Vuokraus, toimitila, Kansakoulukatu 3, Headmasters Office Ky, Dividum Oy

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Tarve

Osoitteessa Kansakoulukatu 3 noin 1 384 m² laajuiset uudet peruskorjatut toimistotilat tulevat kaupungin kanslian elinkeino-osaston yksikköjen Innovaatiot ja uudet kokeilut, työvoima ja maahanmuutto, uudet yritykset (NewCo Helsinki), yrityspalvelut, kehittämispalvelut ja matkailuyksikkö yhteiseen käyttöön, 14.1.2022 päivätyn hankesuunnitelman mukaisesti määräaikaisella viiden (5) vuoden vuokrasopimuksella.

Uusien tilojen myötä Elinkeino-osasto luopuu kolmessa muussa osoitteessa sijaitsevista tiloista ja vähentää näin ollen tilankäyttöä 1 119 m²:llä. Toimintojen ja henkilöstön keskittäminen avaa mahdollisuuden kehittää osaston toimintaa aikaisempaa laajempana kokonaisuutena. Sijoittuminen Kampin alueelle tulee olemaan osa Elinkeino-osaston muuta tilaverkkoa, työllisyydenhoidon joulukuussa 2021 käyttöönotettavia tiloja Malminkadulla ja Marian sairaala-alueen yrityskeskus Maria 01:tä, jolloin tilankäytön tehostamista ja yhteiskäyttöisyyttä kehitetään kaikkien kolmen kohteen tilaverkkona. Uusiin toimitiloihin tulee sijoittumaan 160 työntekijää. Tilaratkaisu perustuu nimeämättömiin työpisteisiin huomioiden monipaikkaisen työn vaatimukset.

Tilatarpeen taustalla on Ushakoffin kiinteistön, Pohjoisesplanadi 19, myyntiprosessin käynnistyminen. Elinkeino-osaston henkilöstöä on sijoittuneena kyseisessä kohteessa noin 120 henkilöä. Lisäksi kolmessa muussa osoitteessa olevat tilat eivät enää vastaa toiminnan tarpeita. Sijoittuminen yhteen yhteiseen toimitilaan mahdollistaa sekä tilankäytön tehostamisen että toiminnan kehittämisen.

Uudet tilat toteuttavat Helsingin kaupungin toimitilastrategiaa, kaupunkistrategiaan kirjattua tavoitetta parantaa kaupungin kokonaistuottavuutta ja kaupunginkanslian työympäristökehittämisen tavoitteita.

Vaihtoehtoiset tilat

Kaupunkiympäristön toimiala on etsinyt yhteistyössä kaupunginkanslian vuoden 2021 aikana kanssa sopivia tiloja. Vaihtoehtoisia tiloja tarkasteltiin muun muassa osoitteista Arkadiankatu 23, Itämerenkatu 5, Kalevankatu 48, Kampinkuja 2. Suhteessa Kansakoulukatu 3:n tiloihin olivat muut tarkastelussa olleet tilavaihtoehdot joko soveltumattomia tai niitä pidettiin sijaintinsa vuoksi sopimattomina. Keskustan alueella toimintaan sopivien toimitilojen keskimääräinen neliövuokra on noin  
35 euroa/m²/kk. Kaupungin omassa tilaverkossa olevia tavoitteiden mukaisia toimitiloja ei ole vapaana. Perusteluissa mainitut Elinkeino-osaston tavoitteet saavutetaan parhaiten sijoittamalla toiminnot Kansakoulukatu 3 kiinteistöön.

Vuokrattavat tilat

Tarvittavat tilat on tarkoitus järjestää vuokraamalla osoitteessa Kansakoulukatu 3:n sijaitsevat toimitilat kahdessa erillisessä kerroksessa (kerrokset 4. ja 5.) Tilat omistaa Headmasters Office Ky. Tavoitteena on, että Elinkeino-osaston yksiköillä on vahva keskittymä kaupungissa. Kansakoulukatu 3:n tilat ovat helposti saavutettavissa julkisilla kulkuvälineillä.

