Hankinta, hammashoitoyksiköt ja kaapistot, Laajasalon hammashoitola

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti hyväksyä JH Hammastuote Oy:n tarjouksen Stern Weber S320-sarjan hammashoitoyksiköistä lisävarusteineen, Stern Weber P - merkkisistä potilastuoleista, sekä Dûrr-merkkisestä imulaitteistosta sekä kaapistoista Laajasalon hammashoitolan hammashoitoyksiköiden, potilastuolien, imulaitteiston sekä kaapistojen hankinnassa.

Samalla terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti hylätä Hammasväline Oy:n ja Plandent Oy:n tarjoukset.

Hankinnan kokonaisarvo on 165 174,00 euroa (alv 0 %).

Hintaan sisältyy asennus, vanhojen hoitokoneiden, kaapistojen ja imulaitteistojen purku, poisvienti ja asianmukaisen hävitys.

Hankintamenettely ja valintaperusteet

Suun terveydenhuollolla on voimassa oleva puitesopimusjärjestely kuuden toimittajan kanssa. Hankinta toteutettiin rajoitetulla menettelyllä, ns. minikilpailutuksena puitesopimustoimittajien kesken.

Hankinta oli jaettu kahteen kohderyhmään. Kohderyhmä 1 sisälsi hammashoitoyksiköt, potilastuolit ja imulaitteiston, kohderyhmä 2 hoitokaapistot.

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hammashoitoyksikön, potilastuolin ja imulaitteiston hinnan painoarvo oli 50 % ja laadun 50 %. Hoitokaapistojen kohderyhmän hinnan painoarvo oli 100 %.

Koko hankinnan osalta tarjoajan saamat vertailupisteet muodostuivat kohderyhmä 1:n (hammashoitoyksiköt; hintapisteet + laatupisteet) ja kohderyhmä 2:n (kaapistot) yhteenlaskettujen vertailupisteiden perusteella siten, että valituksi tuli suurimmat vertailupisteet saanut tarjoaja.

Laatua arvio suun terveydenhuollon ammattihenkilöistä koostuva työryhmä. Laadulla vertailtavat ja pisteytettävät ominaisuudet ja pisteytyksen perusteet olivat kuvattuna tarjouspyynnön liitteenä olleessa laatupisteytyslomakkeessa.

Laadulla arvioitavia ominaisuuksia olivat mm. työergonomiaan liittyvät seikat, erilaisten potilasryhmien siirtyminen potilastuoliin ja hammashoitoyksikön huoltotoimet ja käytön aseptisuus. Laadusta tarjoaja saattoi saada enintään 50 vertailupistettä.

Tarjouspyynnössä oli kerrottuna, että hankinnassa käytetään Vironiemen hammashoitolan hankinnan (tarjousten jättöaika umpeutui 31.3.2022) HEL 2022-000025 laatuvertailun pisteitä niiden hammashoitoyksiköiden osalta, jotka ovat samoja, kuin Laajasalon hammashoitolaan tarjotut hammashoitoyksiköt.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle muodolliset vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyyntö lähetettiin puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille 8.3.2022 tarjouspalvelu.fi kautta. Lisätietokysymykset hankintaan tuli esittää 21.3.2022 mennessä. Hankintaan saapui yksi kysymys ja siihen vastattiin 9.3.2022.

Määräaikaan 7.4.2022 klo 13.30 mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kuusi tarjoajaa:

- Fimet Oy (FI04688826

- Flinno Oy (FI25995956)

- Hammasväline Oy (0881266-0)

- JH Hammastuote Oy (2184134-3)

- Plandent Oy (0112771-6)

- Unident Oy (2823729-6)

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen ja perustelut tarjousten hylkäämiselle

Suun terveydenhuolto ja hankintapalvelut ovat tarkastaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikki tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia.

Plandent Oy:n tarjous ei vastannut tarjotun valokovettajan osalta tarjouspyynnön vaatimuksia, joten Plandent Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjouspyynnössä oli vaadittuna, että instrumenttisiltaan tarjottavan valokovettajan teho on 1200-1600 mW/cm2. Plandent Oy tarjosi valokovettajaksi Satelec MiniLed Supercharged valokovettajaa.

