Ohjausryhmän asettaminen, Kaupunkiyhteisen tilavarauskokonaisuuden ohjausryhmä

Kansliapäällikkö asetti kaupunkiyhteisen tilavarauskokonaisuuden ohjausryhmän seuraavasti:

Ohjausryhmän tehtävänä on asettaa tavoitteet ja linjata kaupunkiyhteistä tilavarauksen kehittämistä kaupunkistrategian ja asukaskäytön periaatteiden suuntaisesti.

Ohjausryhmä seuraa tilojen asukaskäytön tavoitteiden toteutumista ja yhteisten uusien toimintatapojen käyttöönottoa sekä edistää yhdessä luotujen linjausten noudattamista. Ohjausryhmä antaa tukea viestinnälle ja muutosjohtamiselle toimialojen tilavarauksen toimintakulttuurien kehittämisessä ja edistää sitä, että kehittämiselle ja ylläpidolle varmistetaan resursseja osana kaupungin talouden ja toiminnan suunnittelua. Ohjausryhmä valmistee poliittiseen päätöksentekoon kaupunkiyhteistä tilavarauspalvelua mahdollistavia ratkaisuja ja seuraa tilavarauskokonaisuuden hallintamallin toimintaa.

Ohjausryhmä asetetaan toistaiseksi.

Asettamisvaiheessa ohjausryhmän työskentelyyn osallistuvat jäsenenä tai varajäsenenä kaupunginkansliasta ja toimialoilta seuraavat henkilöt:

Ohjausryhmä nimeää vaihtuvat jäsenet. Ohjausryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa kutsua kaupungin ulkopuolisia osallistujia. Ohjausryhmä voi määritellä tarvittavat alaryhmät hallintamallin tarpeiden mukaan sekä kutsua niihin tarvittavia valmistelutahoja.

Kaupunkiyhteiselle tilavarauskokonaisuudelle on luotu hallintamalli, jonka tavoitteena on tuottaa kaupunkilaisille yhtenäinen ja sujuva palvelukokemus tilojen, maa-alueiden ja resurssien varaamisesta, vaikka vastuu ja tehtävät jakautuvat kaupungin sisällä eri toimialoille ja palveluille. Hallintamalliin on kuvattu tilavarauskokonaisuuden roolit ja vastuut. Hallintamallin avulla kaupungin tilavarauksiin liittyvät käytännöt ja toimintakulttuuri yhdenmukaistuvat ja syntyy synergiaetua.

Ohjausryhmän toimintaa ohjaavat tilavarauskokonaisuuden hallintamalli ja kaupunginhallituksen 20.8.2018 § 505 vahvistamat tilojen asukaskäytön periaatteet. Digitaalinen johtoryhmä käynnisti 26.9.2019 Kaupunkiyhteisen tilavarauskokonaisuuden hallintamallin valmistelun. Se käsiteltiin kaikkien toimialojen johtoryhmissä ja sen käyttöönotosta päätettiin kaupungin johtoryhmässä 28.5.2020.

Kaupungin tilavaraukseen liittyvät käytännöt ovat sirpaloituneet kaupunkiorganisaatiossa eikä yhteistä koordinaatiota ole. Koordinaation puute näkyy johtamisessa, resursoinnissa ja päällekkäisissä järjestelmissä. Uudella hallintamallilla ja ohjausryhmän perustamisella on tarkoitus etsiä ratkaisuja näihin haasteisiin.

Tilojen asukaskäytön periaatteissa on linjattu, että tilojen varaaminen sekä varausvahvistusten ja sopimusten tekeminen keskitetään Varaamo-palveluun. Digitalisaatio-ohjelmassa määritellyn Tilanvaraushankkeen omistajuus on jaettu kaupunginkanslian ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan kesken. Varaamo-järjestelmäkokonaisuuden kehityksestä vastaa kaupunginkanslian digitalisaatioyksikkö ja sille on nimetty oma ohjausryhmä. Ohjausryhmät jakavat tilannekuvaa ja tekevät yhteistyötä tilavarauskokonaisuuden edistämiseksi.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan kansliapäällikkö asettaa kahta tai useampaa toimialaa käsittelevät työryhmät.