Hankinta, sopimusmuutos, perusparannuksen pää- ja arkkitehtisuunnittelu, Pihlajiston ala-aste

Tilat-palvelun hankeyksikkö 2 tiimipäällikkö päätti hyväksyä Tilat-palvelun hankeyksikön esityksen Pihlajiston ala-asteen perusparannuksen pää- ja arkkitehtisuunnittelua koskevan hankintasopimuksen muuttamisesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos johtuu tilaajan tarpeesta tilata nykyiseltä sopimuskumppanilta sellaista lisätyötä, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen tilaukseen.

Hankinnan arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on hankintaa koskevassa tilauksessa 19.12.2017, ilmoitettu 370 000 euroa (alv 0 %). Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on enintään 
119 140,50 euroa (alv 0 %). Sopimusmuutoksen arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on siten alle 50 % alkuperäisen hankinnan ennakoidusta arvosta.

Helsingin kaupungin Kaupunkiympäristön toimiala on päättänyt pää- ja arkkitehtisuunnittelua koskevasta puitejärjestelystä pää- ja arkkitehtisuunnittelupalvelujen puitesopimus 2016 - 2017, Klk 12.11.2015 § 497 tehdyllä hankintapäätöksellä HEL 2015-007844. Kirsti Siven & Asko Takala Arkkitehdit Oy on hyväksytty toimittajaksi kyseiseen puitejärjestelyyn 12.11.2015 tehdyllä päätöksellä.

Rakennuttaminen-yksikkö on osoittanut Kirsti Siven & Asko Takala Arkkitehdit Oy:lle kyseisen puitejärjestelyn sisällä tehtävän pää- ja arkkitehtisuunnittelua koskevan tilauksen koskien Pihlajiston ala-asteen perusparannuksen hankesuunnitteluvaihetta ja myöhemmin toteutussuunnittelu – ja rakentamisvaihetta. Toteutussuunnittelu- ja rakentamisvaiheen pää- ja arkkitehtisuunnittelun hankinnasta on tehty Kirsti Siven & Asko Takala Arkkitehdit Oy:ltä 19.12.2017 päivätty tilaus (jäljempänä myös sopimus).

Hankinnan kohteena olevan Pihlajiston ala-asteen perusparannushankkeen toteutussuunnitteluvaiheen ja rakentamisen aikaisten pää- ja arkkitehtisuunnittelun arvioitu arvonlisäveroton hinta on ollut hankintapäätöksen mukaan yhteensä enintään 370 000 euroa arvonlisäverottamana siten, että työn laajuudeksi on arvioitu noin 4200 henkilötyötuntia. Sopimus on voimassa siihen saakka, kunnes perusparannushanke on valmistunut ja sopimuksen mukaiset pää- ja arkkitehtisuunnittelun työt on suoritettu hyväksytysti. Sopimukseen perustuvat työt ovat toistaiseksi kesken.

Pihlajiston ala-asteen perusparannuksen hanke- ja toteutussuunnittelu on tehty 2017 - 2020. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa rakennuksessa kattava talo- ja rakennustekninen perusparannus, jonka yhteydessä ajanmukaistetaan opetustiloja ja uudistetaan tilojen varustusta uuden oppimisympäristön tavoitteiden mukaisesti. Hankkeen rakentamisen aloittaminen on viivästynyt alkuperäisestä tavoiteaikataulusta, koska vuonna 2020 kaupunki ei saanut hankkeelle yhtään urakkatarjousta. Alkuperäisen aikataulun mukaisesti perusparannettava Pihlajiston ala-asteen rakennus on tällä hetkellä tyhjä, ja koulu toimii väistötiloissa osoitteessa Salpausseläntie 1C ja päiväkoti toimii väistötiloissa osoitteessa Salpausseläntie 1. Lisäksi Raide-Jokeriin liittyvän tulevan aluerakentamisen myötä lähialueiden väestöennusteet edellyttivät alueellista tarkastelua, jonka myötä rakennuksen toiminnasta vastaava Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala päivitti oppilaspaikkamäärät, esitti koulun yhteyteen päiväkotitoimintaa sekä arvioi varautumista mahdollisen laajennuksen toteuttamiseen koulun tontilla 2030-luvulla. Päiväkotitoiminnan sijoittaminen koulurakennuksen yhteyteen ei sisältynyt vuoden 2017 hankesuunnitelmaan. Edellä mainituista syistä johtuen tilaajalla on tarve tilata päiväkotitoiminnan tilamuutossuunnitteluun liittyvää lisätyötä.

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Kyseisen pykälän 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi 136 §:n 4 momentin mukaan edellytetään, että 
2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa. Hankintayksikön näkökulmasta on välttämätöntä turvata Pihlajiston ala-asteen perusparannushankkeen valmiiksi saattaminen edellä mainitussa aikataulussa ja kustannusraamissa. Sopimustoimittajan vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa, ottaen huomioon erityisesti, että nykyisen toimittajan suorittama pää- ja arkkitehtisuunnittelu on lähes valmis, minkä johdosta nykyisellä toimittajalla on parhaimmat edellytykset päivittää suunnitelmat päiväkotitoiminnan osalta. Sopimuskumppanin vaihtaminen keskeyttäisi myös meneillään olevan pää- ja arkkitehtisuunnittelutyön, mikä haittaisi myös siihen kytköksissä olevien rakenne-, LVIA-, sähkö- ja muiden suunnittelualojen koordinoinnin ja yhteensovittamisen toteutumista, sekä vaikeuttaisi merkittävästi rakennuslupakäsittelyä. Sopimuskumppanin vaihtumisesta koituisi hankkeelle huomattavia lisäsuunnittelukustannuksia, jolloin kilpailuttamisesta aiheutuvat kustannukset ylittäisivät siitä saatavan hyödyn. Myös hankkeen aikataululle koituisi toteutussuunnittelu- ja rakentamisvaiheen myöhästymistä, minkä takia hankkeen väistötilakustannukset kasvaisivat entisestään.

Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena olevien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 119 140,50 euroa (alv 0 %). Kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita  
(10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan hankintalain 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa hankintavaltuus määräytyy sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella (alkuperäinen hankinta ja siihen liittyvät tilaukset yhteensä). Kyseisen kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan Rakennukset ja yleiset alueet-palvelukokonaisuuden Tilat-palvelun tiimipäälliköillä on hankintavaltuudet enintään 
500 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen Tilat-palvelun tiimipäällikkö on toimintavaltainen päättämään sopimusmuutoksesta.