Työryhmän asettaminen, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen tiedon hallinnan yhteistyöryhmä, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen toimialajohtaja päätti asettaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tiedon hallinnan yhteistyöryhmän. Ryhmän jäsenet nimitetään seuraavista toimialan yhteisten palveluiden ja pelastuslaitoksen yksiköistä:

- Tiedonhallinta
- Digitalisaatio ja kehittäminen
- Jatkuvat palvelut ja sovellustuki/tietoturva
- Jatkuvat palvelut ja sovellustuki
- Tietojohtaminen ja tilastopalvelut
- Strategisen kehittämisen tuki
- Talouden, strategian ja toiminnan suunnittelu
- Laadun ja valvonnan tuki
- Huoltovarmuus
- Lakiasioiden ja päätöksenteon tuki
- Operatiivisen hankinnan palvelut
- Erikoissairaanhoidon ohjauksen ja sopimusohjauksen palvelut
- Viestintä

Työryhmää laajennetaan myöhemmin palvelukokonaisuuksien edustajilla. Varajäseniä ei nimetä.

Työryhmä tukee asiantuntijatyönä johtavia viranhaltijoita heidän vastuullaan olevissa asioissa. Työryhmän tehtävänä on koordinoida, laatia ja ylläpitää tiedon hallinnan ja kokonaisarkkitehtuurin (myöh. arkkitehtuurin) yhteistä tilannekuvaa ja tiekarttaa sekä koordinoida tähän liittyvää toimintaa ja riskejä toimialalla. Kokonaisarkkitehtuuri sisältää mm. palveluiden tiedonhallinnan ja palveluarkkitehtuurin sekä tiedonhallintamallin. Ryhmä suunnittelee ja seuraa tiedonhallintamallityötä toimialalla ja hyväksyy arkkitehtuurikuvaukset. Ryhmä vastaa tiedonhallintamallin ja kokonaisarkkitehtuurin muutosten hallinnasta. Ryhmä laatii ja tukee eri hallintamallien laatimista, mihin liittyen ryhmä edistää, seuraa ja raportoi tiedon hallintaan vaikuttavia salkkuja, kuten palvelusalkkua, ja vastaa salkkujen muutoshallinnasta. Ryhmän tehtäviin kuuluu seurata kehittämistehtäviä ja niiden riippuvuuksia sekä arvioida ja tukea alkavien kehittämistehtävien arkkitehtuurinmukaisuuden arviointia ja esiarvioida kehittämistehtävien käynnistämistä projekti/hankesalkkua varten arkkitehtuurinäkökulmasta ja antaa niistä lausuntoja. Ryhmä seuraa ja tukee tiedonhallinnan muutosvaikutusten, tietosuojan tietoturvan ja muiden arviointien tekemistä.

Ryhmä seuraa ja toimeenpanee tiedon hallintaan vaikuttavaa lainsäädäntöä sekä sosiaali- ja terveystoimen ja pelastustoimen kansallisen tason arkkitehtuureja ja muita arkitehtuureja (kuten YTA-alueen- tai yleisiä arkkitehtuureita) ja sovittaa niitä yhteen toimialan tarpeisiin. Ryhmä huolehtii, että kansallisessa ja EU-lainsäädännössä asetetut tiedon hallintaa koskevat tai kokonaisarkkitehtuuriin vaikuttavat vaatimukset tulevat täytäntöönpannuksi. Ryhmä toimii kaupungin ja toimialan välisenä yhteistyöelimenä tiedon hallinnan ja arkkitehtuurin asioissa. Ryhmä raportoi Helsingin tiedonhallintaryhmän kautta kansliapäällikölle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Ryhmä raportoi myös toimialajohdolle toimialan tiedonhallinnan tilannekuvasta. Ryhmän jäsenet toimivat osaltaan toimialan edunvalvojana tiedon hallintaan liittyvissä asioissa eri työryhmissä ja verkostoissa sekä osallistuvat tehtävänkenttään liittyvien lainsäädäntölausuntojen laatimiseen. Ryhmä edistää tiedonhallinnan ja arkkitehtuurin yhteistyötä ja tiedonvaihtoa sekä parhaiden käytäntöjen edistämistä. Ryhmä kehittää yhteistyötä palvelukokonaisuuksien kanssa.

Työryhmä voi myöhemmin tarvittaessa täydentää kokoonpanoaan. Työryhmä voi erikseen kutsua asiantuntijoita osallistumaan työhön ja perustaa alatyöryhmiä tarkemman tason tehtävien edistämiseksi.

