Hankinta, sopimusmuutos, kenttäraportointipalvelu, kaupunginkanslia

Hankintajohtaja päätti hyväksyä esityksen Geometrix Oy:n kanssa tehdyn kenttäraportointipalvelua koskevan sopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee tarvetta suorittaa sellaisia lisätöitä, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.

Sopimuskokonaisuuden arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on hankintaa koskevassa alkuperäisessä hankintajohtajan päätöksessä 13.2.2018 HEL 2017-013667 ilmoitettu noin 1 200 000 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on lomakkeiden kehittämisen ja muiden lisätöiden osalta enintään 599 999 euroa (alv 0 %).

Sopimusmuutoksen myötä tilaajalle ei synny velvollisuutta tilata uusien lomakkeiden kehittämistä tai muita lisätöitä mitään tiettyä vähimmäismäärää, vaan tilaaja tekee yksittäisistä kehittämistöistä tarpeen mukaan erikseen tilauksia.

Sopimusmuutos ei synny tämän päätöksen tiedoksiannon myötä, vaan vasta kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusmuutosta koskevan alkuperäiseen sopimukseen liitettävän muutosliitteen.

Asian tausta

Helsingin kaupungin kaupunginkanslia kilpailutti kaupunkiyhteisten kenttäraportointipalvelun 2.12.2017 HILMA-ilmoituskanavassa julkaistulla tarjouspyynnöllä H126-17 / HEL 2017-013667 Kenttäraportointipalvelu. Hankinta toteutettiin avoimella menettelyllä. Hankinnasta on tehty kaksi sopimusta tarjouskilpailun voittaneen Geometrix Oy:n kanssa.

Ensimmäinen sopimus 18.5.2018 koskee kenttäraportointipalvelun toimittamista kokonaispalveluna (jäljempänä ”sopimus”). Sopimuksen ehtojen mukaan sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Toinen sopimus eli puitesopimus 18.5.2018 koskee puolestaan uusien lomakkeiden kehittämistä kenttäraportointipalveluun (jäljempänä ”puitesopimus”). Puitesopimus on voimassa määräaikaisena neljä vuotta ja päättyy siten 17.5.2022.

Tältä osin on todettava, että puitesopimus päättyy kenttäraportointipalvelun suunnitellun elinkaaren ja erityisesti kaupunkiympäristön toimialan lähitulevaisuuden kehittämistarpeiden näkökulmasta epätarkoituksenmukaisessa vaiheessa, ja puitesopimuksen päättymisestä seuraa jäljempänä tarkemmin selostettavia taloudellisesti epätarkoituksenmukaisia rajoitteita palvelun hyödyntämiselle ja kehittämiselle sen suunniteltuun käyttötarkoitukseen nähden.

Tästä syystä puitesopimuksen päättymisen jälkeen voimaan jäävään kokonaispalvelua koskevaan sopimukseen sisältyviä palveluita on tarpeen laajentaa siten, että sopimuksen perusteella on mahdollista hankkia rajoitetussa määrin myös sisällöllisesti puitesopimuksen palveluita vastaavia lisäpalveluita.

Sopimukseen tehdään sopimusmuutoksen yhteydessä samalla eräitä tarkennuksia tai päivityksiä muun muassa immateriaalioikeuksia ja avointa julkaisemista, kehittämistä ja muutoshallintaa sekä tietosuojaa koskeviin ehtoihin. Jatkokehitystä jatketaan puitesopimuksen mukaisin hinnoin.

Sopimusmuutoksen perustelut

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä.

Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Tältä osin on todettava, että Geometrix Oy:n kokonaispalveluna tuottamalle kenttäraportointialustalle on puitesopimuksen voimassaoloaikana kehitetty laaja ja monitahoinen lomakkeista ja vastaavista prosesseista koostuva sovelluskokonaisuus. Niin kauan kuin kaupunki jatkaa ylipäätään kenttäraportointialustan käyttöä voimassa olevan sopimuksen perusteella, on teknisesti välttämätöntä ja taloudellisesti kustannustehokasta keskittää alkuperäiselle toimittajalle myös olemassa olevien lomakkeiden tai vastaavien prosessien jatkokehittämistä sekä uusien mobiilikäytön mahdollistavien ja paikkatietoa hyödyntävien lomakkeiden kehittämistä alustalle. Uusien lomakkeiden kehittäminen alustalle tulee olemaan sopimusmuutoksen myötä rajoitetumpaa kuin aikaisemmin.

Kenttäraportointipalvelun alustana toimii Geometrix Oy:n Mobilenote-alustasovellus, joka on Geometrix Oy:n kehittämä ja omistama ohjelmistotuote. Alustasovellus myös toimii toimittajan määrittelemässä käyttöympäristössä, joten lomakkeiden kehittäminen toimittajan alustasovelluksen ja käyttöympäristön yhteyteen jonkun muun kuin nykyisen toimittajan toimesta ei käytännössä ole mahdollista.

Toisaalta yksittäisten uusien lomakkeiden kehittäminen johonkin muuhun kuin toimittajan alustasovelluksen ja käyttöympäristön yhteyteen ja lomakkeiden yhdistäminen esimerkiksi rajapintojen kautta muuhun kenttäraportointipalveluun olisi palvelun hallinnan kannalta vaikeaa ja tuottaisi todennäköisesti huomattavia lisäkustannuksia siihen verrattuna, että lomakkeet kehitetään toimittajan alustalle.

Toisaalta nykyisen kenttäraportointialustan vaihtaminen kokonaan toiseen ratkaisuun edellyttäisi joko alustalle kehitettyjen 22 erikokoisen sovelluksen rakentamista joko kokonaan uudelleen tai eräiden tilaajakohtaisten sovellusten osalta näiden siirtämistä uudelle ylläpitäjälle. Tämä olisi tässä vaiheessa palvelun elinkaarta taloudellisesti erittäin epätarkoituksenmukaista ja palveluiden käyttöä haittaavaa.

Kenttäraportointipalvelun neljä ensimmäistä sopimusvuotta on kulunut käytännössä alustan palveluiden rakentamiseen ja sen käytön vakiinnuttamiseen käyttäjäorganisaatioissa, ja vasta tällä hetkellä ollaan siirtymässä vaiheeseen, jossa alustan käyttäjät alkavat saamaan alustan käytöstä täysimääräisen hyödyn.

Edellä mainituilla perusteilla hankintayksikkö katsoo, että käsillä on sellaisia taloudellisia syitä, joiden johdosta alkuperäistä sopimusta on mahdollista muuttaa hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan lisätyöperusteella. Jatkokehitystä rajoitetaan sopimusmuutoksen myötä siten, että sopimusmuutoksen arvo ei myöskään ylitä 50 prosenttia alkuperäisen sopimuskokonaisuuden arvosta.

Hankintayksikkö tekee sopimusmuutoksesta liitteen alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutosta koskeva liite allekirjoitetaan molempien osapuolten toimesta.

Viranhaltijan toimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.