Palkanlaskennan vakauttamishankkeen käyttösuunnitelma

Kansliapäällikkö päätti myöntää palkanlaskennan vakauttamisesta vastaavan johtajan käytettäväksi yhteensä 6 000 000 euroa talousarvion kohdalta 1 30 01 Kaupunginhallituksen käyttövarat (projektinumero 104020108702) liitteenä olevan käyttösuunnitelman mukaisesti. Lisäksi kansliapäällikkö päätti myöntää Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle käyttösuunnitelmassa osoitetun määrärahan verran käytettäväksi toimialan henkilöstökustannuksiin (projektinumero 10402010870202). Lisäksi kansliapäällikkö valtuutti palkanlaskennan vakauttamisesta vastaavan johtajan tekemään vähäisiä muutoksia käyttösuunnitelmaan.

Edelleen kansliapäällikkö päätti, että Helsingin kaupunki maksaa viivästyskorkojen lisäksi kertaluonteisen viivästysmaksun 28.2.2023 mennessä tapahtuneiden palkanmaksuviiveiden johdosta. Viivästysmaksu maksetaan työntekijöille, joiden palkka on ollut myöhässä Sarastia365HR-järjestelmän käyttöönottamisesta lukien. Viivästysmaksu on vähintään viisinkertainen työntekijän saamaan lakisääteiseen viivästyskorkojen yhteismäärään nähden, ollen kuitenkin vähintään 50 euroa.

Hyväksyessään vuoden 2023 talousarvion 23.11.2022 (§ 284) kaupunginvaltuusto varasi kaupunginhallituksen määrärahoihin kuusi miljoona euroa käytettäväksi palkanmaksuongelmien hoitamiseen. Kaupunginhallituksen määräraha on talousarviokohdassa 13001, organisaatiossa 1000 (yleishallinto).

Kaupunginhallitus päätti 9.1.2023 § 11 myöntää kaupunginkanslian käytettäväksi vuoden 2023 talousarvion kohdasta 13001 Kaupunginhallituksen käyttövarat, 6 000 000 euroa palkanmaksu-uudistuksesta johtuvien korjaustoimenpiteiden suorittamiseen (projektinumero 104020108702). Samalla kaupunginhallitus päätti kehottaa kansliapäällikköä hyväksymään määrärahaa koskevan käyttösuunnitelman.

Helsingin kaupunki on vuonna 2022 organisoinut palkanlaskennan tilanteen hallintaa varten vakauttamishankkeen sekä hankkinut tuekseen konsulttipalvelua. Vakauttamishankkeen kaksi päätavoitteita ovat palkanmaksun oikeellisuus ja palkanmaksua koskevien viranomaistietojen oikeellisuus. Päätavoitteiden toteuttamiseksi vakauttamishankkeessa on tunnistettu ja toteutettu korjaavia toimenpiteitä kolmella osa-alueella: uuden palkkajärjestelmän toimivuuteen liittyvä kehittäminen, Taloushallintopalveluliikelaitoksen palkanlaskennan toiminta- ja suorituskyvyn kehittäminen sekä työsuhteen elinkaaren prosesseja koskeva toimintatapamuutos, jota aikaisempaa digitaalisemmin toimiva järjestelmä työntekijöiltä ja esihenkilöiltä edellyttää.

Käyttösuunnitelman määrärahat kohdentuvat vakauttamiseksi vuonna 2023 tarvittavan lisähenkilöstön kustannuksiin, konsulttipalvelujen ostoihin sekä Helsingin kaupungin ylimääräiseen viivästysmaksuun, joka suoritetaan palkkaviiveistä aiheutunutta haittaa korvaamaan. Määrärahaan sisältyy myös varalle jäävä osa, jota ei käytetä, ellei se osoittaudu välttämättömäksi. Määrärahan käyttöä seurataan osana talousarvion toteutumisennustetta.

1. Lisähenkilöstö

Hankkeen osa-alueella, jonka tavoitteena on Taloushallintopalveluliikelaitos Talpan palkanlaskennan toiminta- ja suorituskyvyn kehittäminen on toteutettu useita toimenpiteitä palkanlaskennan tilanteen normalisoimiseksi. Yksi keino on ollut osaavan lisähenkilöstön palkkaaminen. Tilanne palkkahallinnossa on kuitenkin yhä ruuhkautunut, eikä sitä ole saatu vakautettua normaalitilannetta vastaavaksi. Jo syntyneiden palkkavirheiden korjauksia ei ole kyetty tekemään kaikilta osin kohtuullisessa ajassa. Vuonna 2022 palkatusta lisähenkilöstöstä n. 40 työsuhdetta jatkuu vuodelle 2023 ja näiden lisäksi eri pituisiin jaksoihin palkataan tarvittava määrä muita asiantuntijoita. Tähän on budjetoitu käyttösuunnitelmassa enintään 1 800 000 euroa.

