Hankinta, potilasosaston kalusteet, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

A Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää hyväksyä sähkösäätöisten sänkyjen ja yöpöytien puitejärjestelyyn seuraavat toimittajat ensisijaisuusjärjestyksessä:

Osa-alue 1: Sairaalasängyt ja yöpöydät
1. Lojer Oy

Osa-alue 2: Hoivasängyt ja yöpöydät
1. Lojer Oy
2. Suomen terveysmaailma Oy
3. Stiegelmeyer Oy
4. Berner Oy

Osa-alue 3: Kokoontaittuvat sängyt
1. Lojer Oy.

Kunkin toimittajan kanssa tehdään erillinen sopimus. Sopimukset ovat voimassa määräaikaisesti kolmen vuoden ajan. Tavoiteltu sopimuskausi on 16.9.2024–15.9.2027. Sopimusta voidaan tilaajan niin päättäessä jatkaa yhdellä (1) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo optiokausi mukaan lukien on 1 700 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen kaikkien toimittajien osalta sillä ehdolla, että he toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

B Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää oikeuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan

- päättämään optiokauden käyttöönotosta
- päättämään sopimusten irtisanomisista tai purkamisista.

Hankinnan kohde

Kilpailutettu hankinta koskee sähkösäätöisten sänkyjen ja yöpöytien puitejärjestelyä. Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankkii tarpeen mukaan sähkösäätöisiä sänkyjä ja yöpöytiä erilaisiin kohteisiin, kuten apuvälinepalveluihin, seniorikeskuksiin ja sairaaloihin Helsingin kaupungin alueella.

Hankinnan kohde koostuu kolmesta osa-alueesta:
-Osa-alue 1: Sairaalasängyt ja yöpöydät
-Osa-alue 2: Hoivasängyt ja yöpöydät
-Osa-alue 3: Kokoontaittuvat sängyt.

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, myöhemmin hankintalaki) tarkoittaman EU-kynnysarvon. Hankintaa varten järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 22.5.2024 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin tarjoajien soveltuvuudelle sekä hankittaville tuotteille vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee täyttyä koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 30.5.2024 kello 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä yhteensä 20 kysymystä, joihin vastattiin 3.6.2024.

Tarjouskilpailussa tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osatarjouksia osa-alueiden sisällä ei hyväksytty.

Tarjoukset tuli jättää 24.6.2024 kello 12.00 mennessä. Määräaikaan
mennessä saapui yhteensä neljä (4) tarjousta.

Osa-alueeseen 1 tarjouksen jätti Lojer Oy.

Osa-alueeseen 2 tarjouksen jättivät seuraavat toimittajat:
- Berner Oy
- Lojer Oy
- Stiegelmeyer Oy
- Suomen Terveysmaailma Oy.

Osa-alueeseen 3 tarjouksen jätti Lojer Oy.

Tarjoukset avattiin 24.6.2024 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjousten tarkastamisen jälkeen todettiin, että kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä asetetut ehdottomat vähimmäisvaatimukset, ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousten vertailu ja valinta

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittu suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa oli määritelty tarjousten valintaperusteet. Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli halvin hinta. Tarjousten laatutekijät oli huomioitu tarjouspyyntöasiakirjoissa hankinnan kohteelle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Tarjousten hinnan vertailussa huomioitiin osa-aluekohtainen kokonaisvertailuhinta, joka muodostui hankittavien tuotteiden vuosittaisilla arvioiduilla hankintamäärillä kerrottujen yksikköhintojen yhteenlasketusta kokonaishinnasta. Tarjousten vertailu on tämän esityksen liitteenä (liite 1) olevassa vertailutaulukossa.

Osa-alueille 1 ja 3 saatiin molempiin ainoastaan yksi tarjous. Hankintayksikkö piti tarjousten hintoja kilpailukykyisinä ja tarjouksia hyväksyttävinä, vaikkei kilpailua osa-alueille 1 ja 3 syntynyt. Näin ollen osa-alueiden 1 ja 3 osalta toimittajaksi valittiin ainoa osa-alueille tarjouksen jättänyt tarjoaja Lojer Oy.

Osa-alueelle 2 saatiin neljä (4) tarjousta, ja ne asetettiin ensisijaisuusjärjestykseen hinnan perusteella:
1. Lojer Oy
2. Suomen terveysmaailma Oy
3. Stiegelmeyer Oy
4. Berner Oy.

Sopimuskauden aikana tilaukset tullaan tekemään pääsääntöisesti puitejärjestelyyn ensisijaiseksi valitulta toimittajalta. Tilausten tekemisessä edetään ensisijaisuusjärjestyksessä toiseen tai kolmanteen toimittajaan
aina, mikäli ensisijaisuusjärjestyksessä edellä oleva toimittaja ei pysty toimittamaan tuotteita. Lisäksi suuremmat, arvonlisäverottomalta arvoltaan vähintään 60 000 euron hankintakokonaisuudet osa-alueella 2 tullaan kilpailuttamaan kevennetyllä menettelyllä puitesopimustoimittajien kesken. Ensisijaisuusjärjestyksen noudattamisesta voidaan poiketa vain erityistapauksissa.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 12.12.2023 § 260 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista.

Sähkösäätöisten sänkyjen ja yöpöytien puitejärjestelyn hankinnan kokonaisarvoksi on arvioitu 1 700 000 euroa. Hankinnan arvo ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuudet, minkä vuoksi lautakunta päättää asiasta.

Sopimusten allekirjoittaminen

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen) tai muuttamiseen, päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä ja muuttamista koskeva päätösvalta on toimialajohtajalla. Lisäksi on tarkoituksenmukaista, että toimialajohtaja voi päättää myös option käyttöönotosta.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty hankintasopimukset valittujen toimittajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.