Hankinta, Pohjois-Pasilan koulu ja päiväkoti, vuokrahanke

Kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun tiimipäällikkö päätti kutsua Pohjois-Pasilan koulun ja päiväkodin vuokrahanketta koskevaan neuvottelumenettelyyn seuraavat yritykset:

- Hemsö Suomi Oy

- Ryhmittymä Erikoissijoitusrahasto eQ Yhteiskuntakiinteistöt ja SRV Rakennus Oy

- NCC Property Development Oy

Kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun tiimipäällikkö päätti sulkea Hoivatilat Oyj:n ja Meridiam Europe IV B:n tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Kaupunkiympäristön toimialan Tilat-palvelun tiimipäällikkö päätti hylätä Parmaco Oy:n pyynnön ottaa saapumatta jäänyt osallistumishakemus tarjouskilpailussa huomioon.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Tarjouskilpailu perustuu 26.1.2024 Hilmassa julkaistuun ja 13.2.2024 päivitettyyn EU-hankintailmoitukseen HEL 2024-000121 Pohjois-Pasilan koulu ja päiväkoti, vuokrahanke sekä tarjousaikana jätettyihin kysymysten vastauksiin.

Hankinta toteutetaan hankintalain 34 §:n mukaisena neuvottelumenettelynä.

Määräaikaan 26.2.2024 klo 12.00 mennessä osallistumishakemuksia saapui 5 kpl:

Osallistumishakemusten tarkistus

Hankintayksikkö on tarkastanut osallistumishakemukset jäljempänä kuvatuin perustein.

Määräaikaan mennessä saapuneista osallistumishakemuksista Hemsö Suomi Oy, Ryhmittymä Erikoissijoitusrahasto eQ Yhteiskuntakiinteistöt ja SRV Rakennus Oy sekä NCC Property Development Oy täyttivät osallistumispyynnössä ehdokkaille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Hoivatilat Oyj:lle ja NCC Property Development Oy:lle toimitettiin täsmennyspyynnöt koskien alihankkijan voimavarojen käyttöä hankintasopimusten täyttämisessä. Meridiam Europe IV B:lle toimitettiin täsmennyspyyntö koskien ehdokkaan vetoamista muiden toimijoiden voimavaroihin liikevaihtoon ja luottokelpoisuuteen liittyvissä vaatimuksissa. Ryhmittymä eQ & SRV:lle toimitettiin täsmennyspyyntö koskien ilmoitetun liikevaihtotiedon tarkempaa yksilöintiä.

Osallistumishakemusten tarkastuksessa havaittiin, etteivät Hoivatilat Oyj ja Meridiam Europe IV B täytä osallistumishakemuksessa ehdokkaiden soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

Hoivatilat Oyj

Hoivatilat Oyj (voimavara-alihankkijana Aedefica SA, Rakennusliike Lapti Oy sekä Arco Architecture Company Oy) poissuljetaan tarjouskilpailusta, koska voimavara-alihankkijan resursseja on käytetty yksinomaan tarjouskilpailuun mukaan pääsemiseksi, mutta tarkoituksena ei ole ollut käyttää niitä alihankkijan voimavaroja, mitkä osallistumishakemuksessa on ilmoitettu.

Hoivatilat Oyj ilmoitti osallistumishakemuksessa yhdeksi voimavara-alihankkijaksi Aedefica SA:n ja tämän alihankkijan referenssikohteita käytettiin vuokranantajana toimimisen referensseinä.

Tilaaja toimitti Hoivatilat Oyj:lle täsmennyspyynnön, missä pyydettiin täsmentämään mm. sitä, minkä osan sopimuksesta ehdokas aikoisi antaa alihankintana Aedefica SA:lle. Hoivatilat Oyj ilmoitti, että Aedifica SA:n rooli voimavara-alihankkijana liittyy referenssivaatimusten täyttämiseen sekä hankkeen rahoittamiseen. Aedifica SA ei muutoin osallistu voimavara-alihankkijana tämän hankkeen suunnitteluun ja toteutukseen.

Hoivatilat Oyj on nimenomaisesti ilmoittanut Aedefica SA:n vuokrantajana toimimisen voimavara-alihankkijaksi, mutta Hoivatilat Oyj:n mukaan Aedefica SA ei tulisi toimi-maan siinä roolissa. Voimavara-alihankkijan referenssikohteita on siten käytetty ainoastaan siinä tarkoituksessa, että ehdokas pääsisi mukaan tarjouskilpailuun, mutta voimavara-alihankkijan ei ole ollut tarkoitus toteuttaa vuokranantajan roolia vuokrasopimuksesta. Hankkeen rahoittamiseen ei olisi tarvittu alihankintasuhdetta.

