Hankinta, kellonaikojen kirjaaminen pakolliseksi tapahtumakirjauksissa, Effector-järjestelmä, sosiaali- ja terveystoimiala

Tietohallintopäällikkö päätti hankintalain 136 §:n perusteella hankkia Polycon Oy:ltä järjestelmämuutoksen Effector-järjestelmään kellonaikojen kirjaamiseen tapahtumakirjauksissa.

Hankinnan arvo on 7 020 euroa (alv 0 %) sisältäen kehityskustannukset 4 080 euroa (alv 0 %) sekä neljän vuoden ajalle lasketut jatkuvan palvelun kustannukset 2 940 euroa (alv 0 %).

Hankinnan kehityskustannukset maksetaan sosiaali- ja terveystoimialan atk-investointimäärärahasta projektinumerolla 398090100634 (Järjestelmien ylläpitokehitys). Hankinnan jatkuvan palvelun kustannukset maksetaan sosiaali- ja terveystoimialan atk-käyttötalouden määrärahasta.

Hankintalain 136 § mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, edellyttäen, että sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Tehtävä päätös perustuu hankintalain 136 § 2 mom. 2 kohtaan, jonka mukaisesti sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista teknisistä ja taloudellisista syistä. Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialalla on voimassa oleva sopimus Polycon Oy:n kanssa palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmäratkaisusta (Sopimus palvelusetelien asiointi- ja hallinnointijärjestelmän toimittamisesta 10.12.2019).

Aikaperusteisissa palveluseteleissä on tarve saada tietoon todellinen tapahtuman kesto. Muutoksen myötä voidaan kellonaikojen kirjaamisen pakollisuus määrittää tarvittaessa palvelusetelimääritelmällä. Toiminnallisuuden ollessa käytössä palveluntuottaja kirjaa toteutuneiden tapahtumien päivämäärän sekä aloitus- ja lopetuskellonajat. Palveluntuottajan ei tarvitse enää erikseen kirjata tapahtuman kestoa vaan kesto muodostuu automaattisesti toteutuneen ajanjakson mukaan.

Lisähankinnan arvo jää hankintalain 136 § 3 mom. edellyttämällä tavalla alle 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta, joka oli 211 888 euroa. (Tarjouksen valinta: palvelusetelien asiointi- ja hallinnointipalvelun hankinta 34 §, 24.9.2019, HEL 2019-006268).

Tietohallintopäällikön oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 19.1.2021 § 14.