Hankinta, suun terveydenhuollon instrumentit, sosiaali- ja terveystoimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinta-asiantuntija Eeva Rantala on kutsuttuna asiantuntijana.

Kilpailutuksen taustaa

Suun terveydenhuollon instrumenttien nykyinen sopimuskausi päättyy 30.6.2023.

Kilpailutuksen tarkoituksena on sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen perusteella toimittajat sitoutuvat toimittamaan tuotteita tilaajalle.

Nyt päätettävänä olevan kilpailutuksen periaatteita ja ehtoja ei ole tuotu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnalle etukäteen päätettäväksi, koska tavarahankintojen periaatteita ei ole ollut tarkoituksenmukaista päättää lautakunnassa, vaan riittävä toimintamalli on se, että lautakunta tekee hankinnasta päätöksen.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajalle, tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle laadulliset- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyyntöasiakirjat oli valmisteltu yhteistyönä suun terveydenhuollon ja hankintapalvelujen kesken.

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 9.12.2022 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Länk leder till extern tjänst).

Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 17.1.2023 kello 12 mennessä. Hankintaan esitettiin 36 kysymystä ja niihin vastattiin 20.1.2023. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 13.2.2023 kello 12.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat seitsemän tarjoajaa:

- Hammasväline Oy (Y-tunnus 0881266–0)

- JH Hammastuote (Y-tunnus 2184134–3)

- Lifemed Oy (Y-tunnus 0629011–7)

- OneMed Oy (Y-tunnus 1558201–5)

- Ortomat Herpola Oy (Y-tunnus 0785825–3)

- Plandent Oy (Y-tunnus 0112771–6)

- Unident Oy (Y-tunnus 2823729–6).

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden ja tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Hankintapalvelut ja suun terveydenhuolto ovat tarkastaneet tarjoajien soveltuvuuden. Ortomat Herpola Oy:ltä pyydettiin täydennystä ja Lifemed Oy:ltä täsmennystä tarjoukseen. Saatujen ja tarkastettujen täsmennysten ja täydennysten jälkeen kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän asetetut soveltuvuusvaatimukset. Harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, joiden esitetään tulevan vertailun perusteella valituiksi toimittajiksi.

Suun terveydenhuolto ja hankintapalvelut ovat tarkistaneet tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. Yksittäisten tuotteiden osalta kaikki tarjotut tuotteet eivät täyttäneet kaikkia asetettuja vaatimuksia. Mikäli tarjottu tuote ei vastannut tarjouspyynnön vaatimuksia, se hylättiin. Lisäksi tuotteita hylättiin, mikäli tuotteesta ei ollut vaadittuja sertifikaatteja tai mikäli tuotteella ei ollut vaadittuja standardeja tai ne eivät muista syistä täyttäneet asetettuja vaatimuksia. Hylätyt tuotteet on merkitty tuotteiden vertailutaulukkoon sarakkeeseen B kirjaimella H.

Tarjouksen täsmennyspyyntö

Lifemed Oy:tä pyydettiin 15.2.2023 täsmentämään tarjoustaan tarjoajan sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyen. Tarjoajaa pyydettiin täsmentämään sitä, kuinka sosiaalinen vastuullisuus ja ILO:n työelämän perusoikeudet on huomioituna tarjoajan toiminnassa.

Lifemed Oy toimitti vaaditun täsmennyksen 15.2.2023, ja hankintatyöryhmä katsoi saadun täsmennyksen olevan riittävä.

Tarjouksen täydentäminen

Ortomat Herpola Oy:tä pyydettiin täydentämään tarjoustaan, koska tarjoajan tarjouksesta puuttuivat hintaliitettä lukuun ottamatta kaikki ladattavaksi vaaditut liitteet sekä ”kyllä” vastauksiin liittyneisiin lisävaatimuksiin vaaditut vastaukset.

Tarjoajat jättävät tarjouksensa tarjouskilpailuihin Cloudia Oy:n Tarjouspalvelu.fi-portaalissa. Tarjouspalvelu toimii normaalitilassa siten, että järjestelmä ei anna tarjoajan lähettää tarjousta puutteellisena. Eli mikäli tarjouspyynnössä on määritelty pakolliseksi vastattavaksi vaatimuksia tai pakollisia ladattavia liitteitä, järjestelmä huomauttaa puutteista tarjoajaa, eikä anna lähettää tarjousta. Ortomat Herpola Oy oli kuitenkin pystynyt lähettämään tarjouksen Tarjouspalvelun kautta, joten tarjoajalla ei ole ollut syytä epäillä, etteikö tarjous olisi ollut kaikilta osin tarjouspyynnön vaatimusten mukainen.

