Hankinta, vammaisten asumispalvelujen hankinta, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta

A päättää hyväksyä vammaisten asumispalvelun hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä, vähäisiä muutoksia.

B oikeuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan

- tekemään hankintaa koskevat päätökset
- allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset
- päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Ostopalvelupäällikkö Minna Eronen on kutsuttuna asiantuntijana.

Hankinnan kohde ja taustaa

Hankinnan kohteena on asumisen ja lyhytaikaisen huolenpidon palvelut vammaisille helsinkiläisille. Tavoitteena on saada palveluja, joiden avulla asiakkaat voisivat elää omannäköistään elämää ja toimia aktiivisina osallistujina osana yhteiskuntaa.

Vammaisten henkilöiden asumispalveluun kuuluvat asiakkaan toimintakyvyn kannalta esteetön ja turvallinen asuminen, riittävä apu ja tuki sekä ne toistuvat palvelut, jotka ovat vamman tai sairauden vuoksi välttämättömiä asiakkaan päivittäisessä suoriutumisessa.

Asumispalvelua järjestetään vammaisille, kehitysvammaisille ja autismin kirjon henkilöille. Lasten ja nuorten asumispalvelut järjestetään aina ympärivuorokautisen palveluasumisen yksikössä. Palveluja hankitaan sekä suomen että ruotsin kielellä. Asiakkaan tarvitsema palvelu voidaan järjestää omaan asuntoon, tukiasuntoon, yhteisöllisen palveluasumisen yksikköön tai ympärivuorokautisen palveluasumisen yksikköön.

Palvelua hankitaan koko Suomen alueelta. Tarkoituksena on saada myös nykyisten asiakkaiden palvelut mahdollisimman kattavasti kilpailutetun sopimuksen piiriin. Kilpailutuksen vuoksi nykyisten asiakkaiden ei tarvitse vaihtaa asumispalveluyksikköä. Uusien asiakkaiden palvelut hankitaan kyseistä palvelua koskevan sosiaalihuollon lainsäädännön edellytysten mukaisesti asiakkaan tarpeet huomioiden.

Palvelutuottajan tulee noudattaa voimassa olevaa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muuta kyseisten palvelujen tuottamiseen liittyvää lainsäädäntöä.

Asiakkaat

Asumispalvelujen piirissä on tällä hetkellä yhteensä noin 1657 helsinkiläistä asiakasta, joista 662 kaupungin omissa palveluissa ja 995 ostetuissa palveluissa.

Ostettujen palvelujen asiakkaista valtaosa (800 asiakasta) asuu pääkaupunkiseudulla sijaitsevissa yksiköissä. Helsingin alueen yksiköissä asuu 450 asiakasta. Pääkaupunkiseudun ulkopuolisissa yksiköissä asuu 150 asiakasta. Lisäksi 45 asiakasta on sijoittunut muiden hyvinvointialueiden yksiköihin ympäri Suomen. Näiden asiakkaiden palvelut hankitaan sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (612/2021, jäljempänä sote-järjestämislaki) perusteella erillisillä, hyvinvointialueiden ja Helsingin kaupungin keskinäisillä sopimuksilla.

Lyhytaikaisen huolenpidon asiakkaita on noin 188, joista 103 kaupungin omissa yksiköissä ja ostopalveluyksiköissä 85.

Hankinnan yleiset edellytykset

Helsingin kaupunkistrategia ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan palvelustrategia on otettu palvelujen järjestämisessä huomioon. Hankinnan kohteena olevien palvelujen hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palvelujen tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palvelujen riittävän saatavuuden takaamiseksi Helsingin kaupungilla. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään sote-järjestämislain vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinnan tavoitteena on tuottaa vammaisten asumispalveluja Helsingin kaupungin asiakkaiden tarpeita vastaavasti sekä erilaiset palvelutarpeet riittävästi huomioiden.

