Hankinta, mittauskaluston käyttöturvapalvelut, kaupunkiympäristön toimiala

Projektitoimisto-yksikön päällikkö päätti hankkia suorahankintana mittalaitteistojen käyttöturvapalvelut Geotrim Oy:ltä ja allekirjoittaa kyseisiä palveluita koskevan Geotrim Oy:n kanssa neuvotellun sopimuksen. Hankinnan arvo on enintään 130 000 euroa (alv 0 %).

Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Ennen sopimuksen allekirjoittamista hankinnasta julkaistaan ex ante -suorahankintailmoitus ja odotetaan 14 päivän muutoksenhakuaika, ennen kuin sopimus allekirjoitetaan.

Hankintapäätös on ehdollinen siten, että toimittajan tulee toimittaa hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet ja harmaan talouden torjuntaan liittyvät selvitykset ennen sopimuksen tekemistä.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Kaupunkiympäristön toimialalle on hankittu vuosien 2011–2023 aikana kaupunkimittauksen käyttöön tarkoitettua Trimble-tuoteperheeseen kuuluvaa mittauskalustoa, kuten takymetrejä, GNSS-vastaanottimia ja maastotietokoneita. Näihin liittyvät muun muassa kaupungingeodeetin päätökset 28.10.2021 § 8 ja 7.12.2022 § 26.

Nämä hankinnat eivät ole kuitenkaan sisältäneet kaluston ohjelmistolisensseihin, huoltoon, tarkistuksiin ja varaosiin liittyviä palveluita. Tämän takia on tarpeen hankkia erikseen kalustolle nämä palvelut sisältävä käyttöturvasopimus. Hankinta tehdään suorahankintana Geotrim Oy:ltä. Hankintasopimuksen ehdoista on neuvoteltu Geotrim Oy:n kanssa.

Hankintaa koskeva sopimus on voimassa enintään 48 kuukautta.
Sopimuskauden alkaessa sopimus on voimassa määräaikaisena 12 kuukautta kerrallaan, ja sen voimassaolo jatkuu 12 kuukautta kerrallaan, jollei sopimusta irtisanota ennen edellisen sopimuskauden loppua.

Käyttöturvasopimuksen vuosihinta on nykyisellä kalustomäärällä 32 500 euroa. Näin olleen koko hankinnan arvo on 48 kuukauden laskettuna enintään 130 000 euroa. Sopimuksen kohteena olevan kaluston määrä tulee todennäköisesti vähenemään sopimuskaudella, minkä seurauksena sopimushinta tulee todennäköisesti laskemaan sopimuskauden kuluessa.

Suorahankinnan perustelut

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 40 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Tässä tapauksessa kyse on Trimble-tuoteperheeseen kuuluvasta kalustosta, johon liittyviä palveluita koskevat ehdot on määritellyt kaluston valmistaja eli Trimble-konserni. Trimble-konserni on antanut määräyksiä siitä, mitkä yritykset voivat toimia Trimble-tuoteperheeseen kuuluvien laitteiden valtuutettuina huoltajina sekä ohjelmistolisenssien ja varaosien toimittajina. Trimblen valtuuttamien toimittajien käyttö on sidottu muun muassa kaluston takuuehtojen voimassaoloon. Suomessa tällaisten palveluiden tarjoamiseen yksinoikeus on myönnetty Geotrim Oy:lle. Näin ollen käsillä on sellainen hankintalaissa tarkoitettu yksinoikeuden suojaamiseen liittyvä syy, jonka takia hankinnan kohteena olevat palvelut voidaan hankkia ainoastaan Geotrim Oy:ltä.