Kiinteistön alimmissa kerroksissa sijaitsevat pukutilat ja pyöräpaikoituksen tilat esteettömillä yhteyksillä. Tilat ovat yhteiskäyttöisiä talon muiden vuokralaisten kanssa. Kellarikerroksessa sijaitseva kokouskeskus tarjoaa puolestaan joustavasti erikseen vuokrattavaa tilaa Elinkeino-osaston erilaisten tapahtumien toteutuspaikaksi. Katotasossa sijaitsevat vastaanottopalvelut kuuluvat vuokraan.

Vuokraus ulkoiselta toimijalta

Kaupunki vuokraa kaupunginkanslian käyttöön Kansakoulukatu 3:n tilat niiden muutostöiden valmistuttua syksyllä 2022. Vuokrattavien tilojen pinta-alat ovat yhteensä 1 384 m² toimistotilaa 4. - 5. kerroksissa.

Tiloista maksettavan vuokran määrä on 50 931,20 euroa/kk (alv. 0 %) eli 36,80 euroa/m²/kk. Kaupunki korvaa vuokranantajalle kohteen ylläpitokustannukset osana kuukausittain maksettavaa vuokraa. Ylläpitokustannusten osuus vuokrasta on 5,40 euroa/m²/kk ja pääomavuokran osuus näin ollen 31,40 euroa/m²/kk. Kohteen ylläpitokustannusten mahdollinen nousu tai lasku vuokra-aikana ei vaikuta tiloista maksettavan vuokran määrään.

Tilojen yhteenlaskettu pääomavuokra on 521 491,20 euroa vuodessa ja yhteenlaskettu ylläpitovuokra on 89 683,20 euroa vuodessa. Kokonaisvuokra on 611 174,40 euroa vuodessa, mikä tarkoittaa viiden (5) vuoden määräajalle yhteensä noin 3 055 872 euroa. Tilahankkeiden käsittelyohjeen mukaisesti pääomitettu arvonlisäveroton pääomavuokra 5 vuoden vuokraajalle nykyarvoon laskettuna on noin 2 258 057 euroa. Nykyarvo tarkoittaa myöhempänä ajankohtana maksettavien maksujen arvoa tarkasteluhetkellä (ts. nykyrahassa).

Vuokra-aika alkaa 1.9.2022 ja se on voimassa määräaikaisesti 31.7.2027 saakka.

Edellä mainittuun vuokraan lisätään arvonlisävero. Tilavuokra on sidottu elinkustannusindeksiin. Vuokralainen vastaa omalla kustannuksellaan oman toimintansa käytössä olevien laitteiden ylläpidosta, huollosta ja korjauksista. Tilavuokra kattaa kustannukset vuokrasopimusluonnoksen liitteenä olevan hankintarajataulukon mukaisesti. Tilojen vuokraukseen ei hankintalain 9 §:n perusteella sovelleta hankintalakia.

Vuokrasopimuksen merkinnät ehtoineen ja teknisine liitteineen ovat kaupunkiympäristön toimialan asiakaspäällikön, hallintopalvelujen juristin, projektinjohtajan ja rakennus- ja taloteknisten asiantuntijoiden sekä kaupunginkanslian hallintopalvelun johtavan asiantuntijan tarkistamat.

