Hankinta, suun terveydenhuollon kiireetön hoito, sosiaali- ja terveystoimiala

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti hyväksyä alla lueteltujen tarjoajien tarjoukset suun terveydenhuollon kiireettömän hoidon palveluhankinnassa seuraavassa etusijajärjestyksessä:

1. KotiHammas Oy

2. Spider Med Oy

3. Mehiläinen Terveyspalvelut Oy

4. Coronaria Oy

Lisäksi terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti hylätä Aiderix Oy:n, Leluco Oy:n, MedForia Oy:n tarjoukset

Hankinnan sitoumukseton, arvioitu kokonaisarvo on noin 29 miljoonaa euroa (alv 0 %) mahdollinen optiokausi mukaan lukien.

Helsingin suun terveydenhuolto ei sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittujen vähimmäismäärien lisäksi muihin määrällisiin velvoitteisiin, vaan palvelua hankitaan suun terveydenhuollon kulloisenkin tarpeen mukaan.

Päätös on valitun tarjoajan osalta ehdollinen, kunnes tilaajavastuulain mukaiset selvitykset sekä rikosrekisteriotteet on esitetty, tarkastettu ja hyväksytty. Edellä mainitut selvitykset ja dokumentit tulee toimittaa asetettuun määräaikaan mennessä.

Taustaa

Sosiaali- ja terveyslautakunta on kokouksessaan 21.6.2022 § 125 hyväksynyt hankintaa koskevat periaatteet ja ehdot.

Hankinnan kohteena on hammaslääkäri-hammashoitaja-työparien ja suuhygienistien työpanos Helsingin suun terveydenhuollon hammashoitoloissa toteutettavaan kiireettömään hoitoon. Palvelua on tietyin rajauksin mahdollista tuottaa myös palveluntuottajien omissa tiloissa. Hankittava palvelu ei sisällä erikoishammaslääkäritasoista suun terveydenhoitoa.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 3.8.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi ja korjattu hankintailmoitus 3.9.2022. Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 28.8.2022 mennessä. Saapuneisiin kysymyksiin vastattiin 1.9.2022. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 14.9.2022.

Määräaikaan mennessä saapui yhdeksän tarjousta. Tarjouksensa jättivät:

- Aiderix Oy (1463098-6)

- Coronaria Hammaslääkärit Oy (FI2908910- 9)

- KotiHammas Oy (2547260-2)

- Leluco Oy ( 3234771-1)

- Med Group (2080120-0)

- MedForia Oy (3147703-9)

- Mehiläinen Terveyspalvelut Oy (1723156-9)

- Spider Med Oy (3155019-5)

- Terveystalo Julkiset Palvelut Oy (1625174-4)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouspyynnössä määritellyt harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset sekä rikosrekisteriotteet tarkastetaan vain niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät vertailun perusteella tulevan valituiksi palveluntuottajaksi.

Selvityspyyntö alhaisesta hinnasta

Hankintayksikkö on lähettänyt 19.9.2022 Leluco Oy:lle hankintalain (L1397/2016) § 96 mukaisen selvityspyynnön poikkeuksellisen alhaisesta tuntihinnasta koskien hoitohuoneen avaamista ja sulkemista.

Leluco Oy on antanut hintaa koskevan selvityksen 20.9.2022. Selvityksestä ilmenee, että annetussa hinnassa ei ole kyse hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyömisestä. Hankintayksikkö on hyväksynyt saadun selvityksen.

Harkinnanvaraisen poissulkemisperusteen harkinta

Hankintayksikkö on tarkastellut ja harkinnut hankintalain (L1397/2016) 81 § harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden käyttöä Mehiläinen Terveyspalvelut Oy:n osalta aikaisemmassa palvelussa olleiden oleellisten virheiden vuoksi. Sopimus on jouduttu irtisanomaan ennenaikaisesti merkittävien palveluntuotantoon liittyneiden puutteiden vuoksi.

Hankintayksikkö on ilmoittanut 26.9.2022 Mehiläinen Terveyspalvelut Oy:lle harkitsevansa harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden käyttöä. Hankintayksikkö on antanut Mehiläinen Terveyspalvelut Oy:lle mahdollisuuden antaa selvitystä hankintalain 81 §:n liittyen. Selvityspyyntö koski erityisesti tarjoajan laadunvarmistus- ja johtamisjärjestelmää ja sen toimivuutta käytännön toiminnassa henkilökunnan saatavuuden ja palveluntuotannon turvaamiseksi. Hankintayksikkö on pyytänyt Mehiläinen Terveyspalvelut Oy:tä selvitystä tarjoajan luotettavuudesta hankintalain 82 § perusteella (ehdokkaan tai tarjoajan korjaavat toimenpiteet).

Mehiläinen Terveyspalvelut Oy on antanut selvityksensä 3.10.2022. Mehiläinen Terveyspalvelut Oy ilmoittaa selvityksessään tehneensä korjaavia toimenpiteitä. Saadun selvityksen perusteella suun terveydenhuolto ja hankintayksikkö katsovat, että tarjoajaa ei voida sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalain 81 §:n perusteella.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Suun terveydenhuolto ja hankintayksikkö ovat tarkastaneet tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Aiderix Oy:n, Leluco Oy:n ja MedForia Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnön vaatimuksia kaikilta osin. Kaikkien tarjoajien selvitykset vaaditun johtamis- ja laadunhallintajärjestelmän kuvauksen osalta katsottiin puutteellisiksi. Tarjouspyynnössä vaadittu johtamis- ja laadunhallintajärjestelmän kuvauksen tuli käsittää asiakaspalaute-, rekrytointi- ja perehdytysjärjestelmän kuvauksen. Kuvauksen tuli olla nimenomaan kilpailutettuun palveluun kohdistuva ja sen tuli olla riittävän kattava siten, että tilaajan työryhmä sai käsityksen tarjoajan johtamisen ja laadunhallinnan tasosta.

