Henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistuksen käynnistäminen, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti käynnistää kaupunkiyhteisen Henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistus-muutoshankkeen.

Muutoshankkeessa noudatetaan kaupungin merkittävien muutoshankkeiden hallintamallia (KP 12.10.2023 §14).

Lisäksi kansliapäällikkö asetti muutoshankkeelle ohjausryhmän seuraamaan muutoshankkeen etenemistä, vastaamaan hankesuunnitelman mukaisten tuotosten valmistelun ohjaamisesta sekä varmistamaan tavoitteiden saavuttamista tukevat voimavarat läpi kaupungin organisaatioiden sekä riittävän kaupunkitason hankeseurannan ja -hallinnan.

Ohjausryhmään nimettävät henkilöt:

HL 51 §:n perusteella korjattu Talouspalveluliikelaitos Taloushallintopalveluliikelaitokseksi sekä Ari-Pekka Luhtavaara korjattu Ari-Jukka Luhtavaaraksi. MHL/5.9.2024

Ohjausryhmän toimintaan osallistuvat henkilöt valitaan asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella. Ohjausryhmän sihteerinä toimii hankejohdon erikseen nimeämä henkilö.

Ohjausryhmää täydennetään tarvittaessa.

Henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistus-muutoshanke lyhyesti

Henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistus -muutoshankkeessa uudistetaan henkilöstöjohtamisen prosesseja, joita ovat muun muassa työsuhteen elinkaarenhallinta, henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi, osaamisen kehittäminen ja onnistumisen johtaminen. Osana muutoshanketta uudistetaan henkilöstöjohtamisen digitaalinen alusta eli HR-kokonaisjärjestelmä. Muutoshankkeeseen liittyvä prosessien ja järjestelmän kehitystyö ja käyttöönotot toteutetaan kaksivaiheisesti vuosien 2024–2028 aikana.

HR-kokonaisjärjestelmän ja käyttöönottopartnerin kilpailutukset käynnistyvät vuoden 2024 aikana pohjautuen ohjausryhmän sekä ylimmän johdon kanssa erikseen käsiteltäviin tarve- ja vaatimusmäärittelyihin. Ensimmäisen vaiheen henkilöstöjohtamisen prosessien kehittäminen, tehostaminen ja harmonisointi tehdään vuosina 2025–2027.

Muutoshankkeen toisessa vaiheessa uudistettavat henkilöstöjohtamisen prosessit integroidaan samaan HR-kokonaisjärjestelmään ja luovutaan erillisistä järjestelmistä. Toisen vaiheen kehitystyö tehdään vuonna 2027 ja käyttöönotto 2028.

Muutoshankkeen tavoitteena on parantaa henkilöstöhallinnon prosessien sujuvuutta siten, että esihenkilöiden työaikaa vapautuu henkilöstön johtamiseen ja kohtaamiseen. Esihenkilöiden työvälineiden kehittäminen varmistaa datan laatua ja mahdollistaa nykyistä paremmat valmiudet tiedolla johtamiseen. Muutoshankkeella on kaupunkilaajuisia vaikutuksia kaupunkiorganisaation palveluihin, toimintaan, tietojärjestelmiin ja henkilöstöön.

Muutoshankkeen kokonaiskustannusarvio on n. 28 miljoonaa euroa.

Muutoshankkeen arvonlisäverottomat investointikustannukset arviolta n. 22 M€ maksetaan talousarviokohdalta 8 05 01 02 keskitetty tietotekniikka. Muutoshankkeen henkilöstökulut arviolta n. 6 M€ maksetaan talousarviokohdalta 14001 kaupunginkanslia.

Kilpailutuksen kustannukset maksetaan Sarastian vakauttamisen määrärahoista talousarviokohdalta 13001 KHn käyttövarat. Hankkeen päätyttyä ja järjestelmän tuotantoonsiirron tapahduttua järjestelmäkustannukset maksetaan keskitetyistä tietotekniikkakuluista.