Korkeimman hallinto-oikeuden päätöksessä KHO:2019:144 on todettu, että kun referenssien tarkoituksena on osoittaa tarjoajan kokemus ja osaaminen hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamisessa, korkein hallinto-oikeus katsoi, että sellaisen yhtiön referensseihin, joka ei osallistu hankinnan toteuttamiseen palveluja tuottamalla, ei voida viitata osoituksena palveluja tuottavan toimittajan kokemuksesta ja osaamisesta. Myös ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolisen kohtelun vastaista olisi, jos referenssejä koskevat vähimmäisvaatimukset voisi täyttää sellaisen yhtiön avulla, joka ei osallistu hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen.

Osallistumishakemus suljetaan pois tarjouskilpailusta hankintalain 3 §:n 1 momentin ja 83 §:n perusteella.

Meridiam Europe IV B

Meridiam Europe IV B (voimavara-alihankkijana YIT Business Premises Oy) poissuljettiin tarjouskilpailusta erillisellä päätöksellä, koska vetoaminen muiden toimijoiden resursseihin liikevaihdon ja luottokelpoisuuden osalta ei täyttänyt hankinta-asiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia.

Meridiam Europe IV B (myöhemmin Meridiam) on osallistumishakemuksessa ilmoittanut tukeutuvansa ESPD:n kohdan B (Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema) vaatimuksien osalta kahteen muuhun Meridium SAS:n hallinnoimaan rahastoon, mitkä omistavat yhdessä Meridiamin. Tilaaja toimitti Meridiamille täsmennyspyynnön, missä pyydettiin yksilöimään, miltä osin selvitykset osoittavat luottoluokitusta koskevan vaatimuksen täyttymisen sekä perustelemaan, miten osallistumishakemus täyttää liikevaihtoa tai tasetta koskevat vaatimukset.

Meridiam täsmensi osallistumishakemusta perustelemalla, miten esitetyt rahastot täyttävät tasetta sekä luottoluokitusta koskevat vaatimukset sekä sen, että rahastot ovat roolinsa mukaisesti takaamassa taloudellisen aseman ja luottokelpoisuuden. Muiden yksiköiden voimavaroihin vetoamisesta Meridiam totesi, ettei ryhmittymää perustettu, koska rahastojen rooli on ehdokkaan taloudellisen ja rahoituksellisen aseman varmistaminen. Meridiam ei kuitenkaan osoittanut, millä tavoin osallistumishakemuksessa esitetyt rahastot olisivat yhdessä vastuussa hankintasopimuksen toteuttamisesta.

Tilaaja oli liittänyt ESPD:n liikevaihtoa ja tasetta koskevaan vaatimukseen ehdon ”Ehdokas ei voi käyttää voimavara-alihankkijan resursseja liikevaihtoa koskevien vaatimusten täyttämiseen, vaan ehdokkaan tai mikäli kyseessä on ehdokasryhmittymä, ehdokasryhmittymän jäsenyritysten tulee itse täyttää liikevaihtoa koskevat vaatimukset ja olla siten yhdessä vastuussa hankintasopimuksen toteuttamisesta.”

Edellä mainittu ehto perustuu hankintalain (1379/2016) 92 §:n 4 momenttiin:

”Jos ehdokas tai tarjoaja käyttää hyväkseen muiden yksiköiden voimavaroja taloudellista ja rahoituksellista tilannetta koskevien vaatimusten täyttämiseksi, hankintayksikkö voi edellyttää, että ehdokas tai tarjoaja ja kyseiset muut yksiköt ovat yhdessä vastuussa hankintasopimuksen toteuttamisesta.”.

Tilaaja katsoo, ettei ehdokas voi olla muiden tahojen kanssa yhdessä vastuussa hankintasopimuksen toteuttamisesta tilaajaan nähden muuten kuin siten, että ehdokkaasta ja muista tahoista tulee tilaajan sopimuskumppaneita. Tämä edellyttää toimijoilta ryhmittymän perustamista. Mikäli muut tahot ovat ehdokkaan alihankkijoita tai ehdokas käyttää muiden tahojen voimavaroja Meridiamin osallistumishakemuksessaan esittämällä tavalla, tilaajalla ei ole mahdollisuutta esittää vaatimuksia suoraan edellä mainituille muille tahoille ja sekä vaatia kaikkia em. tahoja yhteisvastuullisesti täyttämään velvoitteitaan.

