Hankinta, SAP Analytics Cloud -lisenssien lisähankinta, kaupunginkanslia

Strategiajohtaja päätti tehdä CGI:n tarjouksen mukaisen lisähankinnan SAP Business Objects (BO) -lisenssien päivittämisestä SAP Analytics Cloud (SAC)–lisensseihin ja allekirjoittaa CGI Suomi Oy:n kanssa tehtävän tätä koskevan sopimusmuutoksen ja loppukäyttäjän sopimusehdot.

Sopimus on voimassa 1.10.-2021-19.4.2025 ja sopimuskauden arvioitu kokonaishinta on 856 071 euroa.

Kaupungilla on ollut vuodesta 2014 lähtien sopimus (päätöskoodi kp65/14) SAP-lisenssien ylläpidosta CGI:n kanssa (ts. ensin Affecton, yrityskaupan jälkeen sopimus siirtyi CGI:lle). Kaupunki solmi 19.4.2020 viiden vuoden ylläpitopalvelusopimuksen SAC- ja BO-lisensseille ja samalla tehtiin ensimmäinen SAC-hankinta (päätöskoodi THJ8/20). Syynä uuden raportointivälineen käyttöönottoon on se, että SAC tarjoaa BO:ta paremmat analytiikka- ja visualisointimahdollisuudet. Sen jälkeen SAC-käyttäjämäärän kasvaessa SAC-lisenssien määrää on lisätty ja samalla poistettu BO-lisenssejä käytöstä.

Tällä hetkellä kaupungilla on käytössään 40 nimettyä (eli käyttäjäkohtaista) ja 20 kelluvaa SAC-lisenssiä sekä 157 nimettyä ja 70 kelluvaa SAP BO-lisenssiä. Tämän päätöksen jälkeen SAC-lisenssien määrä kasvaa 30 julkilisenssillä, joita pystyvät käyttämään muutkin kuin kaupungin työntekijät (käytännössä poliittiset päättäjät).

SAC-lisenssien vuosittainen ylläpitomaksun on ennen lisähankintaa 36 892 € + alv. 30 julkilisenssin hankinnan jälkeen vuosittain kulu nousee 60 820 euroon + alv.

Hankinnan yhteydessä lakkautetaan 19 kpl nimettyä BO-lisenssiä 1.1.2022 alkaen. Käyttöön jää 138 lisenssiä nimettyä ja 70 kelluvaa SAP BO-lisenssiä. Niiden vuosittainen ylläpitomaksu on 31.12.2021 saakka 196 076,84 € + alv. ja sen jälkeen 183 771,84 € + alv. BO-lisenssien vuosittainen ylläpitomaksu laskee siis 12 305 €.

Ennen lisähankintaa BO- ja SAC-lisenssien yhteenlaskettu ylläpitoveloitus on 232 968,84 € + alv. vuodessa. Lisähankinnan jälkeen vuosittainen ylläpitokustannus on 244 591,84 € + alv. 1.1.2022 alkaen. Lisenssien ylläpitomaksut nousevat siis lisähankinnan jälkeen 11 623 euroa vuodessa + alv.

Kustannusten arvonlisäveroton osuus maksetaan talousarvion kohdalta 1 40 01, keskitetty tietotekniikka, projektilta Informatica & BO-lisenssit alustapalvelu (projektinumero 1813006014).

Kaupunkiyhteiseen tietovarasto- ja raportointijärjestelmä Hetaan on toteutettu vuoden 2021 aikana kokeiluna johdon työpöytiä, joista kaupunginvaltuutetut voivat päästä tarkastelemaan kaupungin talouden kehitystä. Kokeilun mahdollisti uudet SAC-julkilisenssit, joiden avulla myös sellaiset, joilla ei ole kaupungin työntekijöiden tunnuksia, pääsevät katsomaan valittuja dokumentteja. Kokeilu onnistui ja lisälisenssien hankinta mahdollistaa jatkossakin valtuutettujen sisäänpääsyn valmistuneeseen johdon työpöytään.

Hankinta perustuu hankintakeskuksen ja Affecto Finland Oy:n (7.12.2006 allekirjoittamaan sopimukseen Business Objects lisenssien hankinnasta sekä) 20.11.2014 päivättyyn valmisohjelmiston ylläpitopalvelusopimukseen BOYP140819TAS. Affecto Finland Oy on siirtynyt yrityskaupan yhteydessä CGI:n omistukseen.