Valtuustoaloite, päiväkotien ja koulujen pihojen kilpailutuksessa huomio laatuun ja laatupoikkeamista sanktiot
Kasvatus- ja koulutuslautakunnan lausunto kaupunginhallitukselle valtuutettu Pia Pakarisen aloitteesta, joka koskee laatutekijöiden huomioimista päiväkotien ja koulujen pihojen huoltosopimusten kilpailutuksessa
Lausunto
Kasvatus- ja koulutuslautakunta antoi kaupunginhallitukselle seuraavan sisältöisen lausunnon liitteenä olevasta valtuutettu Pia Pakarisen aloitteesta. Aloite koskee laatutekijöiden huomioimista päiväkotien ja koulujen pihojen huoltosopimusten kilpailutuksessa.
Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala vuokraa tarvitsemansa tilat käyttöönsä kaupunkiympäristön toimialalta. Toimialojen välisen vastuujaon mukaisesti kaupunkiympäristön toimiala vastaa vuokranantajana tilojen kiinteistöhuollosta ja palvelun kilpailuttamisesta. Kaupunkiympäristön kiinteistöhuollon ylläpitotehtäviin kuuluvat toimitilojen ylläpidon ja kiinteistönhoidon järjestäminen, valvonta ja kunnossapito. Palvelu sisältää myös tilojen ulkoalueiden hoitamisen ja valvonnan.
Kaupunginvaltuuston 2014 tekemän päätöksen mukaisesti kiinteistöhuolto-, puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut kilpailutettu toimialoilla vuodesta 2017 lähtien. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on kilpailuttanut kiinteistöjen puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut. Kaupunkiympäristö on kilpailuttanut kiinteistöhuoltopalvelun.
Nykyisissä kiinteistönhoitopalveluiden sopimuksissa on määritelty tilaajan sekä palveluntuottajan välisestä sopimuksenaikaisesta toiminnasta. Laadunvalvonta kiinteistöhuollosta ml. talvikunnassapito kuuluu palveluntuottajille ja tilaajalle eli teknisille isännöitsijöille. Isännöitsijät puuttuvat laatupoikkeamiin kohdekäynneillä tekemiensä havaintojen ja reklamaatioiden sekä vuokralaisten eli käyttäjien BEM-huoltokirjaan tehtyjen palvelupyyntöjen perusteella. Kiinteistönhoitopalveluiden sopimuksissa ulkoalueiden talvihoidon tehtävät on määritelty KiinteistöRYLin A2-hoitoluokan mukaisesti. Kiinteistöhuollon pitkät vasteajat palvelupyyntöihin vastaamiseen ja avoimet tehtäväpyynnöt haittaavat toimintaa ja aiheuttavat käyttäjille lisätyötä.
Kaupunkiympäristön toimialalla on kuitenkin tunnistettu, että palveluntuottajat eivät suoriudu tyydyttävästi sopimuksenmukaisista tehtävistään. Tekniset isännöitsijät joutuvat reklamoimaan laatupoikkeamista ja osittain myös joutuneet paikkaamaan palveluntuottajien työnjohdon puutteita. Nykyiset kiinteistönhuoltosopimukset eivät tarjoa riittäviä edellytyksiä laatupoikkeamiin puuttumisiin, joten aktiivisesta reagoinnista huolimatta tilanteeseen on vaikea saada parannusta nykyisten sopimusten puitteissa.
Viimeisimmässä tukipalvelujen kilpailutuksessa valmistelu on tehty ensikertaa toimialojen yhteistyönä. Yhteiskilpailutuksella mahdollistetaan se, että yksi palveluntuottaja tuottaa puhtaus-, kohdevastaava- ja kiinteistönhoitopalvelut yhtenäisesti ja asiakaslähtöisesti. Näin palvelutasossa jää mahdollisimman vähän katvealueita ja palvelutuottaja pystyy paremmin puuttumaan laatupoikkeamiin. Yhteiskilpailutukseen on lähdetty kouluista, päiväkodeista ja oppilaitoksista saadun palautteen pohjalta.