Muutoshankkeen tavoitteet, hyödyt ja vaikutukset

Muutoshankkeella sujuvoitetaan, yksinkertaistetaan ja standardisoidaan henkilöstöjohtamisen prosesseja ja vapautetaan esihenkilöiden aikaa tiimien ja henkilöstön tukemiseen. Uudesta HR-kokonaisjärjestelmästä saatava kattava ja ajantasainen henkilöstötieto vastaa henkilöstöhallinnon strategisen suunnittelun ja tiedolla johtamisen tarpeisiin. Uusi HR-kokonaisjärjestelmä mahdollistaa prosessiautomaation ja herätteet sekä ajantasaisen raportoinnin ja edistyneen analytiikan. Kaupunginhallituksen 26.8.2024 keskustelun perusteella esihenkilöiden henkilöstöhallintoon liittyvä työmäärä ei saa uudistuksen seurauksena kasvaa.

Uudistuksen myötä henkilöstöhallinnon prosessit ja teknologinen pohja eriytyvät palkanlaskennasta selkeämmin omaksi kaupunkiorganisaatiossa hallittavaksi kokonaisuudekseen. Tuottavuushyödyt syntyvät erityisesti prosessien tehostumisesta, datan ja prosessien laadun parantumisesta sekä parannetusta esihenkilöille suunnatusta HR-palvelukokonaisuudesta.

Prosessi- ja toimintatapamuutosten tuotokset ja hyödyt

Uudistetut ja käyttäjälähtöiset työsuhteen prosessit sekä tehostavat esihenkilöjen henkilöstöhallintotyötä, vähentävät virheitä ja toistuvaa korjailua, että parantavat työntekijäkokemusta. Esihenkilöiden arki helpottuu ja aikaa jää enemmän ihmisten tukemiseen henkilöstöhallintoon liittyvän manuaalisen työn vähentyessä.

HR-prosessien kehitys yhdistää 50 erillistä ja yksittäin käsiteltävää lomaketta osaksi yhtenäistä HR-palvelukokonaisuutta mahdollistaen prosessin laadun ja tehokkuuden systemaattisen kehittämisen ja seurannan.

Teknologiamuutosten tuotokset ja hyödyt

Hankkeessa toteutetaan kokonaisjärjestelmä, jossa hallinnoidaan koko työsuhteen elinkaari. Nykyisestä monen järjestelmän ympäristöstä luopuminen vähentää tarvetta syöttää tieto moneen kertaan ja parantaa tiedon oikeellisuutta ja ajantasaisuutta. Henkilöstöjohtamisen järjestelmä toteutetaan pilvipalveluratkaisuna. Teknologisella ratkaisulla varmistetaan palvelun jatkuva ajantasaisuus ja toimivuus. Ratkaisu on skaalautuva ja tietoturvallinen.

Moderni ympäristö mahdollistaa paremman automaation ja tekoälypohjaisten ratkaisujen hyödyntämisen. Järjestelmä tukee käyttäjiä toimimaan intuitiivisesti mm. herätteillä ja prosessien ohjaavuudella.

Tiedon reaaliaikaisuus ja siitä tuotetut raportit ja edistynyt analytiikka mahdollistavat tietoon perustuvan päätöksenteon ja johtamisen.

Etenemissuunnitelma sekä resurssit

Muutoshanke etenee vaiheittain vuosien 2024–2028 aikana. Hankkeen alussa hankesuunnitelma ja siihen liittyvät päätöspisteet tarkennetaan. Tarkennettu hankesuunnitelma sekä suunnitelman mukaiset merkittävät päätöspisteet hyväksytään ohjausryhmässä. Lisäksi merkittävimmät ja laajavaikutteisimmat päätöspisteet käsitellään kansliapäällikön johtamassa operatiivisessa ylimmän virkajohdon johtoryhmän seurannassa. Merkittäviä päätöspisteitä ovat mm. prosesseja ja toimintaa laajasti ohjaavat HR-palvelukokonaisuuden tarvemäärittelyt, prosessimääritykset, kilpailutusaineisto, hankintapäätökset ja toteutusvaiheen käynnistys sekä huomattavat toteutuksen aikaiset laajuuden, aikataulun ja budjetin muutokset.

