Hankinta, hankinta-asiantuntija- ja juridiset palvelut, kaupunkiympäristön toimiala

Toimialajohtaja hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja päätti, että seuraavien tarjoajien kanssa tehdään hankinta-asiantuntija- ja juridisia palveluja koskevat puitesopimukset.

Osa-alue 1: Rakentamisen julkiset hankinta-asiantuntijapalvelut

Vison Oy
Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy
PTCServices Oy
CAPEX advisors Oy

Osa-alue 2: Yleiset julkiset hankinta-asiantuntijapalvelut

Lawder Oy
KPMG Oy
Vison Oy
Dominus Hankinnat Oy

Osa-alue 3: Rakennuttamisen kilpailutuksiin liittyvä juridinen konsultointi

Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy
PTCServices Oy
Hankintakumppanit Oy

Osa-alue 4: Yleinen hankintoihin liittyvä juridinen konsultointi


Lawder Oy
KPMG Oy
Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy
PTCServices Oy

Toimialajohtaja sulki Gofore Lead Oy:n ja WSP Finland Oy:n tarjouskilpailusta, koska Gofore Lead Oy ja WSP Finland Oy eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia, tarjouspyynnön liitteen 4 vaatimusten osalta.

Toimialajohtaja hylkäsi Lawder Oy:n tarjouksen osa-alueiden 1 ja 3 osalta, koska se ei täytä tarjouksen sisällölle asetettuja vähimmäisvaatimuksia (tarjouspyynnön liite 11.1 ja liite 11.3).

Toimialajohtaja hylkäsi KMPG Oy:n tarjouksen osa-alueiden 1 ja 3 osalta, koska se ei täytä tarjouksen sisällölle asetettuja vähimmäisvaatimuksia (tarjouspyynnön liite 11.1 ja liite 11.3).

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudella optiokaudet mukaan lukien on arvonlisäverottomana 700 000 euroa.

Puitesopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus
päättyy 10.9.2025. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta yhdellä kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja päättää, hyödyntääkö se hankintaan kuuluvan optiokauden.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta
kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota konsultille yksinoikeutta toimeksiantojen toteuttamisesta tilaajalle.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.

Hankinnan perustiedot

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala hankkii puitejärjestelynä hankinnan asiantuntijapalvelua ja -juridista palvelua, tukemaan hankintapalvelun hankintoja. Puitejärjestelynä hankittavat palvelut liittyvät rakentamisen ja yleisten hankintojen hankinta-asiantuntijan sekä juristin tehtäviin. Palvelutoimeksiannot voivat koskea laajasti erilaisia hankintoja, muun muassa tavara-, palvelu-, urakkahankintoja tai käyttöoikeussopimuksia tai esimerkiksi juridista konsultointia liittyen rakennushankkeiden läpivientiin sekä urakan erilaisiin toteutusmuotoihin (SR-urakka, allianssi, kutsu- tai suunnittelukilpailut, elinkaarihankkeet). Puitejärjestelyn piiriin kuuluvat toimeksiannot vaihtelevat hankintakohtaisesti. Jokainen toimeksianto on erilainen, ja vasta tilausvaiheessa arvioidaan kunkin erillisen toimeksiannon toteutettavuutta ja kyseiseen projektiin kiinnitettyjen asiantuntijoiden määrää, osaamista ja kokemusta.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 10.9.2025 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa yhdellä kahden (2) vuoden optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Hankintaan sisältyvät palvelut on jaettu neljään osa-alueeseen seuraavasti:

Osa-alue 1: Rakentamisen julkiset hankinta-asiantuntijapalvelut

Osa-alue 2: Yleiset julkiset hankinta-asiantuntijapalvelut

Osa-alue 3: Rakennuttamisen kilpailutuksiin liittyvä juridinen konsultointi

Osa-alue 4: Yleinen hankintoihin liittyvä juridinen konsultointi

Tarjoaja on voinut antaa tarjouksen haluamistaan osa-alueista.
Puitejärjestelyn kuhunkin osa-alueeseen valitaan neljä (4) sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 3.7.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2023-003259. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on liitteen E mukainen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 25.8.2023 klo 12:00 mennessä tarjouksen jätti 11 tarjoajaa:

CAPEX Advisors Oy
Lawder Oy
Deloitte Oy
Dominus Hankinnat Oy
Gofore Lead Oy
Hankintakumppanit Oy
KPMG Oy Ab
PTCServices Oy
Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy
Vison Oy
WSP Finland Oy

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Lawder Oy:n ja Hankintakumppanit Oy:n osalta tietoja yrityksistä ei ollut saatavissa Vastuugroupista ja ne pyydettiin molemmilta erikseen. KPMG Oy:n osalta pyydettiin selvitystä asiantuntijapalvelun hintojen osalta. Hankintayksikkö katsoi selvityksen olevan riittävä

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Gofore Lead Oy ja WSP Finland Oy eivät täytä esitettyjä soveltuvuusvaatimuksia tarjouspyynnön liitteen 4 osalta, koska Gofore Lead Oy ei toimittanut tarjouksessaan liitettä 4 ja WSP Finland Oy:n osalta referensseinä ilmoitettiin avoimen hankintamenettelyn referenssejä, vaikka avoimen menettelyn ja rajoitetun menettelyn referenssejä ei saanut ilmoittaa.