Aiderix Oy:n johtamis- ja laadunhallintajärjestelmän kuvaus oli laadittu työryhmän arvioinnin mukaan enemmälti koskemaan anestesiapalveluita. Rekrytointiin ja perehdytykseen sekä asiakaspalautejärjestelmään liittyvä kuvaus oli suppea, kuvattu yleisellä tasolla eikä kuvauksesta ilmennyt, kuinka palvelun johtamiseen ja laadunhallintaan liittyvät toimintatavat käytännössä toteutettaisiin hankittavassa palvelussa.

Leluco Oy:n johtamis- ja laadunhallintajärjestelmän kuvaus katsottiin suppeaksi ja puutteelliseksi. Asiakaspalautejärjestelmän kuvaus puuttui kokonaan ja rekrytointiin ja perehdytykseen liittyvät kuvaukset olivat yleisluonteisia. Johtamis- ja laadunhallintajärjestelmän kuvaus oli puutteellinen, eikä tilaajan työryhmälle tullut käsitystä siitä, kuinka kuvatut johtamisen ja laadunhallintajärjestelmän osat kytkeytyvät toisiinsa toimivaksi kokonaisuudeksi.

MedForia Oy:n johtamis- ja laadunhallintajärjestelmän kuvaus oli epäselvä. Kuvauksessa kerrottiin Foria Vastuun toiminnasta irrallisina, tulkinnanvaraisina yksityiskohtina, joiden perusteella työryhmä ei saanut käsitystä siitä, mitä kuvatuilla yksityiskohdilla haluttiin tuoda esiin johtamis- ja laadunhallintajärjestelmästä. Esimerkiksi rekrytoinnin osalta kuvattiin vain rekrytointikanavat, mutta ei rekrytointiprosessia. Laadunhallintajärjestelmän kuvaus oli jononpurkuun liittyvä, ja hankittavaan palveluun liittyvä kuvaus puuttui kokonaan. Kuvauksessa asiakas- ja potilastyytyväisyys -käsitteet oli kuvattu epäselvästi. Kuvaukset asiakaspalaute- ja rekrytointijärjestelmästä sekä perehdytysprosessista olivat puutteellisia.

Edellä mainittujen seikkojen vuoksi Aiderix Oy:n ja Leluco Oy:n ja MedForia Oy:n tarjoukset hylätään.

Hankintamenettely ja valintaperusteet

Hankintamenettelynä oli avoin menettely ja valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 100 prosenttia.

Kokonaisvertailupisteet muodostuvat hammaslääkäri -hoitaja työparin tuntihinnasta arki-illoille ja lauantaipäiville ja suuhygienistin tuntihinnasta arki-illoille ja lauantaipäiville. Lisäksi vertailupisteisiin vaikutti tarjoajan antama tuntihinta tilaajan hoitohuoneen avaamiseen tilanteessa, jossa hoitohuonetta ei ole avattu, sekä hoitohuoneen sulkemiseen iltaisin.

Tarjouspyynnössä oli kerrottuna, että palveluntuottajia tullaan valitsemaan vähintään kaksi ja enimmillään neljä siten, että tilaajan arvioima maksimitarve täyttyy. Useamman palveluntuottajan valitseminen varmistaa riittävän palvelutuotannon Tilaajan tarpeisiin myös palveluntuottajan henkilöstön saatavuus- ja rekrytointihaasteissa. Maksimitarve on kahdeksan kokonaisuutta.

Yksi kokonaisuus käsitti neljä hammaslääkäri-hoitaja-työparia ja kaksi suuhygienistiä. Vähimmäisvaatimuksena tarjouspyynnössä oli kaksi kokonaisuutta. Enimmillään tarjoaja pystyi tarjoamaan kuutta kokonaisuutta.

Kaikki tarjoajat tarjosivat kahta kokonaisuutta, joten tarjoajia valitaan neljä, jotta suun terveydenhuollon arvioima enimmäistarve saadaan täytettyä.

Valinta

Suun terveydenhuolto ja hankintayksikkö ovat kokouksessaan 4.10.2022 käsitelleet hankintaan saatuja tarjouksia ja tarjouksista tehtyä vertailua ja selvityspyyntöihin saatuja vastauksia.

Tarjoajat, kokonaisvertailuhinnat ja kokonaisvertailupisteet käyvät ilmi tästä päätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta (liite 1). Liitteessä ei ole mukana hylättyjen tarjoajan tietoja.

Sopimus ja sopimuskausi

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Varsinainen sopimuskausi on pituudeltaan kolme (3) vuotta. Hankintaan sisältyy mahdollisuus enintään 12 kuukauden mittaiseen optiokauteen, jonka käyttöönotosta ja pituudesta tilaaja päättää viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.

Hankintavaltuudet

Terveys- ja päihdepalvelujen johtajan valtuutus tehdä hankinnasta päätös perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan 21.6.2022 § 125 päätökseen, jossa sosiaali- ja terveyslautakunta on valtuuttanut terveys- ja päihdepalvelujen johtajan tekemään

- tekemään hankinnasta päätöksen

- päättämään optiokauden käyttöönotosta

- allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset

- päättämään sopimusten irtisanomisista tai purkamisista.