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys ja pelastustoimialan järjestämisvastuulle kuuluvien 1.1.2025 voimaantulevan vammaispalvelulain mukaisten vammaisten asumispalvelujen tuottaminen.

Hankinta täyttää sote-järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta ja on myös tarkoituksenmukaista tehtävien hoitamiseksi kyseisessä pykälässä tarkoitetulla tavalla. Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala kykenee toteuttamaan sote-järjestämislain 8 §:ssä säädetyn järjestämisvastuunsa ja palvelutoiminnan jatkuvuuden.

Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella sote-järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Tilaaja seuraa sopimuskaudella palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta (741/2023) 6 §:ssä säädetään palveluntuottajan yleisistä edellytyksistä ja 7 §:ssä palveluntuottajan luotettavuuden toteamisesta.

Hankinnan kustannusvaikutukset ja suhde talouden muutosohjelman tavoitteisiin

Vammaispalvelujen kustannuksista 56 prosenttia on asiakaspalvelujen ostoja. Vammaispalvelujen kustannukset ovat kasvaneet viimeisen kahdeksan vuoden aikana reippaasti. Kasvun taustalla on valtakunnallinen vammaisten laitosasumisen purku ja palvelutarpeiden kasvu. Vammaispalvelujen budjetti on vuosittain ylittynyt erityisesti asiakaspalvelujen ostojen osalta. Merkittävin osa ostettujen palvelujen kustannuksista tulee asumispalvelujen ostoista.

Vammaispalvelujen tuotantotapa-analyysi osoitti, että kustannukset ovat kasvaneet vuosittain, mutta samalla palvelujen saatavuudessa ja riittävyydessä on ollut aukkoja. Järjestämisvastuu vaatii entistä vahvempaa strategista toimintaa, jotta monituottajamallin kokonaisuus pysyy hallittavassa ja pystytään tekemään optimaalisia ratkaisuja toiminnan kehittämiseksi. Tuotantotapa-analyysin johtopäätösten pohjalta vammaispalveluissa on tehty pidemmän aikavälin strategista suunnitelmaa palvelujen optimaalisen järjestämisen mahdollistamiseksi ja kustannusten kasvun hillitsemiseksi. Muutos ei tapahdu nopeasti, ja kustannusvaikutuksia saadaan hitaasti.

Toimialan talouden muutosohjelmaan on kirjattu ostopalvelujen hallintaan ja hankintoihin linkittyviä toimenpiteitä, joiden tavoitteena on hillitä kustannusten kasvua. Yksi keskeisimmistä ostopalveluja koskevista toimenpiteistä on saada suorahankinnat kilpailutetun sopimuksen piiriin, sillä siten ostopalvelujen kokonaisuuden parempi hallinta ja seuranta mahdollistuu. Yhtenäiset laatuvaateet ja yhtenäiset palvelukuvaukset omiin ja ostettuihin palveluihin mahdollistavat asiakkaiden yhdenvertaisuuden ja palveluntuottajien tasapuolisen kohtelun. Kilpailutetun sopimuksen asiakaspalveluostojen laskutuksen ja raportoinnin vienti palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmään puolestaan mahdollistaa suoritteiden ja kustannusten ajantasaisen tarkastelun sekä objektiivisen vertailun oman ja ostetun palvelun välillä.

Hankinnan valmistelu ja sidosryhmien osallisuus

Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan strategisen hankinnan yksikön toteuttaman vammaispalvelujen tuotantotapa-analyysin tulokset ja johtopäätökset on huomioitu hankinnan valmistelussa.

Valmistelun alkuvaiheessa päättyvää sopimuskautta tarkasteltiin ja arvioitiin erityisesti palvelujen järjestämisen, laadun, yhteistyön ja talouden kannalta strategisen laatukuvan rakentamiseksi tulevalle kaudelle. Tähän hyödynnettiin sopimuskauden aikaisesta laadunvalvonnasta saatua tietoa sekä tuotantotapa-analyysin yhteydessä toteutetun palveluntuottajakyselyn tuloksia. Lisäksi haastateltiin palvelusta vastaavia päälliköitä sekä kaupungin omista että ostetuista palveluista.