Hankintapalvelu on ollut yhteydessä Cloudia Oy:n tukipalveluihin Ortomat Herpola Oy:n puutteelliseen tarjoukseen liittyen. Cloudia Oy:n tukipalvelusta saadun tiedon mukaan tarjouspalvelussa on ollut teknisiä ongelmia, joiden vuoksi tarjous oli ollut mahdollista lähettää puutteellisena. Cloudia Oy:n tukipalvelu totesi hankintapalveluille sähköpostitse 21.2.2023, että tekninen virhe on aiheuttanut osalla tarjoajista sen, etteivät kriteerit ole muodostuneet vastattavaksi ja järjestelmä validointi puutteellisten tietojen osalta ei ole toiminut. Näin ollen järjestelmä on päästänyt läpi tarjouksia, joissa vastauksia ei ole ollut rakenteisena ja rakenteisia vastauksia jo jätettyihin tarjouksiin ei jälkikäteen voida palauttaa, jos määräaika on umpeutunut. Toimenpiteitä on tehty, ettei virhe ilmenisi uudestaan.

Hankintapalvelu on pyytänyt Ortomat Herpola Oy:tä täydentämään tarjoustaan puuttuvien liitteiden ja puuttuvien vastausten osalta. Hankintapalvelut toteaa, että Ortomat Herpola Oy:n määräaikaan mennessä saapuneeseen tarjoukseen oli ladattuna tarjous, ESPD-lomake ja hinta- /tarjousliite, josta ilmenivät tarjotut tuotteet ja niiden hinnat, joten hankinnan kohteen, eli tarjottavien instrumenttien, osalta tarjoajan tarjous on ollut tarjouspyynnön mukainen ja saapunut asetetussa määräajassa.

Täydennettävät asiat Ortomat Herpola Oy:n osalta ovat koskeneet tarjoajalle asetettujen vaatimusten alla olevien lisävaatimusten vastauksia sekä asiakaspalveluun, reklamaatiokäytäntöihin, ekologisuuteen ja kestävään kehitykseen sekä sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyvien selvitysten täydentämistä.

Hankintapalvelut katsoo, että Ortomat Herpola Oy:lle annettu mahdollisuus täydentää tarjoustaan ei ole ollut tarjouksen kiellettyä parantamista, koska tarjousta ei ole pyydetty täydentämään hinta- / tarjousliitteen osalta. Tarjouksen täydentämiseen liittyvä tarve on johtunut hankintayksikön käyttämän Tarjouspalvelun teknisestä virheestä.

Tarjousten vertailu ja valintaperusteet

Valinnan perusteena oli hankintalain (1397/2016) 115 §:n mukainen kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 100 prosenttia. Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoajille ja hankinnan kohteelle laatukriteerit, joten vertailu hinnan perusteella laatuarvioinnin jälkeen katsottiin riittäväksi. Hankintaan kuului tiettyjen tuotteiden osalta tuotenäytteen toimittaminen tuotteiden soveltuvuutta ja laadullista arviointia ja vertailua varten.

Instrumenttien laadullinen vertailu toteutettiin siten, että alustavan hintavertailun perusteella suun terveydenhuollon hankintatyöryhmä määritteli sellaiset tuotteet, jotka haluttiin arviointiraatien laadulliseen arviointiin. Arvioitavaksi otettiin sellaisia instrumentteja, joiden ominaisuudet haluttiin kliinistä työtä tekevien erityiseen arviointiin (muun muassa sakset, neulankuljettajat, matriisinkiristäjät) sekä suun terveydenhuollolle ennestään tuntemattomia instrumentteja tai tuotemerkkejä. Mikäli samaa tuotetta oli tarjonnut useampi toimittaja, niin tuotenäyte pyydettiin halvimman hinnan tarjonneelta toimittajalta.

