhenkilö vastaa mm. tiedonohjaussuunnitelman ylläpidosta. Osa-arkistonmuodostajien vastuut on määritelty kaupunginhallituksen päätöksessä 24.4.2017 (§ 441).

11) Säilytysaikojen määrittelyn vastuuhenkilö: arkistonhoitaja
Säilytysajat määräytyvät joko suoraan lainsäädännöstä tai tiedonhallintalaissa säädetyn perusteella. Arkistoon siirrettävät asiakirjat määritellään arkistolain perusteella osana arkistotoimen tehtäviä. Tietosuoja-asetuksen perusteella säilytysajat määrittelee henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä. Virasto, toimiala tai liikelaitos ehdottaa arkistoitavien asiakirjojen säilytysajat osana tiedonohjaussuunnitelman hyväksymisprosessia.

12) tietojärjestelmien toiminnan laadunvarmistuksesta vastuussa olevan tehtävärooli: tietohallintopäällikkö

Kansliapäällikkö on päättänyt 23.12.2019 (278 §), että toteutusvastuu tiedonhallintalainsäädännön toimeenpanosta on toimialoilla, liikelaitoksilla ja virastoilla. Toimialoja, liikelaitoksia ja virastoja on pyydetty määrittelemään tiedonhallintalainsäädännön toteutusvastuuroolit. Toimialoilla, liikelaitoksilla ja virastoilla on vastuu siitä, että tiedot tehtävärooleista ovat ajantasaisia.