Hankinta, kustannuslaskentaohjelmisto, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti keskeyttää kustannuslaskentaohjelmiston hankinnan lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 125 §:n mukaisesti.

Taustaa

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön tuleva kustannuslaskentaohjelmisto, joka on tarkoitus hankia ohjelmistotoimittajan tarjoamana kokonaispalveluna. Hankittavan kokonaispalvelun tulee kattaa kustannuslaskentaohjelmisto ja jatkuvat palvelut sekä näiden käyttöönotto. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on 700 000 euroa.

Kustannuslaskentaohjelmiston tehtävänä on mahdollistaa laskentamallin luominen ja laskentasäännöstön ylläpitäminen kokonais- ja suoritekustannuslaskentaa varten halutun palvelu- ja tuoterakenteen mukaisesti. Kustannuslaskenta, tulosten esittäminen ja vertailu vaihtoehtoisten tuotantotapojen ja yksiköiden välillä toteutetaan yhdessä integroidussa järjestelmässä. Kustannuslaskentaohjelmistoon tulee sisältyä tarvittavat raportointi- ja analytiikkatyökalut visualisointeineen, mutta tietoja tulee myös voida käyttää joustavasti erilaisissa muissa järjestelmissä.

Hankintamenettely

Kustannuslaskentaohjelmiston hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 5.5.2023 julkaistulla hankintailmoituksella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava kustannuslaskentaohjelmisto palveluineen sekä tarjoajille ja ratkaisulle asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo on 70 pistettä ja laadun painoarvo on 30 pistettä. Vertapisteiden lasku- ja suhteutuskaavat oli esitetty tarjouspyynnössä. Suurimmat kokonaispisteet saanut tarjoaja voittaa kilpailun.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 22.5.2023 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 3 lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi tarjouspyynnöllä Ilmoitettuun määräpäivään 31.5.2023 mennessä.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 12.06.2023 klo 12.00. Tarjoukset avattiin 12.6.2023 sähköisestä järjestelmästä.

Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kaksi tarjoajaa:

- Logex Oy (FI06844116)
- NHG Finland Oy (FI21958031)

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö tarkasti tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö lähetti NHG Finland Oy:lle täsmennyspyynnön koskien kustannuslaskentaohjelmistolle asetettujen pakollisten vaatimusten täyttymistä. Kustannuslaskentaohjelmiston pakollisten vaatimusten täyttyminen tuli osoittaa tarjouspyynnön liitteellä 2 kustannuslaskentaohjelmiston vaatimusmäärittely. NHG Finland Oy vastasi täsmennyspyyntöön hankintayksikön asettamassa määräajassa.

Tarjoajien tuli myös liittää tarjouksensa liitteeksi palvelukuvaus, jonka sisältövaatimukset oli esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1 hankinnan kohteen kuvaus. Lisäksi tarjouspyynnössä oli mainittu, että palvelukuvauksen sisältö ei saa olla puutteellinen tai ristiriidassa tarjouspyynnön tai sen liitteissä olevien vaatimusten kanssa. Tarjouspyynnön mukaisesti hankintayksiköllä on myös oikeus hylätä tarjoajan tarjous, jos palvelukuvauksen tietosisältö on puutteellinen tai ristiriidassa tarjouspyynnössä tai sen liitteissä esitettyjen vaatimusten kanssa.

NHG Finland Oy:n toimittamasta palvelukuvauksesta puuttui kuvaus palvelun laadun mittaamisessa käytettävistä menetelmistä ja välineistä sekä kuvaus palvelimien maantieteellisestä sijainnista.

Hankintayksikkö katsoi, että NHG Finland Oy:n palvelukuvaus on puutteellinen edellä mainittujen kuvausten osalta. Kuvausten lisääminen tarjousajan päättymisen jälkeen olisi hankintalain 3 §:ssä mainittujen periaatteiden vastaista ja johtaisi tarjouksen kiellettyyn parantamiseen. Hankintayksikkö myös arvio kuvausten puutumisen olevan olennainen puute, sillä palvelukuvaukselle oli asetettu sisältöä koskevat vähimmäisvaatimukset. NHG Finland Oy:n tarjous suljetaan siten pois tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana. Tarjouksen hylkäämisen vuoksi hankintayksikkö ei myöskään arvioi aiemmin mainittua tarjoajan täsmennysvastausta koskien pakollisten vaatimusten täyttymistä.

Tarjouskilpailuun saatiin hylkäämisen vuoksi vain yksi hyväksyttävä, Logex Oy:n tarjous. Hankintayksikkö ei siten voinut tehdä vertailua hintojen, laadun tai muiden ominaisuuksien kesken.

Hankintamenettelyn keskeyttäminen

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on, ettei tarjouskilpailuun ole saatu kuin yksi hyväksyttävä tarjous. Riittävää vertailua ja arviointia hankinnan kohteen hinnan, laadun tai muiden ominaisuuksien kesken ei voida tehdä. Hankintamenettelyssä ei siten ole syntynyt todellista kilpailua.

Oikeuskäytännössä hankinnan keskeyttämisen hyväksytyksi syyksi on katsottu muun muassa se, että hankinnasta on saatu vain yksi hyväksyttäväksi katsottava tarjous, jolloin tarjousvertailua ei voida tehdä. Hankintayksiköllä on siten todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely, eikä ratkaisu vaikuta syrjivästi tarjoajiin.

Hankintayksikkö tulee kilpailuttamaan hankinnan uudelleen.

Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa asiakirjojen julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Kustannuslaskentaohjelmisto kilpailutetaan uudelleen, mistä syystä aiemmasta kilpailutuksessa jätetyt tarjousasiakirjat eivät ole julkisia asianosaisille ennen kuin uutta hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Toimivaltaperuste

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinnan keskeyttäminen perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 14.2.2023 § 28.