Hankkeen toimintatapamuutosta koskevalla osa-alueelle kohdentuvat mittavimmat vuoden 2023 lisätukitoimenpiteet. Isoin toimenpide on organisoida Talpaan tukipalvelu, joka laajentaa olemassa olevan Sarastia-tuen palvelutarjontaa ensisijaisesti Soten ja Kaskon esihenkilöille. Toimiakseen saavutettavasti, tämä palvelu vaatii 15 työntekijän lisärekrytoinnin. Tämä esihenkilöiden neuvonta- ja tukipalvelu tarjoaa oikea-aikaista tukea ja opastusta esihenkilöiden tueksi, kun he tallentavat Sarastia365HR-järjestelmään uusia palvelussuhteita tai niitä koskevia muutoksia. Tällä tavoin tuetaan sitä, että tieto lähtee kulkemaan oikein ja ajallaan jo palkkaprosessin alkuvaiheilta ja ennalta estetään uusien palkkavirheiden syntymistä. Lisäksi tukipalvelu tekee etenkin sosiaali- ja terveystoimialan määräaikaisiin palvelussuhteisiin liittyviä tarkistustoimenpiteitä, jotta kaikki päättyväksi tarkoitetut määräaikaiset palvelussuhteet tulevat päätetyiksi myös järjestelmässä. Näin estetään liikaa maksettujen palkkojen määrää. Neuvonta- ja tukipalvelu tulee tukemaan esihenkilöiden osaamistason pysyvää nostamista ja täten järjestelmän edellyttämää toimintatapamuutosta. Asiakasneuvojat tekevät myös muita mahdollisia palkanlaskennan tilanteeseen vakauttavasti vaikuttavia toimenpiteitä. Tähän on budjetoitu käyttösuunnitelmassa enintään 750 000 euroa.

Taloushallintopalveluliikelaitos Talpa laskuttaa edellä kuvatut, yhteensä enintään 2 550 000 euroa kaupunginkanslialta toteutumien perusteella kerran kuukaudessa.

Toinen mittava toimintatapamuutoksen tukitoimenpide on osoittaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle seitsemän henkilöstösihteeriä ja heidän esihenkilönsä tukemaan ensisijaisesti varhaiskasvatuksen sekä perusopetuksen esihenkilöitä määräaikaisten palvelussuhteiden ja määräaikaisten virkasuhteiden lomakkeiden valmistelussa. Henkilöstösihteerit toimivat kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hallintopalvelussa vuoden 2023 ajan ns. poolina, joka tukee nimenomaan Sarastia365HR-järjestelmän tiettyjen lomakkeiden valmistelussa ja tukee toimialan sesonkiluonteisten ruuhkatilanteiden hallintaa. Lisäksi tämä henkilöstösihteeripooli tekee kasvatuksen ja koulutuksen toimialan osalta määräaikaisten palvelussuhteiden päättymisilmoitusten tarkistustoimenpiteet sekä muita mahdollisia palkanlaskennan tilanteeseen vakauttavasti vaikuttavia toimenpiteitä. Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle osoitetaan myös HR-asiantuntijan palkkamäärärahat. Tämän asiantuntijan tehtävänä on suorittaa tehtäviä, jotka liittyvät datan oikeellisuuden turvaamiseen toimialan vastuulle kuuluvissa toimi-, vakanssi- ja organisaatiorakennesisällöissä sekä opettajien kelpoisuustietojen oikeellisuuden turvaamiseen. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala käyttää näiden palkkamäärärahojen yksilöinnissä projektinumeroa 10402010870202. Tähän on budjetoitu käyttösuunnitelmassa enintään 340 000 euroa.

Henkilöstökustannuksia kohdentuu vakauttamishankkeeseen suoraan palkatun henkilöstön palkkakuluista sekä kaupunginkanslian henkilöstöosaston HR-järjestelmät, data ja raportointi -yksikköön palkanlaskennan vakauttamista tekevien määräaikaisten työntekijöiden palkkakuluista. Kaupunginkanslia käyttää näiden palkkamäärärahojen yksilöinnissä projektinumeroa 1040201087020101. Näiden työntekijöiden palkkamäärärahoihin on budjetoitu yhteensä enintään 430 000 euroa.

Vakauttamishankkeen vuodelle 2023 määritellyissä projekteissa työstetään data- ja konversiovirheiden korjaamista, vakanssirekisterin korjauksia, puretaan vuonna 2022 syntyneiden palkkavirheiden korjausvelkaa, kehitetään työsuhteen elinkaaren prosesseja, korjataan tulorekisterivirheitä, huolehditaan palkkakirjanpidon oikeellisuudesta, luodaan ja vakiinnutetaan sosiaalipalkkoja koskeva prosessi ja toimintatapa, selvitetään ja ratkaistaan liittymäkytkentäisistä haasteista juontuvat palkkavirheet sekä selvitetään ja ratkaistaan lääkäreiden palkkoihin liittyvät virheet.

