Tietopyyntö, Pääkaupunkiseudun koronakoordinaatioryhmän kokous 25.1.2022

Kansliapäällikkö päätti, että tiedon pyytäjälle ei luovuteta pääkaupunkiseudun koronakoordinaatioryhmän kokouspöytäkirjan 25.1.2022 lisäksi muita pyydettyjä asiakirjoja, sillä ne eivät ole julkisuuslain 5 §:ssä tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja tai ne eivät ole Helsingin kaupungin hallussa.

Tietopyyntö

********** on pyytänyt pääkaupunkiseudun koronakoordinaatioryhmän 25.1.2022 kokouksen muistiota sekä kaikkia Helsingin kaupungin hallussa olevia julkisuuslaissa tarkoitettuja asiakirjoja, jotka ryhmän tuossa kokouksessa tai tuota kokousta varten on ryhmälle esitetty siltä osin kuin kyse ei ole julkisuuslain nojalla salassa pidettävässä tiedosta.

Tietopyynnön kohteena olevat asiakirjat

Pääkaupunkiseudun koronakoordinaatioryhmä on alueellinen, vapaamuotoinen ryhmä viranomaisyhteistyön koordinoimiseksi. Ryhmässä tehtyjen linjausten toimeenpano arvioidaan toimivaltaisissa viranomaisissa.

Pääkaupunkiseudun koronakoordinaatioryhmän kokouksesta 25.1.2022 on laadittu pöytäkirja. Asiakirja on luovutettu tiedon pyytäjälle 26.1.2022. Ryhmälle on näytetty kokouksessa kaksi esitystä.

Helsingin kaupungin edustaja on näyttänyt osallistujille kokouksessa keskustelun taustaksi diaesityksen rajoitustilanteesta. Esitys on sisältänyt esittäjän muistiinpanoja puheenvuoronsa tueksi. Kyseessä on ollut kokoustyöskentelyn tukimateriaali, jota ei jaettu osallistujille.

Lisäksi Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin edustaja on näyttänyt kokouksessa diaesityksen, jossa on ollut erilaisia kuvaavia tietoja covid-19-epidemian levinneisyydestä HUS-sairaanhoitopiirin alueella ja tietoja sairaalakuormituksesta. Myöskään tätä esitystä ei jaettu osallistujille. Kaupungilla ei ole asiakirjaa hallussaan.

Viranomaisen sisäisen työskentelyn asiakirjat

Julkisuuslain 1 §:n mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei julkisuuslaissa tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Julkisuuslain 5 §:n 4 momentin mukaan julkisuuslakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.

Julkisuuslain 5 §:n 4 momentin esitöiden (HE 30/1998 vp) mukaan viranomaisissa toimivien välistä yhteydenpitoa varten laadituilla asiakirjoilla tarkoitetaan viranomaisen sisäisiä kokouksia tai sisäistä hallintoa varten laadittuja viestejä, tiedotteita, muistioita, pöytäkirjoja ja muita sellaisia asiakirjoja. Viranomaisen lukuun toimeksiantotehtäviä suorittavien ja viranomaisissa toimivien neuvottelua ja muuta yhteydenpitoa varten laadittuja asiakirjoja pidettäisiin ehdotuksen mukaan viranomaisen sisäisinä asiakirjoina.

Oikeuskirjallisuudessa on puolestaan katsottu, että julkisuuslain 5 §:n 4 momentin mukaiset sisäisen työskentelyn asiakirjat sisältävät usein alustavia arvioita ja näkemyksiä erilaisista vaihtoehdoista ja ratkaisumahdollisuuksista. Edelleen oikeuskirjallisuudessa on todettu, että sisäinen työskentely ja asian valmistelu voi olla vaiheittaista, ennen kuin asia siirtyy esittelyvaiheeseen tai sitä vastaavaan käsittelyvaiheeseen. Asian käsittelyssä ja valmistelussa laaditaan mahdollisesti ensin erilaisia luonnoksia, työsuunnitelmia ja vaihtoehtoisia arviointeja esimiesasemassa olevan henkilön valvonnassa ja ohjauksessa. Tällaisen ohjauksen alaisena tapahtuva luonnosten valmistelu ja aineiston vaiheittainen kokoaminen ei yleensä vielä sellaisenaan saa aikaan viranomaisen asiakirjaa, johon julkisuuslaki tulisi sovellettavaksi (Olli Mäenpää; Julkisuusperiaate, 2020).

Kaupungin edustajan näyttämä diaesitys on laadittu taustoittavan puheenvuoron tukimateriaaliksi kokoustyöskentelyä helpottamaan. Sisällöltään ja tarkoitukseltaan esitystä on luonnehdittava kokouksen keskustelua tukevaksi mielipiteen- tai tietojenvaihdoksi. Asiakirja ei sisällä sellaisia tietoja, että se tulisi arkistolainsäädännön mukaan liittää arkistoon. Ottaen huomioon julkisuuslain 5 §:n 4 momentin tarkoituksen turvata virkamiesten välisen kommunikoinnin ja mielipiteidenvaihdon vapaus asiakirja on em. säännöksen tarkoittama viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittu asiakirja, johon julkisuuslaki ei tule sovellettavaksi.

Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin edustajan esityksen luovuttamisen edellytyksiä ei voida arvioida, eikä asiakirjaa voida luovuttaa tiedon pyytäjälle, koska kaupungilla ei ole asiakirjaa hallussaan.