Ehdokas ei näin ollen täytä ESPD:llä esitettyä vaatimusta.

Osallistumishakemus suljetaan pois tarjouskilpailusta hankintalain 83 §:n perusteella.

Hemsö Suomi Oy:n, Ryhmittymän Erikoissijoitusrahasto eQ Yhteiskuntakiinteistöt ja SRV Rakennus Oy sekä NCC Property Development Oy:n osallistumishakemukset olivat osallistumispyynnön mukaisia ja kutsutaan mukaan hankintaa koskeviin neuvotteluihin.

Ehdokkaiden valintaperusteet

Hankintailmoituksen mukaan neuvottelumenettelyihin valitaan vähintään 3 osallistumishakemuksen jättänyttä tarjoajaa. Mikäli osallistumishakemuksen jättäneitä ja osallistumispyynnön vähimmäisvaatimukset täyttäviä tarjoajia on enemmän kuin 3, osallistumishakemukset pisteytetään ja eniten pisteitä saaneista ehdokkaista valitaan suuruusjärjestyksessä tarjouskilpailuun 3 kpl. Alustavan tarjouspyynnön liitteen 0.1 (Yritysreferenssit) kohdan 3.1 mukaisesti osallistumishakemuksia ei pisteytetä, koska kaikki hyväksytysti osallistumishakemuksen toimittaneet ehdokkaat otettiin mukaan tarjous-kilpailuun, eikä karsintaa tarvitse tehdä.

Neuvottelumenettelyyn valittavilla tarjoajilla ja näiden nimettävillä avainhenkilöillä tulee olla riittävänä pidettävä kokemus vastaavanlaisista hankkeista osallistumispyynnössä tarkemmin esitettyjen perusteiden mukaisesti.

Neuvottelumenettely suoritetaan hankintailmoituksen mukaisesti.

Osallistumishakemuksen saapumatta jääminen

Parmaco Oy:stä ilmoitettiin osallistumishakemusten jättämistä koskevan määräajan jälkeen 26.2.2024 klo 15.23 tilaajalle, että osallistumishakemusta ei ole pystytty toimittamaan Tarjouspalvelussa esiintyneen tallennusvirheen vuoksi. Parmaco Oy täsmensi omaa selvitystään vielä 13.3 ja 18.3.2024. Parmaco Oy pyysi tilaajaa ottamaan heidän osallistumishakemuksensa mukaan tarjouskilpailuun.

Tilaaja pyysi Tarjouspalvelua ylläpitävältä Cloudia Oy:ltä selvitystä tietojärjestelmän toiminnasta ja Parmaco Oy:tä koskevista lokitiedoista.

Cloudia Oy on ilmoittanut, että Parmaco Oy:n referenssihankkeiden tiedot ovat olleet ESPD:ssä puutteelliset, minkä vuoksi osallistumishakemuksen lähettäminen on estynyt. Referenssihankkeista on yhtä hanketta lukuun ottamatta puuttuneet tiedot Arvo, Päivämäärä ja Vastaanottaja kentistä.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Pykälän esitöiden (HE 17/2002 vp s. 37) mukaan lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määrä-ajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että osallistumishakemusta ei ole toimitettu Tarjous-palveluun eikä tilaaja ole näin ollen saanut osallistumishakemusta käsiteltäväkseen hankintailmoituksessa esitetyn määräajan kuluessa. Osallistumishakemuksen toimittamatta jättäminen on aiheutunut Parmaco Oy:stä johtuvasta syystä ja tilaaja ei saa ottaa menettelyyn ehdokkaita, jotka eivät ole toimittaneet osallistumishakemusta määräaikaan mennessä.

Parmaco Oy:n pyyntö hylätään sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 §:n ja hankintalain 34 §:n 4 momentin perusteella.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankin-noista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 19.12.2023 § 700) mukaan toimivalta rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, innovaatiokumppanuudessa ja dynaamisessa hankintajärjestelmässä ehdokkaiden valinnasta sekä suunnittelukilpailussa osallistujien valinnasta kaupunkiympäristön toimialalla viranhaltijoille, joilla on liitteen 1 perusteella hankintavaltuus.