Hankinta, suun terveydenhuollon hammaslaboratoriopalvelut, sosiaali- ja terveystoimiala

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti hyväksyä suun terveydenhuollon hammaslaboratoriopalvelujen hankinnassa seuraavien tarjoajien tarjoukset:

Perinteisellä jäljennöksellä

Digitaalisella jäljennöksellä

Päätöksen liitteistä 1 ja 2 ilmenevät kuhunkin positioon valitut tarjoajat ja positiokohtainen kokonaisvertailuhinta ja -pisteet ja liitteessä 3 yhteenveto laatuarvioinnista.

Päätös on kunkin tarjoajan osalta ehdollinen, kunnes harmaan talouden torjuntaan liittyvät dokumentit ja rikosrekisteriotteet on esitetty, tarkastettu ja hyväksytty.

Lisäksi päätös on ehdollinen Kotihammas Oy:n ja Mehiläinen Oy:n osalta, kunnes kaikki annetut referenssitiedot on varmistettu.

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti hylätä seuraavien tarjoajien tarjoukset:

- Oral Hammaslaboratoriot, tarjous hylätään kokonaisuudessaan

- Mehiläinen Oy hylätään positioissa 2 perinteisillä jäljennöksillä ja positiossa 1 digitaalisilla jäljennöksillä olevissa töissä

- 3Dent Oy hylätään digitaalisten jäljennösten positiossa 2 ja 10

- Kotihammas Oy hylätään digitaalisten jäljennösten positiossa 2

- Lumi Dental Oy:n tarjous hylätään kokonaisuudessaan

Hankinnan sitoumukseton arvioitu kokonaisarvo mahdolliset optiokaudet huomioiden on noin 3,5 Me:tä (alv 0 %). Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua hankitaan tilaajan tarpeen mukaan.

Taustaa

Hammaslaboratoriopalvelujen hankinta on tällä hetkellä järjestetty suorahankintana. Sosiaali- ja terveyslautakunta on tehnyt suorahankintaa koskevan päätöksen 18.1.2022 § 5. Suorahankintaa koskevat sopimukset päättyvät 30.9.2022, sopimuskautta voidaan jatkaa tarvittaessa enintään 31.12.2022 saakka.

Sosiaali- ja terveyslautakunta on hyväksynyt hankintaa koskevat periaatteet ja ehdot 12.4.2022 § 71.

Hammaslaboratoriopalvelujen kilpailutus koski tavanomaiseen protetiikkaan, purennan kuntoutukseen ja purentafysiologiaan liittyviä hammaslaboratoriotöitä

Hankintamenettely ja tarjouspyyntö

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle ja vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyyntö julkaistiin julkisten hankintojen ilmoitusportaalissa Hilmassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 4.5.2022.

Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 23.5.2022 klo 12 mennessä. Saapuneisiin kysymyksiin vastattiin 24.5.2022 mennessä. Määräaikaan 7.6.2022 klo 14 mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat seitsemän tarjoajaa:

- 3Dent Oy (FI27750709)

- KotiHammas Oy (2547260-2),

- Loisto laboratoriot Oy (2952550-5)

- Lumi Dental Oy (FI27250499)

- Mehiläinen Oy (FI19275565)

- Oral Hammaslaboratorio

- Plusterveys-Kvalident Oy (FI05807217)

Valintaperusteet

Hankinnassa valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena oli hinta 90 % ja laatu 10 %. Valinnat tehtiin positiokohtaisesti.

Tarjoajan tuli tarjota kaikkia positioon kuuluneita töitä / työvaiheita, jotta hän pääsi mukaan position hintavertailuun. Hankinnassa oli yhteensä 10 positiota.

Lisäksi valintaan vaikutti suun terveydenhuollon, hankintapalvelujen ja toimialan ympäristöasiantuntijan työryhmän tekemä, laadullinen arviointi. Laadulla arvioitiin hammaslaboratorion toimintaan liittyviä seikkoja tarjoajien tarjoukseensa lataaman selvityksen perusteella. Laatua arvioitiin hammaslaboratorion turvallisen työskentelyn näkökulmasta, saapuvien ja lähtevien töiden prosessin osata, tietosuojaa ja tietoturvaa sekä ympäristöasioiden huomioimisesta hammaslaboratorion toiminnassa. Yhteensä laadusta oli mahdollista saada 12 pistettä, jotka vertailupisteiksi muutettuna olivat max. 10 laatuvertailupistettä.

Positioon valittujen tarjoajien määrään vaikutti tarjoajan ilmoittama, tarjottavien töiden määrä vuositasolla. Hammaslaboratorioita valittiin jokaiseen positioon niin monta, että tilaajan arvioima positiokohtainen tarve vuositasolla (arvioitu tilatavien töiden määrä) täyttyi.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintapalvelut ja suun terveydenhuolto ovat tarkastaneet tarjoajien soveltuvuuden. Tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi palveluntuottajiksi.