Hankintayksikkö esitti Plandent Oy:lle 12.4.2022 täsmennyspyynnön valokovettajan valotehoon liittyen. Vastaus täsmennyspyyntöön saatiin 2.5.2022. Vastauksessaan Plandent Oy totesi, että tarjotun valokovettajan valmistajan antama arvo 7,5mm kuitukärjellä on 2000 mW/cm² +/- 10%.

Hankintatyöryhmä on käsitellyt Plandent Oy:n vastausta ja totesi, että valokovettaja ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia valotehon osalta.

Hammasväline Oy:n tarjous ei vastannut kaapistojen materiaalin osalta vaadittua. Tarjouspyynnössä oli vaadittuna, että kaapistojen materiaalin tulee olla kosteudenkestävää, P5 laatuluokkaa tai vastaavaa.

Hammasväline Oy tarjosi kaapistoihin kosteudenkestävää, P3-laatuluokkaa olevaa materiaalia. Hankintayksikkö esitti 11.4.2022 Hammasväline Oy:lle tarjouksen täsmentämispyynnön, jossa pyydettiin kuvaamaan sitä, kuinka kaapistojen materiaaliksi tarjottu P3 laatuluokka vastaa vaadittua P 5 laatuluokkaa.

Hammasväline Oy vastasi 12.4.2022 ja totesi vastauksessaan, että ” kosteuden kosteustaso ominaisuuksiltaan P5 ja P3 ovat vastaavat, kuten tarjouspyynnössä pyydetään. Eroavaisuus on levyjen kovuudessa. Normaalisti käytämme kalusteissamme P5 levyä. Tarjouksen tekovaiheessa, P5 levyn saatavuudessa oli suuria vaikeuksia. Tämä vuoksi tarjosimme vastaavan tuotteen, joka oli P3 levyä. Tämän hetkisten tietojen mukaan, kalustevalmistaja saakin P5 levyä. Mikäli Hammasväline Oy tulee valituksi, toimitamme kalusteet P5 levyistä valmistettuina.”

Hankintatyöryhmä on käsitellyt Hammasväline Oy:ltä saatua vastausta ja konsultoinut myös hankintalakimiestä. Lähtökohtaisesti P 3 laatuluokan tarjoaminen on ollut tarjouspyynnön vastaista (tarjous ei ole täyttänyt tarjouspyynnön vaatimuksia P 5 lujuuslaatuluokasta), joten hankintayksikkö hylkää Hammasväline Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena. Ristiriita tarjouksen ja täsmennyspyyntöön saadun vastauksen osalta voidaan katsoa tarjouksen olennaiseksi muuttamiseksi, mikä ei ole sallittua.

Hankinnassa esitettiin täsmennyspyyntöjä myös muiden tarjoajien tarjouksiin. Fimet Oy:n ja Flinno Oy:n osalta pyydettiin täsmennystä kaapistojen laatuluokkaan ja tasojen materiaaliin liittyen. Lisäksi Flinno Oy:ltä pyydettiin täsmennystä tarjotun valokovettajalaitteen Mectron Starlightin teho-alueeseen, aallonpituuteen ja kovetusajan säätöön liittyen.

Fimet Oy:n ja Flinno Oy:n antamat vastaukset täsmennyspyyntöihin hyväksyttiin ja tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Suun terveydenhuollon työryhmä

Suun terveydenhuollon käyttäjistä koostuva työryhmä kävi 28.4.2022 arvioimassa laadulliset ja laatupisteytettävät ominaisuudet tarjotuista hammashoitoyksiköistä, potilastuoleista ja imulaitteistosta niiden tarjoajien osalta, joiden tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia (Flinno Oy ja JH Hammastuote Oy).