Vaiheistettu toteutus

Vuonna 2024 käynnistyy muutoshankkeen ensimmäinen vaihe. Ensimmäisessä vaiheessa kilpailutetaan teknologia ja käyttöönottopartneri sekä sovitaan muutoshankkeen ensimmäisen vaiheen toimintaprosessimuutoksista. Lisäksi tarkennetaan HR-kokonaisjärjestelmän sisältöön, käyttöönottoon sekä uusittavien prosessien ja järjestelmän testaukseen liittyvää muutosten hallintaa. Muutoshankkeen ensimmäisessä vaiheessa HR-palvelussuhteen elinkaaren prosessit siirretään tehtäväksi uuteen HR-kokonaisjärjestelmään ja luodaan esihenkilöille ja työntekijöille yhtenäinen käyttökokemus. Hankittavan HR-kokonaisjärjestelmän ja Sarastia S365HR-järjestelmän välille suunnitellaan ja toteutetaan liittymä palkanlaskennassa tarvittavien tietojen siirtoon. Toteutuksen myötä Sarastia S365HR -järjestelmä keskittyy toimimaan palkanlaskentajärjestelmänä, jonka käyttäjiä ovat taloushallintopalveluliikelaitos ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset. Käyttäjäorganisaatioiden esihenkilöiden ja työntekijöiden käyttöliittymä korvautuu uudella järjestelmällä.

Ensimmäisen vaiheen suunnittelu- ja kehitystyö jatkuu vuonna 2025 ja varsinainen tuotantoon siirtyminen tapahtuu 2026. Lisäksi vaiheen 1 aikana tuotetaan vaiheen 2 hankesuunnitelma.

Sarastian ja HR-kokonaisjärjestelmän välisen liittymän rakentamisessa sekä tämän mahdollistamassa saumattoman prosessin käyttöönotossa tullaan huomioimaan resurssi- ja osaamistarpeet kattaen kaikki kaupungin toimialat, liikelaitokset ja virastot. Tarkempi etenemissuunnitelma palkanmaksuun liittyvistä prosessi- ja järjestelmämuutoksista sekä siihen liittyvistä konversiosuunnitelmista valmistellaan kaupungin eri organisaatioiden yhteistyönä ja ylimmän johdon katselmoinnein hankkeen edetessä. Yhteistyötä ja sopimusta Sarastia Oy:n kanssa tullaan uudistamaan hankkeen edetessä ja tarpeiden tarkentuessa.

Muutoshankkeen toisen vaiheen aikana uudistetaan henkilöstösuunnittelun ja rekrytoinnin, perehdytyksen, oppimisen, onnistumisen johtamisen, osaamisen ja potentiaalin johtamisen ja palkitsemisen prosessit ja ne viedään uuteen HR-kokonaisjärjestelmään. Toisen vaiheen myötä poistuvat nyt erilliset Helbit-, Onni- ja Oppiva-järjestelmät. Alustavan aikatauluarvion mukaan kehitystyö tehdään vuonna 2027 ja käyttöönotto 2028.

Kaupunginhallituksen 26.8.2024 keskustelun perusteella uudistus tulee kaikissa vaiheissa toteuttaa erittäin tiiviissä yhteistyössä toimialojen ja niiden henkilöstöhallinnon kanssa ja toimialojen toiveita ja tarpeita kuunnellen.

Riskienhallinta

Riskienhallinta toteutetaan kaupungin riskienhallintajärjestelmässä kaupungin riskihallintaprosessia ja tätä tukevaa järjestelmää hyödyntäen. Muutoshankkeen riskienhallinnan suunnitelma käsitellään ja hyväksytään ohjausryhmässä. Merkittävimmät riskit raportoidaan kuukausittain hankkeen ohjausryhmälle, joka seuraa ja ohjaa riskien hallintaa sekä varmistaa kaupungin ylimmän johdon riittävän tilannekuvan muutoshankkeiden hallintamallin mukaisesti.