Yksinoikeusjärjestelyn purkaminen vaatisi koko kalustokannan uusimisen, mikä ei olisi tässä vaiheessa järkevää, sillä jo hankittujen laitteiden elinkaarta on jäljellä vielä useita vuosia. Toisaalta laitteiston käytön jatkaminen ilman käyttöturvapalveluita siihen asti, kunnes kalustokanta olisi saatu kilpailutettua ja uusittua, on arvioitu muun muassa kaluston toimivuuteen ja kaupunkimittauksen toiminnan jatkuvuuteen liittyvien syiden vuoksi liian riskialttiiksi. Tämä ei siten ole mahdollinen toimintavaihtoehto.

Hankintayksikkö on käynnistänyt kalustokannan uusimiseen tähtäävän hankinnan suunnittelun. Hankintayksikkö on arvioinut, että neljän vuoden kuluessa kalustokannalle ja siihen liittyville palveluille olisi mahdollista kilpailuttaa uusi sopimus, ja siirtyä vaiheittain tilaamaan kalustoa ja palveluita uuden sopimuksen perusteella. Tästä syystä sopimus tehdään enintään neljäksi vuodeksi, ja tarkoitus on, että tänä aikana olemassa olevia laitteita poistuu käytöstä ja siirryttäisiin vaiheittain käyttämään uuden sopimuksen piirissä olevaa kalustoa ja palveluita.

Edellä mainituista seikoista johtuen hankintayksikkö katsoo, että käsillä on tässä tilanteessa sellaisia teknisiä ja yksinoikeuden suojaamiseen liittyviä syitä, joiden vuoksi ainoastaan Geotrim Oy voi toteuttaa hankinnan. Muita järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole ennen kuin korvaavat laitteet ja palvelut on saatu kilpailutettua ja otettua vaiheittain käyttöön.

Valtiontukiarviointi

Helsingin kaupungin talousarvion noudattamisohjeiden mukaan kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja virastojen on kaikkien sellaisten toimenpiteiden yhteydessä, joilla kaupunki kanavoi varoja yrityksiin, selvitettävä ennakkoon tuen hyväksyttävyys EU:n valtiontukisääntelyn näkökulmasta sekä sisällytettävä kyseinen valtiontukiarviointi asiaa koskevaan päätökseen.

Tässä hankinnassa on kyse lähtökohtaisesti vastikkeellisen palvelun suorittamisesta, eikä valtiontuesta yritykselle. Kuitenkaan hankintaa ei kilpailuteta, joten hankinnalle ei ole määriteltävissä tarkkaa kilpailutettua markkinahintaa ja siten on mahdollista, että osa hankinnasta olisi katsottavissa tosiasiallisesti tueksi yritykselle. Tästä syystä hankinnasta on suoritettava valtiontukiarviointi.

Tältä osin on todettavissa, että hankinnan kustannukset tai ehdot eivät poikkea tavanomaisista ICT-markkinoiden ja -hankintojen käytännöistä. Myöskään toimittajan oman näkemyksen mukaan hankinnan kustannukset eivät sisällä tosiasiallista tukea yritykselle. Näin ollen hankinta ei hankintayksikön näkemyksen mukaan sisällä valtiontukea yritykselle. Joka tapauksessa koko hankinnan arvo alittaa vähäarvoiselle valtiontuelle komission asetuksessa (EU) Nro 2023/2831 määritellyn 300 000 euron de minimis -kynnyksen.

Sopimuksen syntyminen

Toimittajalta tarkastetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista Helsingin kaupunkikonsernin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset ja rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitetut rikosrekisteriotteet hankintalain mukaisten poissulkemisperusteiden selvittämiseksi.

Ennen sopimuksen allekirjoittamista hankinnasta julkaistaan ex ante -suorahankintailmoitus ja odotetaan 14 päivän muutoksenhakuaika, ennen kuin sopimus allekirjoitetaan.

Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus on voimassa enintään 48 kuukautta.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 19.12.2023 § 700) mukaan projektitoimisto-yksikön päälliköllä on hankintavaltuudet enintään 800 000 euron suuruisiin ICT-hankintoihin. Projektitoimisto-yksikön päällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.