Valtuustoaloite, ennakoidaan paremmin kasvatuksen ja koulutuksen paikkatarpeita uudella digitaalisella työkalulla

Kaupunkiympäristölautakunta päätti antaa kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Kaupunkiympäristölautakunta totesi, että kaupunkiympäristön toimialalla havaittiin palveluverkkosuunnittelun työkalun tarve vuonna 2018 ja tavoite on kirjoitettu kaupunginhallituksen 24.6.2019 hyväksymään kiinteistöpoliittisen ohjelmaan ja sen toteutusohjelmaan. Työkalun kehittämisessä tavoitteena on, että kaikilla palveluverkkosuunnittelun osapuolille olisi sama ennakoiva tilannekuva nykyhetkestä ainakin 10 vuotta eteenpäin. Ennustamisessa on myös keskeistä, että tilannekuva päivittyy dynaamisesti, mikä tarkoittaa, että tiedot siirtyvät lähdejärjestelmistä, kun ne muuttuvat. Tulevaisuuden palvelutarve perustuu väestöennusteisiin, jotka taas perustuvat pitkällä aikavälillä kaavoituksesta saatuihin tietoihin. Väestötietoennusteet tarkentuvat sitä mukaa, kun asuntorakentamisen hankkeet todentuvat. Rakennuksen kapasiteetti kuten kouluissa oppilas- tai päiväkodeissa päiväkotilapsikapasiteetti on keskeinen järjestelmän suunnitteluparametri. Palvelutarvetta vastaamaan tarvitaan riittävä määrä palvelukapasiteettia, joka koostuu erityisesti henkilökunnasta ja tiloista. Tilojen kunnon tulevaisuutta voidaan myös ennakoida ja siten arvioida tulevat korjausinvestointien ajankohdat. Järjestelmä mahdollistaa myös palveluverkon kehittämisen optimoinnin saavutettavuuden, hiilidioksidipäästöjen ja palvelujen yksikkökustannusten suhteen ja eri suunnitteluvaihtoehtojen testaamisen näillä kriteereillä. Nykyisin laajat palvelu- ja tilaverkkotarkastelut tilataan konsulttitöinä, jotka alkavat vanhentua esimerkiksi väestöennusteiden ja investointien osalta, kun raportti on toimitettu kaupungille.

Vuoden 2018 päiväkotitien tilakriisin jälkeen tekninen johtaja antoi vuoden 2019 alussa tehtäväksi kaupunkiympäristön toimialla selvittää Kuopion kaupungin vuonna 2018 KIRA-digi -rahoituksella toteutettua DigiPAVe-kehittämishanketta, jossa palveluverkkosuunnittelun digitalisointia toteutettiin Consept of proof -tasoon. Helsinki käynnisti keväällä 2019 oman selvityksensä asiasta.

Kaupunginhallituksen 22.6.2020 hyväksymän toimitilastrategian toteutusohjelman kohdassa 2.2 linjataan palvelu- ja tilaverkkosuunnittelun välineen kehittämistä seuraavasti: ”Parannetaan tiedon hyödyntämistä johtamisessa ja päätöksenteossa. Hankitaan ajantasaiset välineet palvelu- ja tilaverkkosuunnittelulle, tilojen mitoittamiselle ja ylläpidolle. Kehitetään tiedolla johtamisen tueksi yhtenäistä tietojärjestelmäarkkituuria ja sitä tukevaa toimintakulttuuria. Kehitettäviä osa-alueita ovat kiinteistötietojen hallinta mukaan lukien kapasiteetti- ja kuntotiedot, tilaverkon kehittäminen, rakennusten mitoitus, kustannusohjattu suunnittelu ja toteutus sekä rakennusten tekniikan ja käyttäjien tilanteiden etähallinta. Palvelu- ja tilaverkon suunnittelun edellyttämät tiedot kootaan yhteen, jolloin kaikilla osapuolilla on saatavilla sama lähtötieto”.

Valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmähaussa joulukuussa 2019 Kuopio, Turku ja Helsinki jättivät yhteisen hakemuksen ”Ihmislähtöisen palveluverkon suunnittelun vaatiman toimintamallin kehittäminen ja sitä tukevan tiedon tunnistaminen ja harmonisointi”. VM myönsi 6.4.2020 päätöksellä hankkeelle 2,179 milj. euroa. Kuntien omarahoitusosuus oli 15 %. Yhteensä hankkeen koko oli 2,56 milj. euroa. Valtiovarainministeriön ohjeistuksen mukaan rahoituksella ei voitu kehittää tehdä varsinaista työkalun tuotekehitystä vaan siinä luotiin kaikkia kuntia hyödyttävä tulevaisuuden toimintamalli ja kuvattiin tarvittava tietopohja. Hankkeen ohjausryhmässä olivat edustettuina Helsingistä kasvatuksen ja koulutuksen ja kaupunkiympäristön toimialojen sekä kaupunginkanslian edustajat.

Hankkeessa luotiin ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun toimintamalli ja siihen liittyvä viitearkkitehtuuri sekä kuvattiin tietomalli Digi- ja väestötietoviraston yhteentoimivuusalustalle. Hankkeen kehittämistyö rajattiin varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen palveluverkkosuunnittelun kehittämiseen, mutta sen tulokset ovat yleistettävissä kaikille toimialoille.

Tilatarve-ennuste laaditaan väestöennusteen perusteella. Sitä verrataan palvelutilakapasiteettiin. Palvelutarve ohjaa tilatarvetta ja tilaverkon kehittämistä. Suunnittelijat tuottavat järjestelmän avulla vaihtoehtoja tilaverkosta, investointitarpeesta sekä palvelujen vuotuisista toiminta- ja tilakustannuksista. Tavoiteltavassa toimintamallissa tulevaisuuden tilannekuva on jatkuvasti eri osapuolten käytettävissä tietojen päivittyessä dynaamisesti eri tietolähteistä.

Valtiovarainministeriön rahoittama hanke päättyi kesäkuussa 2022. Kaksivuotisen hankkeen tulokset ovat nähtävillä sen sivuilla www.digipave.fi. Kehittämisyhteistyötä muiden kuntien kanssa tullaan jatkamaan Kuntaliiton avulla.

Digipave 2.0 -hankkeen tulosten konkretisoimiseksi Helsingissä toteutettiin keväällä 2022 Mellunkylän kaupunkiuudistusalueella palveluverkkosuunnittelupilotti, jossa lähtökohtana oli Digipaven raportin toimintamalli. Pilotissa konkretisoitiin palveluverkkosuunnittelun toimintamallia ja määriteltiin suunnittelussa tarvittava tietopohja. Hankkeen toteutti Ubigu Oy ja siihen osallistuivat kaikki toimialat. Pilotin havaintoja ja kehittämisehdotuksia esiteltiin toimitilastrategian ohjausryhmälle 29.4.2022. Helsinki jatkaa palveluverkkosuunnittelun kehittämistä Mellunkylän pilotin raportin havaintojen ja kehittämisehdotusten pohjalta.

Palveluverkkosuunnittelun digitalisointiin ja tietojen havainnollistamiseen liittyvät suurimmat kyvykkyyshaasteet liittyvät toimialojen eri järjestelmissä olevien tietojen siirtoon, linkittämiseen ja yhdistämiseen havainnollistamista varten.

Mellunkylän pilotin toiminnallisina opetuksina nousivat esille kriittiset kehittämiskohteet kuten sopiminen yhteisistä prosesseista, toimintatavoista ja roolituksista erityisesti kaupunkiuudistusalueilla, joilla edellytetään toimialojen yhteistoimintaa.

Koska palveluverkkosuunnittelun digitalisointi koskee kaikkia toimialoja, kehittämisen jatkon suunnittelu siirrettiin kaupunginkanslian valmisteltavaksi. Kaupunginkanslia valmistelee päättyneelle Digipave 2.0 -hankkeelle jatkoa ja hakee toteutushankkeen vastuuhenkilöksi asiantuntijaa. Jatkon valmistelusta raportoidaan toimitilastrategian ohjausryhmälle, jota johtaa pormestari.