Hankinta, hallintapalvelun toteuttaminen, henkilöstön kertaluonteinen liikunta- ja kulttuurietu

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Eazybreak Oy:n (2304493-8) tarjouksen liikunta- ja kulttuuriedun sekä Matkahuollon työmatkaseteliedun hallinnointipalvelusta.

Kansliapäällikkö päätti oikeuttaa henkilöstöjohtajan allekirjoittamaan toimittajan kanssa tehtävän palveluhankintasopimuksen, joka laaditaan myöhemmin osapuolten kesken.

Palveluhankinnan arvonlisäveroton ennakoitu arvo on yhteensä noin 16 040 euroa.

Tämän hallinnointipalvelun kautta maksetaan enintään 7 600 000 euroa henkilöstölle myönnettävän edun käyttöä varten.

Liikunta- ja kulttuuriedun palveluhankinnan kustannukset maksetaan talousarviokohdalta 1 30 01 Kaupunginhallituksen käyttövarat.

Työmatkaseteliedun palveluhankinnan kustannukset maksetaan talousarviokohdalta 1 50 02 Keskitetysti maksetut henkilöstöedut.

Kaupunginvaltuusto päätti 21.4.2021 § 246 oikeuttaa kaupunginhallituksen ylittämään vuoden 2021 talousarvion kohdan 1 30 01 Kaupunginhallituksen käyttövarat 7 600 000 eurolla liikunta- ja kulttuurisetelien kertaluontoisen henkilöstöedun hankinnan toteuttamiseksi.

Helsinki haluaa panostaa koko kaupungille tärkeän kulttuuri- ja liikuntasektorin palautumiseen pandemian negatiivisista vaikutuksista ja samalla tarjota henkilöstölleen mahdollisuuden virkistäytymiseen koronavuoden jälkeen.

Tarjottava henkilöstöetu on verovapaa ja arvoltaan enintään 200 euroa per työntekijä. Edun arvo on sidoksissa yhtäjaksoisesti kertyneen palvelussuhteen kestoon vuonna 2021. Edun piiriin kuuluminen ja edun suuruus ohjeistetaan tarkemmin kevään 2021 aikana. Setelit ovat henkilöstön käytettävissä kesäkuussa 2021 ja voimassa kesään 2022 asti.

Kertaluontoinen liikunta- ja kulttuurisetelietu toteutetaan digitaalisesti. Digitaalinen etu on linjassa kaupungin digitalisaatio-ohjelman tavoitteiden kanssa sekä näyttää suuntaa myös muiden henkilöstöetujen mahdolliselle digitalisoinnille tulevaisuudessa.

Liikunta- ja kulttuuriedun käyttämistä varten kaupungin on tarpeen hankkia hallinnointipalvelu, jonka kautta etu saatetaan henkilöstön käyttöön.

Kyseessä on pienhankintana toteutettava palveluhankinta. Palvelun hankinta-arvo jää alle hankintalain kansallisen kynnysarvon. Kaupungin pienhankintaohjeiden mukaisesti pienhankinta voidaan toteuttaa ilman tarjouskilpailua, kun järjestettävän tarjouskilpailun kustannukset ylittäisivät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn.

Markkinakartoituksen perusteella hallinnointipalvelun kilpailuttamisella ei arvioitu saavutettavan merkittävää hyötyä. Markkinakartoituksen perusteella hallinnointipalvelu päätettiin hankkia Eazybreak Oy:ltä.

Hankinnan kohteena olevasta hallinnointipalvelusta tehtiin tietosuojan vaikutusten arviointi, joka toteutettiin kaupungin ohjeiden mukaisesti ja omana arviointinaan erillään kaupungin pilvistrategian valmistelutyöstä.

Matkahuolto on lakkauttanut paperiset työmatkasetelit vuoden 2021 alusta, joten edun jakaminen henkilöstön käyttöön vaatii sähköisen hallinnointipalvelun. Tällä hetkellä Matkahuollon työmatkaetua on hakenut noin 60 kaupungin henkilöstöön kuuluvaa. Eazybreak Oy voi toimittaa Matkahuollon työmatkaseteliedut sähköisenä. Tämän käyttäjämäärän hallinnointikulut palvelussa ovat yhteensä noin 150 euroa sopimuksen voimassaoloajalta.

Palveluhankintasopimus tehdään määräaikaisesti voimassa olevaksi. Sopimuksen mukaisesti Matkahuollon työmatkasetelietu on käytettävissä 1.6.2021 - 31.12.2021 ja liikunta- ja kulttuurietu 1.6.2021 - 31.5.2022.

ePassi Payments Oy (2090737-1) on 3.3.2021 ilmoittanut ostaneensa Eazybreak Oy:n. Etujen käyttö tapahtuu 1.6.2021 - 31.12.2021 Eazybreak-palvelussa, minkä jälkeen käyttö jatkuu ePassin palvelussa 31.5.2022 saakka. Ennen hallinnointipalvelun siirtämistä ePassin palveluun tehdään ePassin palvelusta erillinen tietosuojan vaikutusten arviointi.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Vaikka palveluhankinta toteutetaan pienhankintana, hallinnoitavan liikunta- ja kulttuuriedun järjestäminen kaupungin henkilöstölle tulee johtamaan noin 7 600 000 euron arvoisen edun maksatukseen, ja siten palveluhankinnalla on laajat taloudelliset vaikutukset.

Hankittavan hallinnointipalvelun tietosuojan vaikutusten arvioinnin perusteella palveluun sisältyy jäännösriskejä, joiden hyväksymistä koskeva toimivalta on kansliapäälliköllä.

Edellä mainituista syistä johtuen on perusteltua, että päätöksen palveluhankinnasta tekee kansliapäällikkö ja toimeenpanosta vastaa kaupunginkanslian henkilöstöosasto.