Palvelujen käyttäjien läheisten toiveita ja ajatuksia kartoitettiin toteuttamalla tyytyväisyyskysely sekä oman että ostetun palvelun käyttäjien läheisille. Vastauksia saatiin yhteensä 257. Läheiskyselyn tuloksista saatiin arvokasta tietoa paitsi hankinnan valmisteluun, erityisesti sopimuskauden aikaiseen yhteistyöhön ja osallisuuteen, mutta myös vammaispalvelujen strategiseen suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.

Palvelujen käyttäjien äänten kuulumista ja osallisuutta pyrittiin varmistamaan asiakasraatien ja työpajojen avulla. Asiakasraateja järjestettiin 12, joista kuusi suuntautui asumispalvelu yksiköihin, sekä omaan että palveluntuottajien tuottamaan toimintaan. Yhteinen työpaja asumispalvelujen asiakkaille ja henkilökunnalle järjestettiin tammikuussa 2024.

Valmistelun alkuvaiheessa järjestettiin tiedotustilaisuus kaupungin sisäisille toimijoille.

Palveluntuottajille järjestettiin infotilaisuus 13.11.2023. Markkinavuoropuheluun liittyvät kysymykset palveluntuottajille lähetettiin 20.12.2023, vastausaikaa kyselyyn oli 15.1.2024 saakka. Palveluntuottajien työpaja järjestettiin 15.2.2024.

Sopimuskauden aikainen toiminta

Sopimuskauden aikana tavoitteena on, että Helsingin kaupungin vammaispalvelujen palvelutuotanto ja yksityiset palveluntuottajat kehittävät yhdessä palveluita. Yhteiskehittämistä toteutetaan valittujen teemojen osalta vuosittaisissa yhteisissä tilaisuuksissa, jotka kaupunki järjestää. Sopimuskauden aikana järjestetään yhteisiä tilaisuuksia valituista teemoista; esimerkiksi itsemääräämisoikeus, kirjaaminen ja lääkehoito.

Palvelukuvauksen liitteeksi laadittiin vammaispalvelujen asumisen ja päiväaikaisen toiminnan laadun ja osallisuuden tuen opas. Siinä kuvataan sopimuskautta ohjaavat arvot, laadukkaan palvelun toimintaperiaatteet sekä tulevaisuuden laadun visio. Opas ohjaa sekä Helsingin kaupungin tuottamaa että ostettua palvelutoimintaa. Sopimuskauden aikana Helsingin kaupungin omien palvelujen ja yksityisten palveluntuottajien on tarkoitus kehittää asiakkaan osallisuuden vahvistamisen menetelmiä sekä asiakasraati-konseptia yhdessä asiakkaiden ja heidän läheistensä kanssa.

Palvelujen asiakas- ja läheiskokemusta kerätään vuosittain toteutettavilla kaupungin laatimilla kyselyillä. Palveluntuottajalla ja sen alaisilla yksiköillä on velvollisuus toteuttaa omalta osaltaan nämä asiakas- ja läheistyytyväisyyskyselyt. Palveluntuottajien tulee kerätä henkilöstökokemustietoa säännöllisesti ja toteuttaa henkilöstön tyytyväisyyskysely vuosittain. Sama vaade koskee kaupungin omaa palvelutuotantoa.

Palvelujen ja palvelujen järjestämisen omavalvonnan läpinäkyvyyttä lisätään sopimuskaudella. Palvelujen käyttäjille ja heidän läheisilleen järjestetään vuosittain tilaisuuksia, joissa käsitellään omavalvonnan toteutusta ja havaintoja, muun muassa palvelutoiminnan asiakasturvallisuutta, laatua sekä asiakas-, läheis- ja henkilöstökokemusta.