Tarjouspyynnössä oli kerrottuna, että hankinnassa käytetään Vironiemen hammashoitolan hankinnan (tarjousten jättöaika umpeutui 31.3.2022) HEL 2022-000025 laatuvertailun pisteitä niiden hammashoitoyksiköiden osalta, jotka ovat samoja, kuin Laajasalon hammashoitolaan tarjotut hammashoitoyksiköt, joten Fimet Oy:n ja Unident Oy:n tarjoamia hammashoitoyksiköitä ei käyty arvioimassa uudelleen.

Työryhmässä oli yhteensä kuusi ammattihenkilöä: kaksi hammaslääkäriä, kaksi suuhygienistiä ja kaksi hammashoitajaa. Jokainen arvioi ja pisteytti itsenäisesti hammashoitoyksikön ja potilastuolin ja imulaitteiston laadullisesti arvioitavat ominaisuudet. Työryhmän jäsenten laadulle antamat pisteet laskettiin yhteen ja suhteutettiin toisiinsa. Tästä muodostui kunkin tarjoajan laadusta saama vertailupistemäärä.

Arviointityöryhmän tehtävänä oli arvioida ainoastaan tarjotun hammashoitoyksikön laadullisia, pisteytettäviä ominaisuuksia.

Valinta

Suun terveydenhuollon hankintatyöryhmä ja hankintapalvelut ovat käsitelleet 2.5.2022 hankintaan saatuja tarjouksia, tarjouksista tehtyä vertailua ja työryhmän arviointeja.

Hankintatyöryhmä päätti hyväksyä JH Hammastuote Oy:n tarjouksen, vaikka tarjoajalla ei ollut esitellä arviointityöryhmälle hammashoitoyksikköä, jossa olisi ollut näyttö kiinnitettynä. Arviointityöryhmälle esiteltiin tilaisuudessa kirjallisesti ja kuvin erilaisia näytön kiinnittämiseen liittyviä mahdollisuuksia, joista arviointityöryhmälle muodostui hyvä käsitys siitä, kuinka näyttö on hammashoitoyksikön varsistoon mahdollista kiinnittää.

Hankintatyöryhmä ja hankintayksikkö toteavat, että tarjouspyynnössä on ollut maininta, että ” Mikäli tarjottua hammashoitoyksikköä ei ole arvioitavana arvioitavien (laatupisteytettävien) ominaisuuksien osalta, tulee tarjoajan huomioida, että tällöin ei arviointia voida suorittaa siten, että arvioinnit olisivat vertailukelpoisia keskenään. Tämä saattaa johtaa tarjoajan hylkäämiseen.”

Suun terveydenhuollon hankintatyöryhmä totesi, että näytön puuttuminen arvioitavasta hammashoitoyksiköstä ei ollut sellainen puute, joka olisi estänyt tarjousten tasapuolisen laatuarvioinnin. JH Hammastuote Oy:n tarjous oli vaaditun näytön osalta tarjouspyynnön vaatimusten mukainen.

Hankintatyöryhmä ja hankintayksikkö päättivät kuitenkin poistaa arviointityöryhmän antamat laatupisteet arvioidusta kohdasta: ”Instrumenttisilta ja tarjotinpöytä ovat vakaat, mutta helposti liikuteltavissa. Hoitoyksikön instrumenttisilta ja näyttö on erikseen liikuteltavissa ja näyttö ei sijaitse häiritsevästi hoitajan puolella potilasvaihdossa” – eli tarjoaja ei saanut laatupisteitä em. kohdan osalta.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman, tarjouksen antoi JH Hammastuote Oy vertailuhinnalla 165 174,00 euroa (alv 0 %) ja vertailupisteillä 188,303.

Yhteenveto hintavertailupisteistä ja laadusta saaduista vertailupisteistä sekä kokonaisvertailupisteistä ja hinnasta on tämän päätöksen liitteenä 1.

Sopimus

Helsingin kaupunkia ja toimittajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen.

Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Hankinnasta tehdään valitulle toimittajille erillinen, kirjallinen tilaus.

Hankintavaltuudet

Terveys- ja päihdepalvelujen johtajan oikeus päättää hankinnasta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 18.1.2022 § 7.