Ohjausryhmän asettaminen, Intranetin ohjausryhmä

Kansliapäällikkö päätti asettaa intran ohjausryhmän.

Ohjausryhmän tehtävinä on päättää intra-palvelun roolista, positiosta ja tehtävistä sisäisen viestinnän kanavana osana digitaalista M365-työympäristöä sekä intran kokonaiskonseptin kehittämisen suuntaviivoista.

Ohjausryhmän jäseninä ovat:

- Sisäisen viestinnän päällikkö, kaupunginkanslia (pj.)
- Riitta Laanala, M365-tuoteomistaja, ohjelmapäällikkö, kaupunginkanslia
- Kaupunginkanslian henkilöstöosaston edustaja (esimerkiksi johtaminen, onnistuminen ja työhyvinvointi - yksiköstä)
- Toimialojen ja liikelaitosten edustajat

Ohjausryhmä voi kuulla asiantuntijoita.

Ohjausryhmän valmistelijana ja sihteerinä toimii kaupunginkanslian viestintäosaston sisäisestä viestinnästä intran päätoimittaja Pauliina Pajunen.

Ohjausryhmä asetetaan toistaiseksi. Ohjausryhmä voi tarvittaessa täydentää tai muuttaa kokoonpanoaan, jos vastuut tai roolit organisaatiossa muuttuvat.

Digitaalinen johtoryhmä linjasi kokouksessaan 22.12.2022 uudistetun intra-kokonaisuuden strategisen tason toimintatavasta ja strategisen kehittämisen ohjausryhmän perustamisesta sekä omistajuusmallin käyttöönotosta intran kokonaisuuden ohjauksen, ylläpidon ja jatkokehityksen työvälineenä.

Intran ohjausryhmä koskee koko kaupungin henkilöstön yhteistä intraa, keskustelualusta Yammeria sekä toimiala- ja liikelaitosintrojen kokonaisuutta. Kaupungin yhteinen intra on henkilöstön keskeinen viestintä- ja vuorovaikutuskanava, joka kokoaa yhteen kaikki henkilöstölle kohdennetut palvelut, ohjeet sekä työkalut. Toimialojen/liikelaitosten intrat täydentävät kaupungin yhteistä sisältöä ja ajankohtaisviestintää toimialan/liikelaitoksen näkökulmasta. Intra toimii myös henkilöstön yhteisöllisyyttä ja osallisuutta tukevana kanavana.

Intran uudistushankkeen päättyessä vuoden 2022 lopussa intran omistajuusmalli selkeyttää sivustokokonaisuuden sisällöntuotantoa, ylläpitoa ja kehittämistä jatkossa. Se toimii työkaluna, jonka avulla kuvataan Kansliassa ja toimialoilla tarvittavat vastuutahot ja -roolit sekä päätöksenteon ja kaupunkitasoisen yhteistyön foorumit aina strategisesta ohjauksesta käytännön tekemiseen.

Intran ohjausryhmä käynnistyy maaliskuussa 2023 ja kokoontuu neljä kertaa vuodessa. Ensimmäisessä kokouksessaan ohjausryhmä hyväksyy intran omistajuusmallin taktisen tason toimintatavan ja kaupunkiyhteisten ryhmien perustamisen.