Näin ollen Gofore Lead Oy ja WSP Finland Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Kaikki muut tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Lawder Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen osa-alueen 1 ja osa-alueen 3 osalta, koska Lawder Oy ei täytä Asiantuntijalomakkeen (liite 11.1 ja 11.3) vaatimuksia kahden referenssin osalta, jotka eivät liity rakentamisen hankinta-asiantuntijapalveluihin tai juridisiin toimeksiantoihin.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että KPMG Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen osa-alueen 1 ja osa-alueen 3 osalta, koska Asiantuntijalomakkeella (liite 11.1 ja 11.3) ilmoitettu senioriasiantuntijan yksi referenssi ei ollut päättynyt tarjouspyynnössä vaaditulla aikavälillä.

Näin ollen Lawder Oy:n ja KPMG Oy:n tarjoukset tulee hylätä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi osa-alueiden 1 ja 3 osalta.

Kaikki muut tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan halvimman hinnan perusteella.

Toimittajien vertailu suoritettiin tarjouspyynnön esimerkkilaskelman perusteella, jonka perusteella toimittajien osa-aluekohtaiset osuudet määräytyivät tarjottujen tuntihintojen perusteella. Osa-aluekohtainen tuntihinta muodostuu tarjoajan senioriasiantuntijan ja asiantuntijan hinnoista.

Vertailuperusteet ja niiden arviointi käyvät ilmi päätöksen liitteestä Vertailutaulukko.

Halvinta hintaa voitiin käyttää vertailuperusteena, koska hankintaa koskevat laatutekijät otettiin huomioon tarjoajaa koskevissa soveltuvuusvaatimuksissa ja hankinnan kohteelle asetetuissa laatua koskevissa vähimmäisvaatimuksissa.

Puitesopimustoimittajiksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättäneet tarjoajat seuraavasti:

Osa-alue 1: Rakentamisen julkiset hankinta-asiantuntijapalvelut

Vison Oy 31%
Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy 26%
PTCServices Oy 25%
CAPEX advisors Oy 18%

Osa-alue 2: Yleiset julkiset hankinta-asiantuntijapalvelut

Lawder Oy 31%
KPMG Oy 26%
Vison Oy 23%
Dominus Hankinnat Oy 20%

Osa-alue 3: Rakennuttamisen kilpailutuksiin liittyvä juridinen konsultointi

Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy 36%
PTCServices Oy 34%
Hankintakumppanit Oy 30%

Osa-alue 4: Yleinen hankintoihin liittyvä juridinen konsultointi

Lawder Oy 32%
KPMG Oy 28%
Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy 21%
PTCServices Oy 19%

Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Toimeksiannot tilataan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisen osa-aluekohtaisen prosenttijakauman perusteella. Toimeksiantokohtaisesti hankinnat jaetaan osa-alueen toimittajien kesken prosenttiperusteisesti tarjouspyynnössä ja palvelukuvauksessa määritellyllä laskentatavalla. Prosenttijakaumaa on käytännössä mahdotonta saada toteutumaan täysin tarkasti sopimuskauden aikana. Prosenttijakauman toteumassa voi siten olla vaihtelua +- 5 % -yksikköä / toimittaja. Lähtökohtana kuitenkin on, että kaikilta puitejärjestelyyn valituilta palveluntuottajilta tilataan toimeksiantoja. Tilaaja pyrkii jakamaan toimeksiannot mahdollisimman tarkasti edellä kuvatun prosenttijakauman mukaisesti. Prosenttiosuus kuvaa tilausten euromääräistä jakaumaa, ei tilausten lukumäärän jakaumaa. Tilaaja seuraa prosenttijakauman toteumaa.

Prosenttijakauman mukaisesta toimeksiantojen tilaamisesta voidaan poiketa seuraavilla perusteilla:

Passiivisuus

Palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa

Aikataulusta tai kattohinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen

Palveluntuottaja ei aloita sovitussa aikataulussa

Sopimusrikkomus

Palveluntuottaja on suljettu puitejärjestelystä

Esteellisyys

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 13.12.2022 § 711) mukaan toimialajohtajalla on hankintavaltuudet enintään 3 miljoonan euron suuruisiin hankintoihin. Toimialajohtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.