Hankinta, yhteishankinta, tapahtumatuotannon palvelut, kaupunginkanslia
Tapahtumatuotannon palvelut
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä tapahtumatuotannon palveluiden hankinnassa seuraavat tarjoukset kokonaistaloudellisesti edullisimpana.
Osa-alue 1 Hybriditapahtumien tuotantopalvelut
1. TAPAUS (2068393-7)
2. Lataamo Group Oy (1652310-5)
4. Tapahtumatuotanto Voltti Oy (2224972-0)
3. Factor Nova Oy (1912004-5)
Osa-alue 2 Fyysiset tapahtumatilat
1. TAPAUS (2068393-7)
2. Factor Nova Oy (1912004-5)
3. Idea ja Tuotanto Wolt Oy (0713678-7)
4. Lataamo Group Oy (1652310-5)
Osa-alue 3 Osallistava tapahtumasisältö
1. GhostCompany Oy (2779630-1)
2. Lataamo Group Oy (1652310-5)
Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kaksi vuotta. Lisäksi hankintaan kuuluu kahden (2) vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.
Hankintajohtaja päätti sulkea Cuutio Software Oy:n (2397231-2) tarjouskilpailusta, koska Cuutio Software Oy ei täyttänyt tarjouskilpailussa tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.
Hankintajohtaja päätti hylätä tarjouskilpailusta osa-alue 3 osalta Factor Nova Oy:n (1912004-5) ja Idea ja Tuotanto Wolt Oy:n (0713678-7) tarjoukset, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja osa-aluekohtaisia vaatimuksia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo 1 500 000 euroa (alv 0 %) sopimuskauden aikana sisältäen optiovuodet.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 16.2.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön H001-22, Dnro HEL 2022-000108. Tapahtumatuotannon palveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 18.2.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 14.03.2022. Määräaikaan mennessä saapui 11 tarjousta: Castrén Engine Osakeyhtiö, Cuutio Software Oy, Factor Nova Oy, GhostCompany Oy, Idea ja Tuotanto Wolt Oy, Lataamo Group Oy, Stremia Oy, Tapahtumatuotanto Voltti Oy, TAPAUS, Valve Branding Oy ja Wayment Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön kohdassa Soveltuvuusvaatimukset sekä liitteessä 4 Referenssilomake on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajille oli asetettu referenssivaatimuksia, jotka tarjoajan tuli täyttää.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että Projektinjohtajalla tulee olla vähintään 5 vuoden työkokemus vastaavista palvelutuotannoista (tapahtumatuotannon projektinjohtamisesta). Kokemuksen tulee sisältää julkishallinnon tapahtumatuotantoja.
Cuutio Software Oy:n tarjous ei täyttänyt projektinjohtajalle asetettuja vaatimuksia. Näin ollen Cuutio Software Oy ei täytä tarjoajalle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ja tarjoaja tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Tarjouspyynnössä referenssilomakkeella tuli kuvata referenssin toteutus osa-alueen näkökulmasta. Osa-aluekohtaiset näkökulmat on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1 Palvelukuvaus.
Factor Nova Oy:n (1912004-5) tarjous ja Idea ja Tuotanto Wolt Oy:n (0713678-7) tarjous osa-alueelle 3 ei täyttänyt osa-alueen 3 soveltuvuudelle asetettuja kriteereitä, koska referenssien kuvailu liitteessä 4 ei vastannut osa-alueen 3:n vaatimuksia. Näin ollen Factor Nova Oy eikä Idea ja Tuotanto Wolt Oy täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, ja tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta osa-alueen 3 osalta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Kaikki muut tarjoajat täyttävät tarjousten perusteella soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Kaikki saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parhaita tarjouksia.
Hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Laadun osalta arvioidaan osa-aluekohtaisesti tarjoajan tuotantoehdotus ja lisäksi osa-alueella 2 tarjoajan ympäristösertifikaatti.
Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Tuotantoehdotusten vertailu on esitetty osa-aluekohtaisissa erillisissä liitteissä. Factor Nova Oy ja Tapahtumatuotanto Voltti Oy sijoittuivat samalle pistemäärälle osa-alueessa 1, jonka vuoksi näiden tarjoajien välinen järjestys arvottiin.
Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että jokaiseen osa-alueeseen valitaan neljä toimittajaa. Osa-alueelle 3 tuli vain kaksi tarjouspyynnön ehdot täyttävää tarjousta.
Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat tarjoajat:
Osa-alue 1 Hybriditapahtumien tuotantopalvelut
1. TAPAUS (2068393-7)
2. Lataamo Group Oy (1652310-5)
3. Tapahtumatuotanto Voltti Oy (2224972-0)
4. Factor Nova Oy (1912004-5)
Osa-alue 2 Fyysiset tapahtumatilat
1. TAPAUS (2068393-7)
2. Factor Nova Oy (1912004-5)
3. Idea ja Tuotanto Wolt Oy (0713678-7)
4. Lataamo Group Oy (1652310-5)
Osa-alue 3 Osallistava tapahtumasisältö
1. GhostCompany Oy (2779630-1)
2. Lataamo Group Oy (1652310-5)
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Detta beslut publicerades 14.04.2022
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:
Postiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
00580 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Mer information fås av
Jaana Kalliomaa, Hankinta-asiantuntija, puhelin: