Hankinta, Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen asiakaskuljetusten liikennöinti

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella asiakaskuljetusten liikennöinnin palveluntuottajiksi osa-alueiden 1–23 osalta liitteissä 1–31 ilmenevät tarjoajat ja tarjotut ajoneuvot.

Lisäksi toimialajohtaja päätti hylätä 21 tarjousta. Hylätyt tarjoukset ja hylkäämisen perusteet ilmenevät liitteistä.

Valinnat on tehty ja palveluntuottajien osa-aluekohtainen ajoneuvojen valinta on määräytynyt tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tarjousvertailu osa-alueittain on tämän päätöksen liitteenä.

Suunniteltu sopimuskausi on 1.5.2024–30.4.2026. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään kahdella yhden (1+1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdolliset optiokaudet huomioiden on 110 000 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Matkapalveluiden liikennöinti sekä yhdistetty suoraohjaus- ja ylivuotoliikenne (hybridit) -palveluhankinta on kilpailutettu viimeksi vuonna 2018. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta hyväksyi asiakaskuljetusten liikennöinnin hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään 6.6.2023 § 111. Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan tekemään hankintaa koskevat päätökset, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Asiakaskuljetusten liikennöinnillä korvataan julkisen liikenteen palveluita sellaisille asiakkaille, jotka eivät esimerkiksi sairauden tai vamman vuoksi pysty niitä käyttämään. Palvelua voivat käyttää sellaiset kaupunkilaiset, joille on päätöksen nojalla myönnetty matkustusoikeus.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on asiakaskuljetusten liikennöinti, jota sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala järjestää vammaispalvelulain, kehitysvammalain, sosiaalihuoltolain, lastensuojelulain tai muun lainsäädännön perusteella. Hankinnan kohteeseen voi sisältyä myös vähäisessä määrin toimialan henkilöstön kuljetuksia ja toimialan toimintaan kiinteästi liittyviä tavarakuljetuksia. Edellä mainitut kuljetukset voivat liittyä esimerkiksi henkilöstön siirtymiseen työvuoron aikana ja hoitotarvikkeiden kuljetuksiin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen yksiköihin. Tavara- ja henkilökuljetuksia voidaan yhdistää.

Hankintaan sisältyi kaksi liikennöintiryhmää; suoraohjaus- ja ylivuotoliikenne. Kyseisiin ryhmiin kilpailutettiin erikseen henkilöautot ja esteettömät ajoneuvot. Tarjouspyyntö jaettiin 23 osa-alueeseen liikennöintiryhmän, ajoneuvon ja ajovuoron perusteella.

Hankinnassa sovelletaan lakia ajoneuvo- ja liikennepalveluhankintojen ympäristö- ja energiatehokkuusvaatimuksista (740/2021) sekä Helsingin kaupungin ajoneuvojen ja kuljetuspalvelujen ympäristökriteerejä.

Hankintamenettely

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), jäljempänä hankintalaki, mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa 13.6.2023 julkaistulla hankintailmoituksella. Hankintayksikkö korjasi tarjousaikana tarjouspyyntöä esteettömien ajoneuvojen päästörajojen sekä ajoneuvojen hankintaan liittyvän siirtymäajan osalta. Korjattu hankintailmoitus julkaistiin 25.7.2023.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin tarjoajien soveltuvuudelle vähimmäisvaatimukset ja määriteltiin hankittava palvelu sekä hankittavan palvelun laadun vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjouspyynnössä hankinta oli jaettu 23 osa-alueeseen siten, että tarjoajan oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan osa-alueeseen. Tarjouskilpailussa oli mahdollista tarjota useampaa ajoneuvoa samaan osa-alueeseen, jolloin tarjoajien tuli täyttää uusi, rinnakkainen tarjous.

Tarjoajilla oli tarjousaikana mahdollisuus esittää hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia lisätietokysymyksiä 4.8.2023 klo 14.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 92 kysymystä, joihin vastattiin 11.8.2023 Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjousten jättämisen määräaika päättyi 25.8.2023 klo 12.00.