Suun terveydenhuolto on tarkastanut tarjoajien henkilökunnan tarjouspyynnössä vaadittujen pätevyysvaatimusten täyttymisen vastaavien hammasteknikoiden osalta (koulutus ja kokemus tarjotuista töistä). Muun tähän palveluhankintaan osallistuvan henkilökunnan koulutus sekä kaikkien kielitaito tarkistetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti ennen sopimuksen tekoa.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Suun terveydenhuolto ja hankintapalvelut ovat tarkistaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Tarjouksen täsmennyspyyntö on lähetetty seuraaville tarjoajille:

Lumi Dental Oy:tä lukuun ottamatta täsmennyspyyntöihin saatiin vastaukset. Suun terveydenhuolto ja hankintapalvelut ovat tarkastaneet saadut täsmennykset hyväksyneet ne.

Tarjousten hylkääminen

1. Oral Hammaslaboratorion tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia referenssien osalta. Tarjouspyynnössä oli vaadittuna, että tarjoajan tuli ilmoittaa kolme hammaslääkäriä, joille tarjoaja on tehnyt viimeisen vuoden aikana niitä töitä, joita tarjoaja tarjoaa ja jotka haluavat antaa tarjoajalle suosituksen (referenssin). Yksi referenssiksi ilmoitettu erikoishammaslääkäri ilmoitti, että hän ei ole tehnyt Oral Hammaslaboratorion tarjoamia proteettiseen hoitoon liittyviä töitä, joten Oral Hammaslaboratoriot hylätään virheellisen referenssin vuoksi.

Referenssitietoa on käytetty tarjoajan soveltuvuuden, suorituskyvyn, kokemuksen ja ammatillisen pätevyyden arvioinnissa. Hankintayksikkö ei ole voinut pyytää täsmentämään ilmoitettuja referenssitietoja muutoin kuin yhteystietojen osalta. Tarjoaja ei voi vaihtaa ilmoittamaansa sellaista referenssitietoa, joka ei täytä hankintayksikön esittämiä vaatimuksia. Referenssitiedon vaihtaminen katsotaan julkisissa hankinnoissa tarjouksen kielletyksi muuttamiseksi.

2. Mehiläinen Oy ei ollut ilmoittanut hintaa kaikkiin position kuuluviin töihin positioissa 1 (digitaaliset jäljennökset) ja 2 (perinteiset jäljennökset), joten Mehiläinen Oy hylätään näissä positioissa.

3. 3Dent Oy ei ollut ilmoittanut hintaa kaikkiin positioon kuuluviin töihin digitaalisten jäljennösten positiossa 2 ja 10, joten 3Dent Oy:n tarjous näissä positioissa hylätään.

4. Kotihammas Oy ei ollut ilmoittanut hintaa kaikkiin positioon 2 kuuluviin töihin digitaalisissa jäljennöksissä, joten Kotihammas Oy:n tarjous tässä positiossa hylätään.

5. Lumi Dental Oy ei vastannut hankintayksikön esittämään täsmennyspyyntöön asetetussa määräajassa, joten tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuutta ei voitu arvioida ja tarjous hylätään kokonaisuudessaan. Täsmennyspyyntö oli lähetetty sähköpostitse 13.6.2022 ja määräaika täsmennyksille päättyi 27.6.2022.

Valinta

Suun terveydenhuolto ja hankintapalvelut ovat kokouksessaan 30.6.2022 käsitelleet hankintaan saatuja tarjouksia ja tarjouksista tehtyä vertailua.

Positiokohtaiset kokonaisvertailuhinnat ja valitut hammaslaboratoriot käyvät ilmi tämän päätöksen liitteenä olevista vertailutaulukoista, liitteet 1 ja 2.

Vertailutaulukoissa ei ole mukana hylättyjen hammaslaboratorioiden vertailuhintoja, eikä positioissa hylättyjen tarjoajien hylättyjen positioiden vertailuhintoja

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Sopimuskausi on pituudeltaan kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään 24 kuukauden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta ja pituudesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.

Optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikkien hammaslaboratorioiden kanssa tai vain osan kanssa. Lisäksi optiokausi voidaan ottaa käyttöön kaikista hammasteknisistä töistä tai vain osasta töitä.

Sosiaali- ja terveystoimialalla tai sillä organisaatiolla, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen vuoksi kokonaan tai osittain, on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.

Hankintavaltuudet

Terveys- ja päihdepalvelujen johtajan valtuutus päättää hankinnasta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen 12.4.2022 § 71.

Lautakunta on oikeuttanut päätöksessään terveys- ja päihdepalvelujen johtajan

- tekemään hankinnasta päätöksen

- päättämään optiokauden tai -kausien käyttöönotosta

- allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset

- päättämään sopimusten irtisanomisista tai purkamisista.