Tilojen muutostyöt

Vuokranantaja vastaa tilojen suunnittelusta ja muutostöiden toteuttamisesta käyttäjän toiminnan vaatimusten mukaisiksi kerroksissa 4 ja 5. Suunnittelu ja toteutus tapahtuvat vuokranantajan tilaamana ja johdolla yhteistyössä kaupunginkanslian johtavan asiantuntijan ja kaupunkiympäristön toimialan osoittaminen asiantuntijoiden kanssa. Vuokranantaja hakee muutostöille tarvittavan rakennusluvan. Hanke toteutetaan nykyvaatimusten mukaista normaalia laatutasoa noudattaen voimassa olevien rakennusmääräysten ja ohjeiden sekä Helsingin rakennusvalvonnan ohjeiden mukaisesti. Tavoitteena on turvallinen, toiminnallisesti ja teknisesti tarkoitukseen sopiva toimitila. Erityistä huomiota kiinnitetään akustiikkaan ja tilojen ilmastoinnin riittävään mitoitukseen.

Muutostöihin liittyvät käyttäjän omat hankinnat ovat irtokalusteet, AV- laitteet, tietoliikenneyhteys, turva- ja lukitusasennukset. Näiden hankintojen suunnitteluttamisesta ja yhteensovittamisesta muutostöiden suunnitelmien kanssa, hankinnasta, huolinnasta ja asennuksesta vastaa kaupunginkanslia.

Kaupunkiympäristön toimialan asiakkuusyksikkö 3:n yksikön päälliköllä on oikeus hyväksyä hankkeen suunnittelun ja toteutuksen aikana käyttäjän tarpeiden muutoksista johtuvat vähäiset vuokranantajan lisä- ja muutostöiden kustannukset, joilla saattaa olla vaikutusta pääomavuokraan.

Tilakustannus kaupunginkanslialle

Tilakustannus käyttäjälle muodostuu kaupunkiympäristön toimialan vuokranantajalle maksamista vuokrista sekä kaupunkiympäristön toimialan hallintokuluista. Tilakustannus käyttäjälle koostuu keskimääräisestä pääomavuokrasta 31,40 euroa/m²/kk, ylläpitovuokrasta 5,40 euroa/m²/kk sekä kaupunkiympäristön toimialan perimästä hallintokulusta 0,50 euroa/m²/kk. Tilakustannus käyttäjälle on yhteensä  
51 623,20 euroa kuukaudessa, eli yhteensä noin 619 478,40 euroa vuodessa.

Käyttömenokustannus kaupunginkanslialle

Käyttäjä vastaa toimintansa edellyttämien kalusteiden ja tietojärjestelmien laitteiden hankinnoista ja niiden toteutuksesta, mihin on varattu 325 000 euroa.

Tilojen suunnittelun, toteutuksen ja käyttöönoton aikataulu

Tavoitteena on, että Kansakoulukatu 3:n tilat luovutetaan elinkeino-osaston käyttöön syyskuun alussa 2022.

Vuokranantajan ilmoittama aikataulu on seuraava:

- Vuokrasopimusneuvottelut ja päätöksenteko 01/2022
- Toteutussuunnittelu 01 - 02/2022
- Rakentamisen valmistelu 01/2022
- Toteutus ja käyttäjän omien hankintojen toteutus 01 - 08/2022
- Hallinnanluovutus ja toiminnan käynnistäminen 09/2022.

Rahoitus ja toteutus

Ulosmaksettava vuokra rahoitetaan kaupunkiympäristön toimialan käyttötalousmäärärahoista. Hanke on vuokrahanke eikä hankkeeseen käytetä kaupungin investointirahoitusta. Vuokran-antaja toteuttaa tarvittavat tilamuutostyöt. Tilojen ylläpidosta vastaa vuokranantaja.

Toimivalta

Hallintosäännön 16 luvun 3 §:n 2 momentin 2 kohdan (16:3.2 k. 2) sekä kaupunginhallituksen 18.9.2017 § 865 päätöksen perusteella rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on toimivaltainen päättämään vuokraamisesta, kun määräaikaisen sopimuksen tai 1 vuoden irtosanomisajalla toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen ennakoitu kokonaisarvo on enintään 5 miljoonaa euroa.

Keskushallinto Kaupunginkanslia 19.1.2022

Detta beslut publicerades 31.01.2022

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.