Arviointitilaisuus järjestettiin 9.3.2023. Arviointiraadit koostuivat suun terveydenhuollon kliinistä potilastyötä tekevistä ammattihenkilöistä. Raadeissa oli edustettuina erikoishammaslääkäreitä, hammaslääkäreitä, suuhygienistejä sekä hammashoitajia. Yhteensä arvioitavia tuotekokonaisuuksia ja raateja oli neljä (kirurgia, oikomishoito, parodontologia ja perushammashoito). Parodontologisessa raadissa oli kolme ja muissa raadeissa viisi ammattihenkilöä.

Hankintatyöryhmä kiinnitti tuotevalinnoissa huomiota arviointiraatien arvioiduista tuotteista annettuihin sanallisiin arviointeihin. Arviointiraadit arvioivat käytettävyyttä, instrumentin vartta ja kärkeä sekä hygieenisyyttä. Mikäli arviointiraati hylkäsi tuotteen laadullisessa arvioinnissa perustellusti, ei sitä otettu mukaan hintavertailuun, vaan tuote hylättiin.

Lisäksi hankintatyöryhmä päätti, että saman valmistajan samanlaisella varsimateriaalilla olevat kaikki instrumentit hylätään sillä perusteella, että arvioitavana olleiden instrumenttien varsi arvioitiin epähygieeniseksi tai laadullisesti huonoksi.

Tarjottuja tuotteita hylättiin myös syystä, että arviointiraadin arviointiin pyydettyä tuotetta ei ole ollut nähtävänä. Poikkeuksena tuotteet, joissa täysin samaa tuotetta on tarjonnut useampi tarjoaja. Tällöin tuote on valittu halvimman hinnan tarjonneelta toimittajalta, vaikka tuotenäytettä ei olisikaan ollut nähtävillä.

Lopulliset tuotevalinnat tehtiin positiokohtaisesti halvimman hinnan perusteella siten, että yhteen positioon valittiin yksi tai useampi tuote. Useampia instrumentteja valittiin syystä, että tuotteen varren muoto, kärjen koko tai muoto erosivat toisistaan joillain tavoin. Tarkemmat valintaperusteet ja arviointiraatien työskentelyn perusteet on kerrottu tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Vertailutaulukkoon on sarakkeeseen B merkitty kirjaimella E ne tuotteet, jotka olivat arviointiraatien arvioitavana. Kirjaimella V on merkitty ne tuotteet, jotka esitetään valittavaksi ja kirjaimella H tuotteet, jotka hankintatyöryhmä on hylännyt. Vertailutaulukkoon on kirjattu sarakkeeseen C perustelut hylkäämiselle tai miksi tuotteita on valittu useampia kuin yksi.

Yhteenveto tarjoajista, tarjotuista ja valituista tuotteista (vertailutaulukko) on tämän päätösesityksen liitteenä 1.

Sopimuskausi

Perussopimuskausi on kolme vuotta ja sen on suunniteltu alkavan 1.7.2023. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus enintään 12 kuukauden mittaiseen optiokauteen, jonka käyttöönotosta ja pituudesta tilaaja päättää viimeistään kuusi kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin vaan tuotteita ostetaan tarpeen mukaan.

Hankintavaltuudet

Hallintosäännön 10 luvun 3 momentin 3 kohdan mukaan, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää, hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on tehnyt päätöksen 14.2.2023 § 28 sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden vahvistetuista hankintavaltuuksista.

Lautakunnan terveys- ja päihdepalvelujen johtajalle vahvistama hankintaraja on enintään 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa terveys- ja päihdepalvelujen johtajan tekemään optiokauden käytöstä päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Sopimuksen allekirjoittaja

Hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa terveys- ja päihdepalvelujen johtaja.

Detta beslut publicerades 17.04.2023

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Pöytäkirjan 65 (A) ja 66 (A) §:t.

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun
asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvit- tavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaa- timuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoi- tettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa ha- luaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimi- tettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vas- taanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa si- ten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivä- nä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksian- non tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka ku- luessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkina- oikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava vali- tusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen va- litusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapun- päivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä en- simmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipal- velussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaati-
muksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on vali- tuksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (pro- sessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden pro- sessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoit- teista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayk- sikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimi- tetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen
tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.

Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Pöytäkirjan 65 (B), 66 (B) ja 68 §:t.

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.