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin sähköisessä järjestelmässä 25.8.2023 klo 12:46.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyynnössä. Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti tarjoajalla tuli olla taksiliikennelupa tai liikennelupa henkilöliikenteen harjoittamiseen. Hankintayksikön toteuttaman alustavan tarjousten tarkastamisen jälkeen todettiin, että kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttyminen, tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkistetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, jotka tulivat vertailun perusteella valituiksi palveluntuottajiksi.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle sekä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. Osa tarjotuista ajoneuvoista ei täyttänyt hankinnan kohteelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, joten kyseisiä ajoneuvoja koskevat tarjoukset hylättiin. Hylätyt ajoneuvot tulevat ilmi liitteistä. Osa-alueella 1 ja 2 hylättiin 10 tarjousta, koska hylätyissä tarjouksissa ajoneuvojen tavaratilat eivät täyttäneet tarjouspyyntöasiakirjojen vähimmäisvaatimuksia. Osa-alueella 11, 12, 13 ja 18 hylättiin seitsemän tarjousta, koska hylätyt tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyyntöasiakirjojen vähimmäisvaatimuksia. Kyseisissä tarjouksissa tarjotut ajoneuvot olivat M2-luokan linja-autoja. Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti tarjottujen esteettömien ajoneuvojen tuli olla M1-luokan ajoneuvoja. Osa-alueilla 13,19 ja 23 hylättiin kolme tarjousta, koska tarjouksissa tarjotut ajoneuvot oli tarjottu kahteen kertaan samalla osa-alueelle.

Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Taxiline Koskinen Oy:lta pyydettiin täsmennystä yhden tarjotun ajoneuvon alennusprosenttien osalta osa-alueella 23, palvelun suorittamisen taloudelliseen kannattavuuteen liittyen. Saadun täsmennyksen perusteella hankintayksikkö katsoi, ettei tarjotulla hinnalla voida tuottaa palvelua siten, että toiminta on pitkäjänteisesti taloudellisesti kannattavaa ja toiminnan jatkuvuus voidaan turvata. Edellä mainituin perustein hankintayksikkö katsoo, että sillä on perusteltu syy hylätä tarjous, joten Taxiline Koskinen Oy:n tarjous kyseisen ajoneuvon osalta osa-alueella 23 hylättiin.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjousvertailu tehtiin hyväksyttävistä tarjouksista.

Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan tarjousten vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena oli hinta 70 prosentin painoarvolla ja laatu 30 prosentin painoarvolla kokonaisvertailupisteistä. Tarjousten vertailu tehtiin osa-alueittain. Laadusta saatavaan pistemäärään vaikuttivat kyseisen ajoneuvon CO²-päästöt g/km.

Henkilöautojen osalta laadun vertailupisteet määräytyivät seuraavasti: Alle 50 g CO²/km 30 pistettä, 51–120 g CO²/km 15 pistettä, 121–140 g CO²/km 5 pistettä, 141–160 g CO²/km 0 pistettä.

Esteettömien ajoneuvojen osalta laadun vertailupisteet määräytyivät seuraavasti: Alle 140 g CO²/km 30 pistettä, 141–180 g CO²/km 15 pistettä, 181–220 g CO²/km 5 pistettä, 221–285 g CO²/km 0 pistettä.

Hankinnan henkilöautojen kokonaismäärästä vähintään puolet tuli olla puhtaita ajoneuvoja eli CO²-päästöjen tulee olla alle 50 g/km (laki ajoneuvo- ja liikennepalveluhankintojen ympäristö- ja energiatehokkuusvaatimuksista 740/2021). Kaikkiin henkilöautoja koskeviin osa-alueisiin saatiin riittävä määrä tarjouksia puhtaista ajoneuvoista.

Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti, mikäli tarjousvertailussa tarjousten saamat kokonaisvertailupisteet olivat samat, valinta määräytyi ensisijaisesti alhaisempien CO²-päästöjen mukaan ja toissijaisesti käyttöönottopäivältään uusimman ajoneuvon mukaan. Jos CO²-päästöt ja käyttöönottopäivä olivat samat, sijoitus arvottiin.

Mikäli sama ajoneuvo tuli valituksi kokonaisvertailupisteiden perusteella useammalle osa-alueelle, jotka olivat ajovuorojen aikataulujen osalta päällekkäisiä, valittiin ajoneuvo siihen osa-alueeseen, jonka tarjoaja oli tarjouksessaan asettanut ensisijaiseksi.

Kilpailutuksella perustettiin osa-alueille puitejärjestely, johon hyväksyttiin niin monta tarjoajaa, että arvioitu ajoneuvojen tarve saatiin täytettyä. Puitejärjestelyyn valittavien ajoneuvojen määrä osa-alueittain käy ilmi liitteistä. Valinta puitejärjestelyyn tehtiin ajoneuvokohtaisesti.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään kahden (2) vuoden pituiset sopimukset. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.5.2024 ja se päättyy 30.4.2026. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään kahdella yhden (1+1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on toimialajohtajalla. Lisäksi on tarkoituksenmukaista, että toimialajohtaja voi päättää myös option käyttöönotosta.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimukset valittujen palveluntuottajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.