Uuden järjestelmän hankinnassa, toteutuksessa ja käyttöönotossa noudetaan kaupunkiyhteisiä linjauksia mm. arkkitehtuurin ja tietoturvan osalta.

Muutoshankkeen budjetin ja resurssisuunnitelman mukaan muutoshankkeen työskentelyyn osallistuu noin 150 projektihenkilöä. Merkittävän muutoksen onnistumisen varmistamiseksi hankkeen suunnittelussa on varauduttu erityisen hyvin prosessin ja tätä tukevan uuden järjestelmän testaamiseen. Testaamiseen osallistuu arviolta noin 300 henkilöä (lähinnä esihenkilöitä ja HR-henkilöitä).

Uutta tietojärjestelmää ei oteta käyttöön ennen kuin prosessien ja tätä tukevan järjestelmän on todettu toimivan oikein. Testaus tehdään käyttäjäorganisaatioiden toimesta yhteistyössä sekä koko kaupungin oikealla datalla. Erikseen ohjausryhmän suosituksesta tehtävään kansliapäällikön käyttöönottovaiheen käynnistämispäätökseen asti saakka toimitaan nykyisillä tietojärjestelmillä (sis. palkanmaksujärjestelmän) sekä nykyisellä menettelyllä. Hankkeessa ei muuteta nykyistä palkanmaksujärjestelmää, vaan siirretään ohjausryhmässä sovitut toiminnot ja toiminnallisuudet kokonaan uuteen järjestelmään kaupunkiyhteisiä HR-prosesseja varten.

Strategiaosasto seuraa merkittävien muutoshankkeiden riskejä osana kokonaisvaltaista hankkeiden tavoitteiden, tuotosten ja riskien seurantaa. Merkittävistä riskeistä raportoidaan kaupungin ylimmälle virkajohdolle neljännesvuosittain ja tarpeen niin vaatiessa.

Tunnistetut muutosohjelmaan liittyvät riippuvuudet

Muutoshankkeessa uudistettavat toimintatavat ja järjestelmäratkaisut ovat kaupunkilaajuisia sisältäen useita liittymiä kaupungin prosesseihin. Henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistus integroidaan sekä teknisesti että sisällöllisesti kaupungin toimintaan. Tekninen integraatio tapahtuu pääasiassa kaupunkiyhteisen integraatioalustan sekä olemassa olevien HR-järjestelmien välisten liittymien kautta. Sisällöllinen integraatio tarkoittaa tässä yhteydessä integroitumista Taloushallintopalveluliikelaitoksen palkanlaskennan ja kaupungin henkilöstöjohtamisen prosesseihin ja toimintatapoihin, joita tässä yhteydessä uudistetaan ja harmonisoidaan. Palkanlaskennasta vastaavan Taloushallintopalveluliikelaitoksen palkka-, järjestelmä- ja projektiasiantuntijoiden osallistuminen on olennaista hankkeen onnistumiselle.

Muutoshankkeessa tehdään yhteistyötä kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja kaupunginkanslian sekä muiden sisäisten ja ulkoisten toimijoiden kanssa. Henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistus on erittäin riippuvainen toimialojen, liikelaitosten ja virastojen osaamisesta ja kyvykkyyksistä. Ohjausryhmän ja ICT- ja muutoshankesalkkujen seurannan kautta varmistetaan säännöllinen läpikäynti strategisesti merkittävien riippuvuuksien (esim. yhteensopivien budjetoinnin ja HR-suunnitteluprosessien edellyttämä ydintieto yli organisaatioiden ja hankkeiden) ratkaisemiseksi.

Tässä vaiheessa tunnistettuja keskeisiä rinnakkaisia järjestelmiä ja järjestelmäprojekteja ovat integraatioalustan kilpailuttaminen ja käyttöönotto, dokumentinhallinta-, talouden ja asianhallinnan järjestelmäuudistukset. Yhteistyötä talouden palvelujen ja prosessien muutosohjelman kanssa on jo käynnistetty. Talouden järjestelmäuudistuksen ja HR-kokonaisjärjestelmän keskinäinen käyttöönoton ajoitus ja eteneminen huomioidaan osana Henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistus -muutoshankkeen toteutusta. Riippuvuuksia toimialakohtaisiin käynnissä oleviin hankkeisiin seurataan hankkeen ohjausryhmässä.

