Hankinta, puitejärjestely, sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, kaupunkiympäristön toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on sähköinen lupa-asioinnin palvelu, jonka avulla järjestetään rakennusvalvonnan, yleisten alueiden käytön, kiinteistönmuodostuksen ja ympäristönsuojelun toimialueiden sähköisen asioinnin palvelut kunnan asiakkaille. Palvelu on kilpailutettu kuntaorganisaatioiden omistamalle Kuntien Tiera Oy:lle, sen asiakkaille sekä muille hankintarenkaaseen liittyneille kahdeksalletoista kunnalle, kaupungille ja muulle hankintayksikölle.

Helsingin kaupunki on ollut mukana hankinnassa hankintarenkaan jäsenenä. Helsingin kaupunki osallistui hankinnan kilpailutukseen, sillä nykyinen vuonna 2015 kilpailutettu osittain vastaavia palveluita koskeva Cloudpermit Oy:n kanssa tehty sopimus (Lupapiste) on päättymässä 7.10.2021. Helsingin kaupunki tarvitsee jatkossakin lupa- ja palvelutehtäviensä hoitamiseen yhteen keskitettyyn asiointikanavaan perustuvan, helposti kuntalaisten saavutettavissa olevan sähköisen asioinnin ratkaisun.

Hankintaan sisältyy seuraavia palveluita:

- rakennusvalvonnan asiointi-, arkistointi- ja päätöksentekopalvelut
- yleisten alueiden asiointi-, arkistointi- ja päätöksentekopalvelut
- kiinteistönmuodostuksen asiointipalvelut
- ympäristönsuojelun asiointipalvelu
- asiakirjakauppa
- raportointityökalu
- koulutuspalveluita
- asiantuntijapalveluita

Hankintaan sisältyy lisäksi optiona tilattavia ohjelmistopalveluita:

- ympäristönsuojelun arkisto- ja päätöksentekopalvelut
- kiinteistönmuodostuksen arkistopalvelu

Kyseessä on ollut hankintalain 42 §:n mukainen yhden toimittajan puitejärjestelyn kilpailutus. Tiera ja hankintarenkaan jäsenet ovat kilpailuttaneet hankinnan yhteishankintana siten, että Kuntien Tiera Oy laatii valitun toimittajan kanssa oman puitesopimuksen lupajärjestelmästä, jonka perusteella Kuntien Tiera Oy:n asiakkaat voivat liittyä palvelun käyttäjiksi. Vastaavasti muut hankintarenkaan jäsenet laativat valitun toimittajan kanssa omat erilliset puitesopimukset. Tämä päätös koskee toimittajan ja Helsingin kaupungin välillä laadittavaa erillistä puitesopimusta.

Toimittaja ja hankintarenkaan jäsenet sopivat puitesopimukseen perustuvalla erillisellä palvelusopimuksella tarkemmin puitesopimukseen perustuvien palveluiden käytöstä. Tarjouspyynnön liitteessä 4 ilmoitettiin puitejärjestelystä kiinnostuneet Kuntien Tiera Oy:n omistaja-asiakkaat, hankintarenkaan jäsenet ja näiden hankinnan arvioidut vuosivolyymit.

Lupapalvelu hankitaan ohjelmistopalveluna (Software as a Service) siten, että Kuntien Tiera Oy, Kuntien Tiera Oy:n asiakkaat ja hankintarenkaan jäsenet voivat ottaa palvelut tai sen osan halutessaan käyttöön. Lisäksi palvelua on voitava käyttää Kuntien Tiera Oy:n asiakkaiden ja muiden hankintarenkaan jäsenten liiketoiminnassa, jolloin asiakas tarjoaa palvelun käyttöön omille asiakkailleen.

Puitesopimuksen varsinainen sopimuskausi on 36 kuukautta. Puitesopimusta voidaan jatkaa yhdellä 60 kuukauden optiokaudella. Palveluiden käyttöönottoon liittyvät menettelyt on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 (Hankinnan yleiskuvaus) ja liitteinä 14a-b olevissa puitesopimuksissa.