Yhteiskilpailutuksessa palveluntuottajat sitoutuvat kirjalliseen suunnitelmaan kiinteistöhuollon töistä ja menetelmistä, joilla palvelukuvauksen mukainen laatutaso saavutetaan. Samalla määritellään keinot, joilla varmistetaan, että tehty työ on dokumentoitu huoltokirjaan. Suunnitelmaan nimetään mm. lumi- ja liukkaudentorjuntatöiden osalta konekohtaisesti hoidettavat kohteet. Lisäksi palveluntuottaja kuvaa, millä konkreettisilla toimenpiteillä varmistavat ja ennakoivat lumi- ja liukkaudenestotöiden osalta sen, että käytössä olevat piha-alueet ovat turvallisia kohteiden käyttöaikoina kaikille käyttäjille.
Kasvatuksen ja koulutuksen ja kaupunkiympäristön toimialat kehittävät toimintaa yhteiskilpailutuksessa saatujen kokemusten ja yksiköiltä saadun palautteen perusteella. Lisäksi toimialojen yhteisissä kokouksissa seurataan palvelupyyntöjen toteutusaikoja säännöllisesti. Samanaikaisesti arvioidaan myös elinkaarihankkeiden kilpailutukissa saadut kokemukset tukipalvelujen järjestämisestä ja toimivuudesta. Tarkoituksena on soveltaa kilpailutuksen saatuja kokemuksia kiinteistöhuollon osalta myös varhaiskasvatuksen käyttämiin kiinteistöihin. Varhaiskasvatuksen osalta toimialojen yhteiskilpailutus ei ole kuitenkaan tavoitteena, koska varhaiskasvatuksessa ruoka- ja puhtauspalvelut on luontevaa kilpailuttaa yhdessä.
Lautakunta pitää tärkeänä, että kiinteistönhoidon palvelutarjoajilla on todellisia kannusteita hoitaa päiväkotien ja koulujen piha-alueiden talvikunnossapito ajoissa. Kiinteistönhoidon sopimuksia uusittaessa tulee sopimuksiin sisällyttää velvoitteita esimerkiksi talvihoidon varautumissuunnitelmista ja viivästyksistä aiheutuvista tehokkaista sanktioista. Sopimusten valvontaa on myös parannettava.
Käsittely
Vastaehdotus:
Sini Korpinen: Lisätään lausunnon loppuun:
Lautakunta pitää tärkeänä, että kiinteistönhoidon palvelutarjoajilla on todellisia kannusteita hoitaa päiväkotien ja koulujen piha-alueiden talvikunnossapito ajoissa. Kiinteistönhoidon sopimuksia uusittaessa tulee sopimuksiin sisällyttää velvoitteita esimerkiksi talvihoidon varautumissuunnitelmista ja viivästyksistä aiheutuvista tehokkaista sanktioista. Sopimusten valvontaa on myös parannettava.
Kannattaja: Petra Malin
Kasvatus- ja koulutuslautakunta hyväksyi Sini Korpisen vastaehdotuksen yksimielisesti.
Kasvatus- ja koulutuslautakunta antaa kaupunginhallitukselle seuraavan sisältöisen lausunnon liitteenä olevasta valtuutettu Pia Pakarisen aloitteesta. Aloite koskee laatutekijöiden huomioimista päiväkotien ja koulujen pihojen huoltosopimusten kilpailutuksessa.
Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala vuokraa tarvitsemansa tilat käyttöönsä kaupunkiympäristön toimialalta. Toimialojen välisen vastuujaon mukaisesti kaupunkiympäristön toimiala vastaa vuokranantajana tilojen kiinteistöhuollosta ja palvelun kilpailuttamisesta. Kaupunkiympäristön kiinteistöhuollon ylläpitotehtäviin kuuluvat toimitilojen ylläpidon ja kiinteistönhoidon järjestäminen, valvonta ja kunnossapito. Palvelu sisältää myös tilojen ulkoalueiden hoitamisen ja valvonnan.
Kaupunginvaltuuston 2014 tekemän päätöksen mukaisesti kiinteistöhuolto-, puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut kilpailutettu toimialoilla vuodesta 2017 lähtien. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on kilpailuttanut kiinteistöjen puhtaus- ja kohdevastaavapalvelut. Kaupunkiympäristö on kilpailuttanut kiinteistöhuoltopalvelun.
Nykyisissä kiinteistönhoitopalveluiden sopimuksissa on määritelty tilaajan sekä palveluntuottajan välisestä sopimuksenaikaisesta toiminnasta. Laadunvalvonta kiinteistöhuollosta ml. talvikunnassapito kuuluu palveluntuottajille ja tilaajalle eli teknisille isännöitsijöille. Isännöitsijät puuttuvat laatupoikkeamiin kohdekäynneillä tekemiensä havaintojen ja reklamaatioiden sekä vuokralaisten eli käyttäjien BEM-huoltokirjaan tehtyjen palvelupyyntöjen perusteella. Kiinteistönhoitopalveluiden sopimuksissa ulkoalueiden talvihoidon tehtävät on määritelty KiinteistöRYLin A2-hoitoluokan mukaisesti. Kiinteistöhuollon pitkät vasteajat palvelupyyntöihin vastaamiseen ja avoimet tehtäväpyynnöt haittaavat toimintaa ja aiheuttavat käyttäjille lisätyötä.
Kaupunkiympäristön toimialalla on kuitenkin tunnistettu, että palveluntuottajat eivät suoriudu tyydyttävästi sopimuksenmukaisista tehtävistään. Tekniset isännöitsijät joutuvat reklamoimaan laatupoikkeamista ja osittain myös joutuneet paikkaamaan palveluntuottajien työnjohdon puutteita. Nykyiset kiinteistönhuoltosopimukset eivät tarjoa riittäviä edellytyksiä laatupoikkeamiin puuttumisiin, joten aktiivisesta reagoinnista huolimatta tilanteeseen on vaikea saada parannusta nykyisten sopimusten puitteissa.
Viimeisimmässä tukipalvelujen kilpailutuksessa valmistelu on tehty ensikertaa toimialojen yhteistyönä. Yhteiskilpailutuksella mahdollistetaan se, että yksi palveluntuottaja tuottaa puhtaus-, kohdevastaava- ja kiinteistönhoitopalvelut yhtenäisesti ja asiakaslähtöisesti. Näin palvelutasossa jää mahdollisimman vähän katvealueita ja palvelutuottaja pystyy paremmin puuttumaan laatupoikkeamiin. Yhteiskilpailutukseen on lähdetty kouluista, päiväkodeista ja oppilaitoksista saadun palautteen pohjalta.
Yhteiskilpailutuksessa palveluntuottajat sitoutuvat kirjalliseen suunnitelmaan kiinteistöhuollon töistä ja menetelmistä, joilla palvelukuvauksen mukainen laatutaso saavutetaan. Samalla määritellään keinot, joilla varmistetaan, että tehty työ on dokumentoitu huoltokirjaan. Suunnitelmaan nimetään mm. lumi- ja liukkaudentorjuntatöiden osalta konekohtaisesti hoidettavat kohteet. Lisäksi palveluntuottaja kuvaa, millä konkreettisilla toimenpiteillä varmistavat ja ennakoivat lumi- ja liukkaudenestotöiden osalta sen, että käytössä olevat piha-alueet ovat turvallisia kohteiden käyttöaikoina kaikille käyttäjille.
Kasvatuksen ja koulutuksen ja kaupunkiympäristön toimialat kehittävät toimintaa yhteiskilpailutuksessa saatujen kokemusten ja yksiköiltä saadun palautteen perusteella. Lisäksi toimialojen yhteisissä kokouksissa seurataan palvelupyyntöjen toteutusaikoja säännöllisesti. Samanaikaisesti arvioidaan myös elinkaarihankkeiden kilpailutukissa saadut kokemukset tukipalvelujen järjestämisestä ja toimivuudesta. Tarkoituksena on soveltaa kilpailutuksen saatuja kokemuksia kiinteistöhuollon osalta myös varhaiskasvatuksen käyttämiin kiinteistöihin. Varhaiskasvatuksen osalta toimialojen yhteiskilpailutus ei ole kuitenkaan tavoitteena, koska varhaiskasvatuksessa ruoka- ja puhtauspalvelut on luontevaa kilpailuttaa yhdessä.
Kaupunginhallitus on pyytänyt kasvatus- ja koulutuslautakunnalta lausuntoa 12.4.2022 mennessä valtuutettu Pia Pakarisen aloitteesta laatutekijöiden huomioimista päiväkotien ja koulujen pihojen huoltosopimusten kilpailutuksessa.
Aloitteesta on pyydetty lausuntoa myös kaupunkiympäristölautakunnalta.
Detta beslut publicerades 22.04.2022
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Föredragande
Mer information fås av
Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 09 310 43033