Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2022, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kulttuuri- ja kirjastojaosto merkitsee tiedoksi KPMG Oy:n tekemät raportit vuoden 2022 avustusten saajien tilinpidontarkastuksista.

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan keskeisistä tehtävistä. Sitä toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Yhteinen tarkastusprosessi toteutettiin nyt viidettä kertaa. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2025, jolloin vuotta 2023 koskevat avustusten tarkastusraportit esitellään lautakunnalle ja jaostoille.

Kulttuuri- ja kirjastojaoston, liikuntajaoston ja nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita. Tämän lisäksi noudatetaan avustuslajikohtaisia arviointikriteerejä ja myöntämisperusteita.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tilinpidon tarkastuksen tärkeänä tavoitteena on tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta auttaa yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä kehitetään avustamiseen liittyvää opastusta ja neuvontaa. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin, jonka lisäksi kumppanuusyksiköt käyvät tarvittaessa jokaisen kanssa keskustelun, jossa voidaan raportin havaintoihin pohjaten sopia kehittämistoimenpiteistä.

Tarkastus vuoden 2022 toimintaan ja talouteen

Tilinpidontarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka suoritti tarkastuksen myös aiempina vuosina. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tarkastus kohdistui kulttuurin osalta avustuskohteisiin, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita ja avustuslajeja. Tarkastaja toimitti tarkastettaville yhteisöille listan materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Kulttuurin avustusta saaneet tarkastetut toimijat olivat:

Tarkastuksen havaintoja

Keskeisenä havaintona voidaan todeta, että toiminnantarkastuksen kohteena olleiden kulttuurin toimijoiden avustusten osalta ei ole tehdyn asiantuntija-arvion mukaan perustetta takaisinperinnälle.

Tarkastettavien kohteiden luonne on myös ollut moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihtelee. Voidaan todeta, että avustusten käytön ohjeistuksessa on edelleen syytä painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä. Tarkastuksessa nostettiin esille, että yleisavustuksen/toiminta-avustuksen osalta haastavaa on se, kuinka käsitellään tilanteita, joissa yhdistyksen toiminta on kaiken aikaa ylijäämäistä ja yhdistyksellä on paljon omaisuutta. Kulttuurin avustusten osalta avustuksen tarvetta arvioidaan hakemuskohtaisesti. Taide- ja kulttuuriavustusten arviointiperusteiden mukaisesti avustushakemusten arvioinnissa kiinnitetään huomiota muun muassa toiminnallisiin lähtökohtiin, jonka osana arvioidaan taloudellisia riskejä ja sitä, miten tarpeellinen avustus on toteutettavan toiminnan kannalta. Lisäksi Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeiden mukaisesti avustusta ei saa käyttää varainhankinnan tai liike- ja sijoitustoiminnan menoihin eikä rahoitusomaisuuden tai muiden pitkäaikaisten sijoitusten lisäämiseen. Toiminta-avustusta saavien toimijoiden osalta yhteisöjen taloutta seurataan avustusten raportoinnin yhteydessä ja avustusten raportointi- ja seurantaprosesseja kehitetään pitkäjänteisesti osana avustusvalmistelua.

Tarkastuksessa kiinnitettiin huomiota myös osallistujatietojen arkistointiin tietosuojan näkökulmasta ja siihen, että osa avustushakemuksista oli tietokuvauksiltaan melko suppeita. Nämä huomiot eivät kuitenkaan nousseet erityisesti esille kulttuurin tarkastettujen yhteisöjen osalta.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli asiaa kokouksessaan 11.6.2024, § 79. Toimiala tulee jatkossa kiinnittämään huomiota myös avustushakemuksien sisältöihin ja avustusten myöntöpäätöksiin. Mikäli kulttuurin avustusten osalta katsotaan tarpeelliseksi, avustusohjeistuksissa tullaan täsmentämään esimerkiksi sitä, miten käsitellään tilanteita, joissa myönnetty avustus on pienempi kuin haettu avustus budjetin/toiminnan osalta (kohdennetut avustukset). Avustuksen käytön arvioinnissa tullaan jatkossakin arvioimaan, miten budjettia ja toimintaa on sopeutettu suhteessa myönnettyyn avustukseen.

Tarkastuksen kohteet antoivat lähtökohtaisesti myönteistä palautetta tarkastuksesta. He kokivat tarkastuksen hyödyllisenä prosessina toimintansa jatkokehittämisen kannalta.

Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään toimialayhteisesti. Tarkastusten lisäksi mahdollisia toimenpiteitä ovat valmistelijoille suunnatut koulutukset ja kentälle kohdennetut tilaisuudet. Yhteisöjen tilinpidontarkastukset ja niistä tuotettavat raportit ovat hyvä väline niin vuoropuhelun lisäämiseen kuin seurannan kehittämiseen sekä toimialan sisällä että suhteessa avustuksen saajiin.

Tilinpidon tarkastusten tavoitteena on edistää helsinkiläisten kulttuuri- ja vapaa-ajan toimintaa järjestävien yhteisöjen toimintaedellytyksiä, osaamista ja tasa-arvoa. Näin myös osaltaan tuetaan kansalaisyhteiskuntaa, rakennetaan luottamusta ja lisätään helsinkiläisten mahdollisuuksia kokea elämyksiä, harrastaa ja osallistua.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4)