Puitejärjestelyn kesto ylittää poikkeuksellisesti neljä vuotta, koska hankintarenkaan jäsenet ja heidän mahdolliset asiakkaansa eivät pysty ottamaan palvelua käyttöön samanaikaisesti, jolloin osalle jäisi hyvin lyhyt sopimuskausi hyödynnettäväksi. Lupaprosessit ovat tyypillisesti pitkäkestoisia. Toimialalla on valmisteilla merkittävä lainsäädäntöuudistus, jonka aikataulusta on vielä epävarmuutta, joten palvelun tulee olla käytettävissä tulevan lainsäädännön siirtymäajan loppuun. Lisäksi hankinnan kohteena olevan laajan ohjelmistopalvelukokonaisuuden käyttöönotosta ja toisaalta toimittajan vaihtamisesta sopimuksen päättyessä aiheutuu merkittävästi työtä ja kustannuksia, minkä johdosta sopimuksen tekeminen lyhyemmäksi ajaksi ei olisi kustannus-hyöty-näkökulmasta järkevää. Tilaajalla on joka tapauksessa oikeus tarvittaessa irtisanoa puitesopimus aikaisintaan yhden vuoden kuluttua sen voimaantulosta.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohteena on toimittajan kokonaisvastuulla oleva palvelukokonaisuus, sen jakaminen ei ole toiminnallistaloudellisesti järkevää.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Kilpailutus käynnistettiin julkaisemalla hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ja Tarjouspalvelu-portaalissa 18.11.2020. Kilpailutuksessa oli kyse EU-kynnysarvon ylittävästä palveluhankinnasta, joka kilpailutettiin hankintalain 32 §:n mukaisessa avoimessa menettelyssä.

Helsingin kaupungin ja Kuntien Tiera Oy:n välisen yhteistyösopimuksen mukaisesti Kuntien Tiera Oy on hoitanut hankintailmoituksen julkaisun, tarjousten vastaanottamisen ja käsittelyn.

Tarjousten määräaika

Tarjouspyynnössä asetettiin tarjouksen toimittamisen määräajaksi 18.12.2020 klo 12.00.

Tarjousaikana tarjoajalla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä, joita saatiin määräaikaan 30.11.2020 klo 12:00 mennessä 24 kappaletta. Kysymyksiin vastattiin 7.12.2020, jolloin myös tehtiin vähäisiä korjauksia ja täsmennyksiä seuraaviin asiakirjoihin: tarjouspyynnön liite 3 (Toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset) ja liitteet 14a-b (Puitesopimus Kuntien Tiera, Puitesopimus Hankintarengas).

Lisäksi julkaistiin korjausilmoitus 11.12.2020, jolla päivitettiin liitteen 4 (Tieran asiakkaat ja hankintarenkaan jäsenet) Tieran omistajat -välilehteä, jolle lisättiin kiinnostuksensa ilmoittaneita Kuntien Tiera Oy:n asiakkaita ja heidän arvioituja hankintavolyymejaan. Tästä johtuen myös hankintailmoituksen arvioitua kokonaisarvoa korjattiin.

Saadut tarjoukset

Cloudpermit Oy jätti ainoana tarjoajana tarjouksen asetettuun määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu-portaalissa.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksessa.

Tarjoaja täytti tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Kuntien Tiera Oy pyysi lisäksi tarjoajalta selvitystä mahdollisesta hankintalain 81 §:n 8 kohdan tai 11 kohdan mukaisesta harkinnanvaraisen poissulkemisperusteen olemassaolosta.

Saadun selvityksen perusteella todettiin, ettei tarjoaja ollut osallistunut tarjouspyynnön valmisteluun 81 §:n 8 kohdassa tarkoitetulla tavalla, eikä muutenkaan pyrkinyt vaikuttamaan hankintamenettelyyn tai toimimaan hankintamenettelyssä 81 §:n 11 kohdassa tarkoitetuilla epäasiallisilla tavoilla.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjoajien edellytettiin täyttävän pyydetyt liitteet ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Tarjouksen tarkastuksessa havaittiin, että Cloudpermit Oy:n tarjouksessa oli täsmennystä vaativia seikkoja. Cloudpermit Oy:lle lähetettiin kirjallinen täsmennyspyyntö. Cloudpermit Oy antoi annetussa määräajassa vastauksen esitettyyn täsmennyspyyntöön. Täsmennyspyyntöön annettujen vastausten perusteella todettiin, että Cloudpermit Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu

Kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli paras hinta-laatu-suhde siten, että hinnan painoarvo oli 70 % ja laadun 30 %. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet oli kuvattu tarjouspyynnön kohdassa ”Hankinnan kohteen kriteerit”.

Koska tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia saatiin vain yksi, ei tarjousten vertailua ollut tarpeen suorittaa. Cloudpermit Oy:n tarjous täytti edellä todetusti tarjouskilpailussa asetetut pakolliset vaatimukset, joten tarjous voidaan hyväksyä.

