Yhteishankintoina toteutettavat hankinnat, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti, että liitteen 1 ja liitteen 3 mukaiset hankinnat toteutetaan yhteishankintoina kaupunginkansliassa.

Lisäksi kansliapäällikkö päätti, että liitteessä 2 esitetyt hankinnat toteutetaan yksittäisinä yhteishankintoina sosiaali- ja terveystoimialalla 31.12.2022 asti.

Edelleen kansliapäällikkö päätti, että kaupungin hankintayksiköiden on 1.1.2023 alkaen järjestettävä hankintansa niin, että ne käyttävät liitteen 3 mukaisissa hankinnoissa kaupunginkanslian solmimaa puitesopimusta DigiHelsinki Oy:n kanssa. Hankintayksiköiden on saatettava 1.1.2023 voimassa olevat omat hankintasopimukset päättymään ensimmäisenä mahdollisena ajankohtana ja siirtyä käyttämään kaupunginkanslian tekemää puitesopimusta liitteen 3 mukaisissa hankinnoissa. Edellä mainitusta huolimatta, hankintayksiköt voivat hankkia yksittäisen palvelun muualta, mikäli DigiHelsinki Oy ei kohtuullisista pyrkimyksistään huolimatta pysty toimittamaan kyseistä palvelua. Asia tulee kuitenkin ensin käsitellä normaalin reklamaatioprosessin ja puitesopimuksessa määritellyn yhteistoimintamallin mukaisesti.

Lisäksi kansliapäällikkö päätti, että edellä mainitusta päätöksestä huolimatta kasvatuksen ja koulutuksen toimiala voi järjestää seuraavat edu.hel.fi -ympäristössä sijaiseviin palveluihin liittyvät hankinnat itse käyttämällä DigiHelsinki Oy:n hallinnoimia yhteishankintasopimuksia:

- AD (Active Directory) –palvelut,
- päätelaitteiden elinkaaripalvelut,
- vakio-ohjelmistopalvelut,
- palvelin- ja tallennusjärjestelmien kapasiteettipalvelut, ja
työryhmäpalvelut.

Kansliapäällikkö päätti kumota samasta asiasta 23.6.2021 tekemänsä päätöksen (§ 153).

Liitettä 1 on muutettu niin, että siitä on poistettu DigiHelsinki Oy:n tarjoamat palvelut, jotka jatkossa määritellään liitteessä 3. Lisäksi Liitteestä 1 on poistettu seuraavat yhteishankinnat: markkinointiviestintäpalveluiden suunnittelu ja toteutus, messu- ja näyttelytilan rakentamisen ja projektinhallinnan palvelut ulkomailla, ICT-tutkimukset ja analytiikkapalvelut, elintarvikkeiden tukkuostot.

Liitteen 2 sosiaali- ja terveystoimialan toteuttamista yksittäisistä yhteishankinnoista voimassaolo päättyy 31.12.2022, jolloin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan talous eriytetään sotepe-uudistuksen myötä kaupungin muusta taloudesta. Kaupunginkanslia vastaa jatkossa liitteen 2 yhteishankintojen toteutuksesta kaupungille siinä laajuudessa, kuin kyseisille tavaroille ja tarvikkeille on kaupunkilaajuisesti tarvetta. Sotepe-toimiala hankkii liikkeenluovutussopimuksen mukaisesti hoitotarvikkeet jatkossakin HUS Logistiikasta sekä kilpailuttamalla muut tavarat omaan käyttöönsä.

Päätökseen liitetään kokonaan uusi liite 3. Liitteessä 3 on määritelty ne ICT-infrastruktuurin ja perustietotekniikan palvelut, joita kaupungin hankintayksiköiden 1.1.2023 alkaen tulee hankkia DigiHelsinki Oy:ltä kaupunginkanslian yhtiön kanssa solmiman puitesopimuksen perusteella. Tähän mennessä kaupunginkanslian digitalisaatioyksikön digitaalinen perusta on keskitetysti tuottanut kyseiset palvelut kaupungin toimialoille, liikelaitoksille ja virastoille. Kaupunginvaltuusto päätti 1.6.2022, että kaupungin sisäisten digitaalisten peruspalvelujen tuottamista varten perustetaan in house-yhtiö.

DigiHelsinki Oy on kaupungin 100 %:sti omistama sidosyksikkö ja se aloittaa toimintansa 1.1.2023. DigiHelsinki Oy hyödyntää toimintansa alussa kaupungilta sille siirtyviä hankintasopimuksia palveluja tuottaessaan. Palvelujen siirto toteutetaan ”as - is” eli palvelut, prosessit ja yhteydenottokanavat säilyvät ennallaan. DigiHelsinki Oy ylläpitää jokaisesta liitteen 3 mukaisesta palvelusta palvelukuvauksia, jotka määrittelevät palvelun tarkemman sisällön ja laajuuden.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala (Kasko) voi kuitenkin järjestää tietyt edu.hel.fi –ympäristöön liittyvät Stadin ammattiopiston, lukion, perusopetuksen, työpajatoiminnan ja vapaan sivistyksen hankinnat itse kuten nykyisin. Tällöin Kaskon kuitenkin tulee käyttää DigiHelsinki Oy:n hallinnoimia yhteishankintasopimuksia niiden palvelujen osalta, kuin sopimuksia on saatavilla. DigiHelsinki Oy:n tulee puolestaan tarjota käytettäväksi yhteishankintasopimuksia, joita Kasko voi hyödyntää. Kaskon itse järjestämät IT-palveluhankinnat ovat toimialan omat AD (Active Directory) –palvelut, kapasiteettipalvelut, työryhmäpalvelut kuten edu.hel.fi –sähköpostijärjestelmä ja edu.hel.fi –Teams, edu.hel.fi ympäristön vakio-ohjelmistopalvelut (työasemien ja mobiililaitteiden sovellusten hankinta-, ylläpito- ja päivityspalvelut) sekä päätelaitteiden kuten työasemien elinkaaripalvelut.

Selkeyden vuoksi todetaan, että DigiHelsinki Oy tarjoaa kaikki liitteen 3 palvelut Kaskon hallinnolle ja varhaiskasvatukselle helsinki1-ympäristössä, eli tältä osin ei ole poikkeusta.

Kaupunginvaltuuston 18.5.2022 (§ 106) hyväksymän hallintosäännön mukaisesti kansliapäällikkö päättää mitkä hankinnat kaupungissa toteutetaan yhteishankintoina. Lisäksi kansliapäällikkö päättää tarvittaessa toimialojen ja liikelaitosten toimimisesta yhteishankintayksikköinä yksittäisissä hankinnoissa (12 luku, 1 §, 1 momentti, kohdat 17 ja 18).