Tiedonhallintayksikkö huolehtii työryhmän puheenjohtajuudesta ja sihteerin tehtävistä.

Työryhmä nimitetään toistaiseksi. Ryhmän toimintaa tarkastellaan määrävälein uudestaan ja tarvittaessa tarkennetaan sen tehtäviä.

Hallintosäännön 24 luvun 5 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty. Kaupunginhallitus on 24.4.2017 (3 §) päättänyt asiakirjahallinnon periaatteista ja johtavan viranhaltijan nimeämisestä.

Kaupunginhallitus hyväksyi 28.2.2022 § 158 (HEL 2022-001642) Helsingin kaupungin tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen, käytännöt, vastuut ja valvonnan. Päätöksessä vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla. Johtavat viranhaltijat määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omassa organisaatiossaan. Yhteistyötä ohjataan kaupunginkansliasta. Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan tiedonhallintaryhmässä. Päätöksessä kaupunginhallitus kehotti kansliapäällikköä asettamaan tiedonhallintaryhmän päätöksen periaatteita noudattaen, joka nimitettiin kansliapäällikön päätöksellä 21.3.2022 (68 §). Ryhmään on nimetty toimialojen edustus.

Kaupungin tiedonhallintaryhmän tehtävänä on tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus Helsingin kaupungilla. Ryhmä koordinoi kaupunkitasoisesti tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeistusta sekä viestintää ja koulutusta. Tiedonhallintaryhmä kehittää, seuraa, valvoo ja raportoi tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteutumista Helsingin kaupungilla. Tiedonhallintaryhmä laatii vuosittaisen valvontasuunnitelman seurantaa varten.

Tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjauksella tarkoitetaan lakisääteisiä velvoitteita, joita sisältyy tiedonhallintalakiin (906/2019) ja muuhun tiedonhallintaan liittyvään lainsäädäntöön. Muulla tiedonhallintaan liittyvällä lainsäädännöllä tarkoitetaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994), julkisuuslakia (621/1999), hallintolakia (434/2003), sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (13/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019).

Digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) osalta digitaalisten palveluiden koordinointi- ja seurantavastuu on digitaalisella johtoryhmällä sekä toimialoilla, virastoilla ja liikelaitoksilla oman toimivallan osalta.

Toimiva yhteistyö sekä kaupunkikonsernissa että suurella sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla edellyttää, että toimialalla on oma tiedon hallinnan yhteistyöryhmänsä. Yhteistyöryhmä on keskeinen yhteinen keskustelufoorumi, jonka kautta voimme muun muassa edistää palvelutuotannon parempaa sujuvuutta ja palvelustrategian tehokasta toimeenpanoa. Yhteinen keskustelu on tapa välttää päällekkäistä kehittämistä ja keskittää asioiden toteutusta oikeaan koordinaatioon, mutta huolehtien laajasta yhteisestä käsittelystä.

Tiedonhallintalaki uudisti tiedonhallintaa tuomalla kokonaisarkkitehtuurin keskeiseksi työkaluksi ja toimintamalliksi tiedonhallinnan toteuttamisessa ja tiedon hallinnassa. Kokonaisarkkitehtuuri on strategia- ja toimintalähtöinen kehittämismenetelmä ja tapa jäsentää ja hahmottaa organisaation rakenteita ja toimintaa. Se tehdään neljän näkökulman kautta, joita ovat toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri. Kokonaisarkkitehtuuri tukee muiden kehittämismenetelmien (kuten laatujärjestelmä) sekä linjatyön sovittamista yhteen ja siten poistaa siilomaista toimintaa ja tuottaa tehokkuushyötyjä. Keskitetty kehittämisen ja toiminnan rakenteiden koordinaatio vähentää päällekkäistä tekemistä, ja huomioi koko organisaation tarpeet tiedon hallinnassa ja erilaisissa kehityshankkeissa.

Menetelmän mukaisesti koottu tieto muodostaa tiedonhallintalakiin perustuvan tiedonhallintamallin. Helsingin kaupungin kanslia koordinoi tiedonhallintamallin kaupunkitasoa, tarkemmalla tasolla kuvausta rakennetaan toimialla toiminnan tarve- ja strategialähtöisesti.

Tiedonhallintaryhmä raportoi kansliapäällikön päätöksen 21.3.2022 68 § mukaisesti kansliapäällikölle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta. Raportointi toteutetaan 1.1.2024 lähtien vuosittain tammikuun loppuun mennessä.