Vakauttamishankkeeseen on suoraan palkattu kolme henkilöä: johtaja, toimittajaohjauksen vastuuhenkilö sekä toimialatuesta vastaava asiantuntija. Johtaja vastaa siitä, että vakauttamistoimenpiteet tehdään todeksi ja palkanlaskennan tilanne normalisoituu. Vakauttamishankkeen toimittajaohjauksesta vastaava luo ja jalkauttaa mallinnuksen siitä, miten toimittajaohjaus palkkajärjestelmän osalta tulee vakauttamisen aikana hoitaa ja mitä tulee huomioida jatkuvan, ns. normaalitilanteen hoitamisessa suhteessa järjestelmätoimittajaan. Toimittajaohjauksen tavoitteena on, että Sarastia365HR-järjestelmä, sen toiminnallisuudet, lomakkeet ja suorituskyky vastaisivat paremmin Helsingin kaupungin tarpeita. Vakauttamishankkeen toimialatuesta vastaava asiantuntija organisoi edellä kuvatut Talpan Sarastia-tuen laajennuksen sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan henkilöstösihteeripoolin toimeenpanon. Henkilöstöosaston työntekijät puolestaan huolehtivat prosessien kehittämisestä, virhelähdetyöstä ja virheiden korjaamisen tuesta sekä loppukäyttäjien koulutuksesta ja ohjeistuksesta.

Edellä kuvattujen henkilöstömenojen lisäksi palkanlaskennan vakauttamiseen osallistuu osana omaa työnkuvaansa lukuisia Helsingin kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja kaupunginkanslian HR-ammattilaisia, Talpan henkilöstöä sekä kaupunginkanslian strategiaosaston työntekijöitä.

2. Palvelujen ostot

Kansliapäällikkö päätti 6.7.2022 (§ 138) hyväksyä Deloitte Consulting Oy:n (0555345-6) tarjouksen Palkkahallinnon tuen vakauttamisen ja kehittämisen palvelun tuottamisesta ajalle 8/2022-5/2023. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 1 827 000 euroa.

Hankinnasta on vuoden 2022 aikana käytetty 1 000 000 euroa. Vuoden 2023 aikana konsulttipalveluja tarvitaan tukemaan seuraavissa sisällöissä: hankkeen kokonaisuuden hallinnan tuki, sosiaali- ja terveystoimialan sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohdennettu tuki prosessien ja toimintatapojen vakiinnuttamisessa, Talpan toimintojen ja johtamisen kehittäminen sekä palkkakirjanpidon ja tulorekisteritietojen korjaaminen. Konsulttipalvelujen ostoihin on budjetoitu yhteensä enintään 800 000 euroa.

3. Viivästysmaksu

Työnantaja maksaa lakisääteisen viivästyskoron lisäksi myös kertaluonteisen ja ylimääräisen viivästysmaksun palkanmaksuviiveiden johdosta. Viivästysmaksu maksetaan automaattisesti kaikille, joiden palkka on ollut myöhässä. Viivästysmaksun suuruus riippuu työntekijän saamien viivästyskorkojen yhteenlasketusta summasta. Viivästysmaksu on vähintään viisinkertainen viivästyskorkojen yhteismäärään nähden. Viivästysmaksu on vähintään 50 euroa, mutta se voi olla suurempi, jos maksettavia viivästyskorkoja on kertynyt useita.

Viivästysmaksuja suoritetaan enintään 28.2.2023 mennessä tapahtuneista palkkaviiveistä. Odotuksena on, että tähän mennessä on saatu korjattua kaikki vuonna 2022 kertyneet palkkavirheet ja Talpan palvelukyky on saatu normaalitasolle siten, että mahdolliset palkkavirheet saadaan korjatuiksi niille määriteltyjen vasteaikojen puitteissa.

Ennakkoarvion perusteella n. 10 000 palkansaajalle korvataan viivästyskorkoja, joten viivästysmaksujen suorittamiseen on budjetoitu vuodelle 2023 yhteensä enintään 500 000 euroa. Viivästysmaksut, jotka ovat aiheutuneet vuoden 2022 aikana, on kirjattu kuluksi vuoden 2022 kirjanpitoon ja maksetaan vuonna 2023. Yhteensä vuonna 2022 aiheutuneet viivästysmaksut ovat sivukuluineen n. 1,3 miljoonaa euroa.

4. Muut mahdolliset kustannukset

Muita mahdollisia kustannuksia on odotettavissa tietoteknisten laitteiden hankinnasta sekä palkanmaksun oikeellisuutta koskevan erillisen tarkastuksen teettämisestä. Lisäksi selvityksessä on järjestelmäkehityksen mahdollinen vauhdittaminen, joka toteutuessaan voi tarkoittaa lisäkustannuksia.