Tutkimuslupa, Sarastian datan virheiden ja korjausehdotusten automatisoitu etsiminen

Henkilöstöjohtaja päätti myöntää tutkimusluvan Antti Pollarin Helsingin yliopiston Pro gradu tutkimukselle ” Sarastian datan virheiden ja korjausehdotusten automatisoitu etsiminen” päätöksen perusteluissa tarkemmin ilmenevillä ehdoilla.

Tutkimuslupa koskee Sarastia S365-järjestelmän henkilötietojen käsittelyä ja analyysiä. Tutkimusaineisto on rajattu palkitsemisen kannalta relevantteihin tietoluokkiin. Tietoja, joiden korjaaminen olisi erityisen tärkeää ovat Työehtosopimus, Hinnoittelutunnus, Palkkaryhmä ja eri palkkaperusteet. Aineistoon otetaan lisäksi mukaan organisaatiotason tietoja, joiden pitäisi helpottaa virheiden ja korjausehdotusten löytämistä. Tiedoista suuri osa ovat kategorisia, eli ne eivät ole numeerisia ja mahdollisia arvoja on rajattu määrä. Palkkaperuste tiedoissa on myös numeerisia tietoja. Tutkimuksen aineisto sisältää henkilötietoja, mutta se ei sisällä erityisiä henkilötietoja. Aineiston tietokentät on listattu tämän liitteen lopussa.

Pro gradu tutkimuksen tavoitteena olisi selvittää voitaisiinko Sarastia S365-järjestelmän tiedoista löytää virheitä ja virheille korjausehdotuksia automatisoiduilla datahuoltomenetelmillä. Helsingin kaupungin työntekijöiden palvelussuhde tiedot Sarastia S365-järjestelmässä ovat osittain virheellisiä. Virheelliset tiedot aiheuttavat palkanmaksuvirheitä, vähentävät raportoinnin luotettavuutta ja ovat yleisesti riski monen prosessin toimiseen. Sarastian tietokanta on suuri sisältäen yli 40 000 palvelussuhteen tietoja eikä virheellisten tietojen etsimiseen ole tällä hetkellä olemassa tehokasta keinoa.

Kanslian strategiaosaston kaupunkitietopalvelut-yksikkö puoltaa tutkimuslupaa. Tutkimuslupaan sovelletaan seuraavia ehtoja:

- Asiantuntijahaastatteluissa kerättyjä tietoja saa käyttää vain päätöksessä mainittua tarkoitusta varten.

- Tutkija ja tutkijaryhmä sitoutuu noudattamaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, tietosuojalain 1050/2018 sekä muun voimassa olevan lainsäädännön tutkijoille asettamia vaatimuksia.

- Tutkimusaineistoa käsitellään ja säilytetään tutkimuksen teon ajan hyvää tieteellistä käytäntöä noudattaen.

- Tutkimusaineisto hävitetään tai arkistoidaan arkistolain edellyttämällä tavalla opinnäytetyön hyväksymisen ja julkaisemisen ja tutkimushankkeen valmistumisen jälkeen.

- Tutkimuksesta ei tule koitua kustannuksia kaupunginkanslialle tai toimialoille.

- Tutkija tai tutkijaryhmä saapuu pyydettäessä maksutta esittelemään tutkimuksen tuloksia.

- Tutkimuksen valmistuttua tutkimusraportti tai sen sähköinen osoite, josta raportti on luettavissa, toimitetaan Helsingin kaupunginkanslian käyttöön lähettämällä se sähköpostiosoitteeseen: kanslia.tutkimusluvat@hel.fi.