Cloudpermit Oy:n tarjouksen vertailuhinta oli 22 668 816,00 euroa. Kaupunkiympäristön toimialan osalta kaikkien puitesopimuksen piiriin kuuluvien palveluiden laskennallisiksi kustannuksiksi on arvioitu nykyisten lupa- ja hakemusmäärien perusteella enintään 8,4 miljoonaa euroa. Tarkempi yhteenveto puitesopimuksen piiriin kuuluvista palveluista ja niiden hinnoittelusta on tämän asian liitteenä 1.

Arvio hankinnan arvosta ei tarkoita palveluista aiheutuvia tosiasiallisia kustannuksia, vaan tosiasialliset kustannukset määräytyvät palvelusopimuksessa yksilöityjen yksittäisten palveluiden tilausten perusteella.

Tarjous on hintatasoltaan hyväksyttävissä, vaikka joidenkin ohjelmistopalveluiden vuosikustannukset nousevat jonkin verran nykyisen sopimuksen perusteella käytössä oleviin ohjelmistopalveluihin verrattuna. Hintojen nousemista voi selittää muun muassa se, että palveluiden sisällölle ja toimittajalle on asetettu kilpailutuksessa useita uusia vaatimuksia päättyvään sopimukseen liittyneeseen kilpailutukseen verrattuna.

Sopimuksen syntyminen ja määräaika

Kuntien Tiera Oy on tarkastanut voittaneen tarjoajan rikosrekisteriotteet.

Sopimus ei synny Helsingin kaupungin ja voittaneen tarjoajan välille tämän päätöksen tiedoksiannon myötä. Osapuolien välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet puitesopimuksen. Cloudpermit Oy on ennen alkuperäisen tarjouksen voimassaoloajan päättymistä 18.6.2021 ilmoittanut jatkavansa tarjouksen voimassaoloaikaa 7.10.2021 saakka.

EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika).

Hankintalain 130 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan odotusaikaa ei kuitenkaan tarvitse noudattaa, jos sopimus tehdään ainoan hyväksyttävän tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa eikä tarjouskilpailussa ole jäljellä muita tarjoajia tai ehdokkaita, joiden asemaan sopimuskumppanin valinta vaikuttaa. Näin ollen odotusaikaa ei tarvitse tässä tapauksessa noudattaa.

Sopimuskaudella noudatettava menettely

Hankinnassa kyse on yhden toimittajan puitejärjestelystä, jonka kaikki keskeiset ehdot on vahvistettu puitesopimuksessa. Puitejärjestelyn sisäisistä hankinnoista ei siten tarvitse järjestää erikseen puitejärjestelyn sisäisiä kilpailutuksia, vaan palveluita voidaan tilata suoraan Cloudpermit Oy:ltä puitesopimuksessa vahvistettujen ehtojen mukaisesti.

Tilaajalla on puitesopimuksen ehtojen mukaan mahdollisuus kasvattaa tai vähentää palveluiden hankintaa toimittajalta kulloistenkin tarpeidensa mukaan.

Puitesopimukseen perustuvien yksittäisten palveluiden tilaukset yksilöidään ja vahvistetaan erillisessä tilaajan ja toimittajan välisessä palvelusopimuksessa. Valtuudet palvelusopimuksen tekemiseen määräytyvät kaupunkiympäristölautakunnan päättämien hankintavaltuuksien mukaisesti.

Mikäli puitesopimuksen mukaisia palveluita halutaan lisätä tai vähentää myöhemmin puitesopimuskauden aikana, tilaaja ja toimittaja sopivat tähän liittyvistä palvelusopimuksen muutoksista erikseen kirjallisesti.

Palvelusopimus on voimassa toistaiseksi, tilaajalla on oikeus irtisanoa palvelusopimus noudattaen kolmen kuukauden irtisanomisaikaa. Palvelusopimus voi olla kuitenkin voimassa enintään yhden vuoden ajan puitesopimuksen päättymisen jälkeen.

Puitesopimuksen mukaiset hinnat ovat kiinteät kolme vuotta sopimuksen voimaantulopäivästä lukien. Kiinteän sopimuskauden jälkeen hintoja voidaan tarkistaa vuosittain puitesopimuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Hintojen vuosittainen korotus voi olla enintään kaksi prosenttia.

Puitesopimuksen ehtojen mukaan puitesopimuksessa ei aseteta mitään minimiostovelvoitteita eikä sopimuksella estetä tai rajoiteta tilaajaa hankkimasta vastaavia palveluja tai muita palveluita myös muilta toimittajilta.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (11.5.2021 § 248) mukaan kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolla on hankintavaltuus yli kolmen miljoonan euron hankinnoissa. Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.

Detta beslut publicerades 16.08.2021

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.