Strategiaosasto tukee osana kaupunkiyhteisten muutoshankkeiden hankesalkunhallintaa muutosohjelman riippuvuuksien hallintaa. Lisäksi strategiaosasto tukee muutoshankkeiden tavoitteisiin nähden pitkän aikavälin toiminnan muutostavoitteiden toimeenpanoa ja seurantaa tiiviisti yhteistyössä kaupungin toiminnan ja talouden suunnittelun ja seurannan kanssa.

Muutosohjelman omistajuus, ohjausryhmä sekä raportointi

Henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistus -muutoshankkeen omistajana toimii kaupunginkanslian henkilöstöosaston henkilöstöjohtaja.

Muutoshankkeen omistaja toimii asetetun ohjausryhmän puheenjohtajana. Ohjausryhmä tukee tavoitteiden asettamista, saavuttamista ja seurantaa sekä riskienhallintaa. Ohjausryhmään kuuluvat kaikki muutoshankkeen onnistumisen sekä hyötyjen saavuttamisen kannalta keskeiset käyttäjäorganisaatiot.

Muutoshankkeelle on osoitettu hankejohtaja. Hankejohtajalla on kokonaisvastuu muutoskokonaisuuden hankehallinnasta. Hankejohtaja vastaa muutostyön johtamisesta ja tuloksien tarkistamisesta sekä varmistaa riittävän raportoinnin hankkeen etenemisestä, riskienhallinnasta ja budjetista muutoshankkeen ohjausryhmälle sekä kaupunkiyhteisten muutoshankkeiden säännölliseen seurantaan ylimmälle johdolle.

Kaupunginkanslian strategiaosasto tukee kansliapäällikön nimeämien merkittävien muutoshankkeiden onnistumista pitämällä yllä kokonaiskuvaa strategisista tavoitteista ja näiden toteutumisesta, etenemisestä ja riskeistä. Strategiaosasto tuo muutoshankkeiden koosteen neljännesvuosittain kaupungin operatiivisen johtoryhmän seurantaan ja linjauksia varten. Lisäksi strategiaosasto tukee muutoshankkeiden onnistumista varmistamalla riittävän valvonnan ja arvioinnin.

Päätösvalmistelu

Kaupunkiyhteisiä muutoshankkeita koskevan toimintaohjeen (kansliapäällikkö 12.10.2023 § 144) mukaan kaupunkiyhteinen muutoshanke asetetaan valmisteluvaiheen jälkeen kansliapäällikön, pormestarin tai kaupunginhallituksen päätöksellä hallintamallin mukaiseen hankesuunnitelmaan perustuen.

Kaupunginhallituksen 26.8.2024 keskustelun perusteella henkilöstöjohtamisen kokonaisuudistuksen toteutus on tehtävä korostetun hallitusti ja varmistaen kaikissa olosuhteissa henkilöstön palkanmaksun ja muiden työsuhteeseen liittyvien asioiden sujuvuus. Kaupungin merkittävien muutoshankkeiden hallintamalli on tapa varmistaa kaupunginhallituksen kirjauksen toteutuminen. Hallintamallilla varmistetaan, että kaupungin ylin johto pystyy valvomaan, seuraamaan ja tukemaan muutoshankkeiden toimeenpanoa sekä tekemään tarvittaessa niitä koskevia päätöksiä. Toiminnan muodostaminen kaupunkiyhteiseksi muutoshankkeeksi on johtamisen apuväline eikä sisällä taloudellista tai muutakaan päätöksentekoa. Kaikki määrärahoihin tai hankintoihin liittyvä päätöksenteko toteutetaan muutoksen edetessä niitä koskevan toimivallan mukaisesti ja kaupunginvaltuuston hyväksymän talousarvion puitteissa.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 4 kohdan mukaan kansliapäällikön toimivaltaan kuuluu kahta tai useampaa toimialaa käsittelevien työryhmien asettaminen.