Hankinta, yhteishankinta, palautetietoisen hoidon mittarijärjestelmä, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella Palautetietoisen hoidon mittariohjelmiston toimittajaksi GroupNos Technologies Ltd:n.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 384 000 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Hankinnan toteutuva arvo riippuu ohjelmiston käyttäjämäärästä, mahdollisten lisätyötilausten määrästä ja laajuudesta sekä sopimuskauden pituudesta. Hankinnan arvo saattaa olla merkittävästi mainittua kokonaisarvoa alhaisempi. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo ei tuota Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialle mitään ennalta sovittua määräostovelvoitteita.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Hankintasopimus on voimassa toistaiseksi. Sopijapuolet voivat kirjallisesti irtisanoa sopimuksen noudattaen irtisanomisaikaa. Tilaajan irtisanomisaika on kolme kuukautta ja toimittajan irtisanomisaika kaksitoista kuukautta.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on toimittanut tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan kohde ja tausta

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön tuleva Palautetietoisen hoidon mittariohjelmisto, joka hankitaan ohjelmistotoimittajan tarjoamana kokonaispalveluna.

Hankinta on toteutettu yhteishankintana HUS-yhtymän kanssa. Molemmat yhteishankintaan osallistuneet hankintayksiköt tekevät hankinnasta päätöksen ja oman hankintasopimuksen kilpailutuksessa valittavan toimittajan kanssa.

Ohjelmistopalvelu perustuu Scott Millerin (International Center for Clinical Excellence, ICCE) kehittämään algoritmiin. Ohjelmistopalvelun avulla työntekijä kerää tietoa asiakkaansa hyvinvoinnista ja käyntipalautteesta. Jokaisen käynnin aluksi asiakas täyttää omaa hyvinvointiaan koskevan kyselyn, ja jokaisen käynnin lopuksi käyntiä koskevan palautekyselyn. Mittareihin merkityt pisteet siirtyvät asiakkaan tietoihin, ja ohjelmistopalvelu piirtää jokaiselle asiakkaalle graafisen kuvaajan.

Palvelu tuottaa kertyneestä tiedosta asiakaskohtaisen hoitoennusteen sekä vaikuttavuustietoa työntekijöiden palveluprosesseista. Ohjelmistopalvelun avulla työntekijä voi itse seurata palveluprosessejaan ja tehdä muutoksia toimintaansa kertyneiden tietojen perusteella. Lisäksi ohjelmistopalvelu tuottaa organisaatiotasoista tietoa kaikkien palvelujen vaikuttavuudesta työntekijäkohtaisesti sekä palvelukokonaisuuksittain.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan on tarkoitus laajentaa palautetietoisen työskentelyn käyttöönottoa laajasti eri palvelukokonaisuuksiin. Seuraavan neljän vuoden aikana palvelulla arvioidaan olevan noin 600 käyttäjää.

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 26.10.2023 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle ja määriteltiin hankittava kokonaispalvelu sekä hankinnan kohteena olleen ohjelmiston vaatimukset.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 9.11.2023 klo 12:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta. Lisätietokysymyksiä ei esitetty.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 30.11.2023 klo 12.00 mennessä saapui yhteensä kaksi tarjousta:

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 30.11.2023 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjousten tarkastamisen jälkeen todettiin, että molemmat tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnön mukaan tarjottavan ohjelmistopalvelun tuli perustua Scott Millerin (International Center for Clinical Excellence, ICCE) kehittämään algoritmiin. Roidu Oy:n tarjouksessa ei ollut tästä mainintaa, vaan Roidu Oy:n tarjous perustui yleiseen palautejärjestelmäratkaisuun. Tämän vuoksi Roidu Oy:n tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toiminut suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu tarjousten vertailuperusteeksi hinta. Tarjouksia saapui määräaikaan mennessä kaksi (GroupNos Technologies Ltd ja Roidu Oy), joista Roidu Oy:n tarjous suljettiin pois tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena. Koska tarjouskilpailussa saatiin vain yksi tarjouspyynnön mukainen tarjous, tarjousvertailua ei tehty. Näin ollen valituksi tuli GroupNos Technologies Ltd, jonka tarjouksen vertailuhinta oli 127 000 euroa (alv 0 %).

Sopimus ja sopimuskausi

GroupNos Technologies Ltd:n kanssa tehdään hankintasopimus. Hankintasopimus on voimassa toistaiseksi sopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Sopijapuolet voivat kirjallisesti irtisanoa sopimuksen noudattaen irtisanomisaikaa. Tilaajan irtisanomisaika on kolme kuukautta ja toimittajan irtisanomisaika kaksitoista kuukautta.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimus valitun toimittajan kanssa. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Toimivaltaperuste

Toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 24.10.2023 § 216.