Hankinnan osa-alueet

Hankinta on jaettu tarkoituksenmukaisiin osa-alueisiin palveluluokittain. Palveluluokat määräytyvät asiakkaaseen kohdistettavan välillisen ja välittömän työn kautta.

Hankintamenettely

Vammaisten asumispalvelujen hankinnan arvo ylittää
lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) liitteen E tarkoittaman sosiaali- ja terveyspalvelujen kynnysarvon.

Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu hankintalain 100 §:n mukaisella hankintayksikön itse määrittelemällä hankintamenettelyllä, jossa noudatetaan hankintalain 3 §:n periaatteita. Hankinnassa käytettävä hankintamenettely on kuvattu liitteessä hankintamenettelyn kuvaus. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään palvelujen sisällöt sekä tarjoajille asetettavat soveltuvuusvaatimukset ja palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset.

Hankintamenettely on kestonsa ajan avoin kaikille tarjouspyynnön vaatimukset täyttäville palveluntuottajille, ja se avataan sopimuskauden aikana kerran vuodessa uusille tarjouksille, jolloin uudet tarjoajat ja hankintamenettelyyn aiemmin valittujen palveluntuottajien uudet yksiköt
voivat jättää tarjouksen.

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään halvinta hintaa, koska tarjouspyyntöasiakirjoissa on asetettu tarjoajille korkeat soveltuvuusvaatimukset ja palvelulle korkeat laadun vähimmäisvaatimukset. Kun kaikki nämä tarjouspyynnön vaatimukset täyttyvät, tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehneet tarjoajat valitaan palveluntuottajiksi. Palveluntuottajat asetetaan hankintamenettelyyn ensisijaisuusjärjestykseen palveluittain (hankinnan osa-alueittain) hinnan perusteella.

Hankintamenettelyn kaikki ehdot on vahvistettu etukäteen, eikä
yksittäisten asiakkaiden palveluista järjestetä kevennettyä kilpailutusta tilausvaiheessa.

Hankintamenettelyn sisällä tilaaja tekee päätöksen asiakaskohtaisen palvelun valinnasta kyseistä palvelua koskevan sosiaalihuollon lainsäädännön edellytysten mukaisesti (katso hankintalaki 108 §).

Mikäli asiakkaan tarpeeseen vastaavia, samanveroisia palveluntuottajia on kyseisessä palvelussa (osa-alueessa) useita, toteutetaan valinta hankintamenettelyn ensisijaisuusjärjestyksen mukaisesti. Palvelun-tuottajia kohdellaan palvelun valinnassa tasapuolisesti ja syrjimättömästi.

Esityksen liitteinä (1–7) olevissa tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään tarkemmin hankintamenettelyn periaatteet, hankittava palvelu sekä tarjoajille ja palvelulle asetettavat vaatimukset, jotka ovat ehdottomia vähimmäisvaatimuksia. Ehdottomien vähimmäisvaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan, ja palvelun laatua valvotaan säännöllisesti sopimuskauden aikana.

Hankintalain 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Länk leder till extern tjänst), joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä esityksen liitteenä.

Sopimus

Hankinnan sopimuskausi on neljän vuoden mittainen, ja se on suunniteltu alkavaksi 1.1.2025. Sopimuskausi päättyy 31.12.2028, vaikka sopimuskauden alkamisajankohta siirtyisi. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta kuusi (6) kuukautta ennen optiokauden alkamista.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo laskettuna hankintamenettelyn kokonaiskestolle optiokaudet mukaan lukien on 420 000 000 euroa.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään, vaan palvelua hankitaan asiakkaiden tarpeen mukaisesti.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on päättänyt 12.12.2023 § 260 toimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa

Sopimuksen allekirjoittaja

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä.

Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajalla.

Detta beslut publicerades 02.05.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §