Valtuustoaloite, päiväkotien ja koulujen pihojen kilpailutuksessa huomio laatuun ja laatupoikkeamista sanktiot

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto antoi kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Pihojen talvikunnossapidon laadunvalvonnan vastuu

Kaupunkiympäristön toimiala vastaa kiinteistöjen kiinteistöhuoltopalveluista ja näiden palvelujen kilpailuttamisesta. Ulkoalueiden talvikunnossapito sisältyy kiinteistönhoito-palveluihin. Talvikunnossapidon laadunvalvonta kuuluu palveluntuottajille sekä tilaajalle, eikä lähtökohtaisesti ole käyttäjien tehtävä.

Tilaajan laadunvalvontaa hoitavat tekniset isännöitsijät. Teknisten isännöitsijöiden tehtäviin kuuluu kohdekierros ja asiakastapaaminen vähintään kerran vuodessa. Käytännössä työ edellyttää yleensä useampia kohdekäyntejä. Tekniset isännöitsijät puuttuvat laatupoikkeamiin kohdekäynneillä tekemiensä havaintojen sekä BEM-huoltokirjaan tehtyjen palvelupyyntöjen perusteella. Tekniset isännöitsijät seuraavat BEM-huoltokirjan ja kohdekäyntien avulla tehtyjen BEM-palvelupyyntöjen hoitamista ja puuttuvat tarvittaessa asiaan.

Pihojen talvikunnossapidon laatuvaatimukset nykyisten sopimusten mukaan

Nykyisissä kiinteistönhoitopalveluiden sopimuksissa ulkoalueiden talvikunnossapidon tehtävät on määritelty KiinteistöRYL 2009 A2-hoitoluokan mukaisesti. Kiinteistönhoito-palveluiden sopimuksissa on hyvin tarkkaan määritelty tilaajan sekä palveluntuottajan välisestä sopimuksenaikaisesta toiminnasta. Sopimuksiin on kirjattu toimintatapaohjeet mm. raportoinnista ja yhteistyöpalavereista, laadun seurannasta, yleisistä laatumittareista, poikkeamien ja reklamaatioiden hoitamisesta sekä palvelupyynnöistä.

Kiinteistönhoitopalveluiden ulkoalueiden hoidon palvelutasovaatimukset on sopimuksien liitteenä olevaan palvelukuvaukseen määritelty seuraavasti:

Kiinteistönhoidon sopimusten kilpailuttaminen

Kaupunginvaltuusto 2014 tekemän päätöksen Palmia -liikelaitoksen yhtiöittämistä koskevan päätöksen mukaisesti Kaupunkiympäristön toimialla on alettu kilpailuttamaan kiinteistönhoitopalveluja vuodesta 2017 lähtien. Palmia -liikelaitoksen yhtiöittämisen yhteydessä päiväkodit ja koulut jaettiin viiteen alueelliseen koriin. Kohteiden kiinteistönhoitopalveluita on kilpailutettu yksi kori per vuosi. Näissä viidessä korissa on ollut mukana myös muita kohteita kuin päiväkoteja ja kouluja, jolloin yksittäisen korin kokonaiskohdemäärä on ollut n. 90 kpl. Kaupunkiympäristön toimiala on järjestänyt viiden viime vuoden aikana 7 erillistä kiinteistönhoitopalveluiden kilpailutusta. Kilpailutukset eivät ole olleet keskenään samanlaisia, vaan kilpailutuksissa on kiinnitetty huomiota vuosi vuodelta enemmän palvelun laatuun ja laatupoikkeamien hallintaan tilaajan toimesta. Viime vuonna on mm. yhteistyössä Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kanssa kilpailutettu noin 30 kohteen kiinteistöhoidon-, kohdevastaavan- ja siivouksenpalvelut, niin että yksi ja sama palveluntuottaja vastaa näistä kolmesta palvelusta. Tavoitteeksi tässä yhteiskilpailutuksessa on määritelty palvelun laadun parantuminen kaikkien kolmen palvelun osalta.

Nykyisten sopimusten haasteita

Näiden viiden vuoden aikana tehdyt muutokset kilpailutusasiakirjoihin eivät kuitenkaan ole olleet riittäviä. Palveluntuottajat eivät tällä hetkellä suoriudu tyydyttävästi sopimuksenmukaisista tehtävistään. Tekniset isännöitsijät ovat joutuneet reklamoimaan laatupoikkeamista ja osittain myös joutuneet paikkaamaan palveluntuottajien työnjohdon puutteita. Nykyiset kiinteistönhuoltosopimukset eivät tarjoa riittäviä edellytyksiä laatupoikkeamiin puuttumisen vaikuttavuudelle, joten tilaajan aktiivisesta reagoinnista huolimatta tilanteeseen on vaikeata saada parannusta nykyisten sopimusten puitteissa.

Kiinteistönhoidon kilpailutuksen kehittäminen ja muut jatkotoimet

Nykyisillä koreilla ja kilpailutusasiakirjoilla muutosta talvihoidon laatuun ei tulla saavuttamaan, vaan on ensisijaisen tärkeää tehdä tarvittavat muutokset kiinteistönhoitopalveluiden korituksiin, sopimuksiin, palvelukuvauksiin, huoltotehtävien sekä pihanhoitosuunnitelmien sisältöihin. Huoltotehtävien ja pihasuunnitelmien kehittäminen vaatii yhteistyötä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kanssa. Lisäksi kilpailutuksessa asetettavat vähimmäisvaatimukset, arviointikriteerit ja tarjousten vertailuperusteet päivitetään.

Kiinteistöhoitopalvelujen kehittäminen on jatkuvaa toimintaa Kaupunkiympäristön toimialalla. Tavoitteena on, että syksyllä käynnistetään ensimmäinen uusien kiinteistönhoitokorien mukainen kiinteistönhoitopalveluiden kilpailutus uusilla kilpailutusasiakirjoilla. Kiinteistönhoitopalveluiden kehittämisen yhteydessä selvitetään tarkoituksen mukaisin hankintatapa sekä määritellään uudestaan talvihoidon seurattavat palvelusuoritteet sekä niiden arviointiperusteet ja tavoitetasot.

Kiinteistönhoidonkilpailutus -prosessi vie aikaa vähintään 6 kk, joten sopimuksia uudestaan kilpailuttamalla muutoksia talvihoidon laatuun on saatavissa aikaisintaan talvikaudelle 2023 - 2024. Tämän johdosta Kaupunkiympäristö toimialalla tehdään talvihoidon varautumissuunnitelma ennen seuraavaa talvikautta. Varautumissuunnitelmassa määritellään toimenpiteet, joilla hallitaan paremmin talvihoidon haasteet piha-alueilla. Tulevan kesän/syksyn aikana käynnistetään keskustelut palveluntuottajien kanssa talvihoidossa havaituista puutteista ja keinoista puuttua niihin nykyisten sopimusten mukaisesti. Palveluntuottajia pyydetään myös tekemään varautumissuunnitelma talvihoitoon, joka yhteensovitetaan Kaupunkiympäristö toimialan varautumissuunnitelman kanssa.