Hankinta, kiinteistöjen erikoissiivoukset, liikenneliikelaitos

Toimitusjohtaja valitsi erikoissiivoustöitä koskevaan puitejärjestelyyn tarjouskilpailun perusteella seuraavat yritykset

Hankinnan kohteena on erikoissiivoustyöt tilaajien Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy (KLOY), Helsingin kaupungin liikenneliikelaitos (HKL), Länsimetro Oy ja Sammalvuoren Metrovarikko Oy omistamissa ja ylläpitovastuulla olevissa kohteissa tarjouspyyntöasiakirjojen esittämässä laajuudessa sisältäen kohdeluettelon.

Puitesopimukseen valitaan kolme (3) toimittajaa. Tilaaja hankkii Puitesopimustyöt kilpailutuksessa määräytyvän etusijajärjestyksen mukaisesti kahdelta (2) eniten yhteispisteitä saaneelta Toimittajalta siten, että sopimuskauden aikana Puitesopimustyöt jakaantuvat edellä mainittujen Toimittajien kesken pääsääntöisesti tasapuolisesti huomioiden kokonaistaloudellinen edullisuus. Mikäli edellä mainitut Palveluntuottajat eivät kykene tuottamaan tilauksen mukaista Puitesopimustyötä, käytetään seuraavaksi edullisinta Palveluntuottajaa. Puitejärjestelyyn valitulle kolmanneksi sijoittuneelle Palveluntuottajalle ei kuitenkaan luvata toimeksiantoja, mutta se saa osallistua minikilpailutuksiin.

Jokainen tilaaja tekee itsenäisen hankintapäätöksen. Selvennyksen vuoksi todettakoon, että KLOY edustaa kaikkia Tilaajia sopimuksen mukaisten palveluiden suorittamiseen liittyvissä asioissa.

Hankinnan ennakoitu arvo kahden (2) vuoden sopimuskaudella ja kahdella (2) erillisellä kahden (2) vuoden optiokaudella on ilman arvonlisäveroa 1.000.000,00 euroa, josta HKL:n osuus on 400.000,00 (alv 0%).

Puitesopimus tulee voimaan sopimuksen allekirjoituksesta.

Tilaaja tekee erillisen päätöksen optiokauden hyödyntämisestä. Tilaaja ilmoittaa optiokauden käyttöönotosta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen voimassa olevan sopimuskauden päättymistä.

Hankintamenettely

Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus 70H23 julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 7.5.2024. Tarjoukset tuli jättää 12.8.2024 klo 12:00 mennessä.

Määräaikaan mennessä vastaanotettiin neljä (4) tarjousta:

Kyseessä on vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (erityisalojen hankintalaki, 1398/2016) kynnysarvot ylittävästä hankinnasta.

Hankintamenettelynä oli erityisalojen hankintalain (1398/2016) mukainen avoin menettely.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Erityisalojen hankintalain (1398/2016) 83 §:n 1 mom. mukaan hankintayksikön on valittava ehdokkaat ja tarjoajat etukäteen ilmoitettujen puolueettomien perusteiden mukaisesti. Hankintayksikön on suljettava pois sellaiset tarjoajat tai ehdokkaat, jotka eivät täytä näitä ehtoja.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksessa.

Referenssivaatimuksena oli: ”Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavien kohteiden toteuttamisesta. Riittävänä kokemuksena pidetään kolmea (3) referenssiä asiakassuhteista, joille tarjoaja on tarjonnut vastaavaa palvelua vähintään yhden (1) vuoden ajan viimeisen kolmen (3) vuoden aikana.”

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintapalvelut lähetti Suomen Meriittirakennus Oy:n referenssiyritykselle tiedustelun, oliko tarjoajan esittämä referenssi 2. tilaus, joka on tehty referenssi 3. sopimuksen mukaisesti vai olivatko nämä erillisiä sopimuksia. Referenssiyritykseltä saadun vastauksen mukaisesti kyseessä on kaksi erillistä sopimusta. Tällöin Suomen Meriittirakennus Oy:n referenssi on vaatimuksen mukainen.

Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että Benoa Palvelut Oy:n tarjouksen liite Tarjoajan selvityksestä palveluntuottajan vuosittaisesta työvoimasta ja johtohenkilöiden lukumäärästä viimeksi kuluneelta kolmelta (3) vuodelta oli suojattu salasanalla. Benoa Palvelut Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö erityisalojen hankintalain (1398/2016) 78 §:n mukaisesti, jossa pyydettiin salasanan lähettämisestä. Erityisalojen hankintalain (1398/2016) 3 §:n mukaisesti uutta dokumenttia ei sallittu kaikkien toimittajien tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden vuoksi. Salasana saatiin ja tiedosto päästiin tarkastamaan.

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnön liitteessä 1 (Palvelukuvaus). Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Tarjousten tarkastamisessa kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten voimassaoloaika

Tarjoukset ovat voimassa niiden jättämiselle asetetusta määräajasta (12.8.2024) alkaen neljä (4) kuukautta.

Hyväksyttyjen tarjousten vertailu

Hankinnan valintaperusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous.

Hintavertailu [60 %]

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että hintavertailu suoritetaan seuraavasti:

Vertailuhinnan muodostaa tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamien yksikköhintojen yhteenlaskettu kokonaisvertailuhinta. Halvin vertailuhinta saa 60 pistettä eli täyden pistemäärän. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavalla kaavalla:

Halvimman tarjouksen vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta x 60.

Hintavertailu ilmenee liitteestä Hinta- ja laatuvertailutaulukko. Hintavertailun lopputulos on seuraava:

Tarjoushinnat:

Laatuvertailu [40 %]

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu kunkin vertailtavan laatuarviointikohdan pisteytykset. Laatupisteitä annettiin ominaisuuksista, jotka tarjoavat lisäarvoa perusvaatimuksiin nähden. Laatua arvioitiin haltuunottosuunnitelman (osuuden maksimi pisteet 25 pistettä), riskienhallintasuunnitelman (osuuden maksimi pisteet 20 pistettä) sekä henkilöstön hyvinvoinnin ja osaamisen (osuuden maksimi pisteet 15 pistettä) avulla. Kaikista kolmesta laatuarviointikohdasta voi saada laatupisteitä maksimissaan 60 pistettä.

Tarjoajien laatupisteet laskettiin seuraavalla kaavalla:

Tarjoajan arviointipisteet * (laadun painoarvo [40] / max pisteet kaikista kohdista [60]).

Laatuvertailun lopputulos on seuraava:

Laatuarvioinnin perustelut

Laatuarvioinnin perustelut ovat liitteessä 2 Laatuarvioinnin perustelut.

Laatuarviointi on tehty tarjouspyyntö liitteen 5 Vertailuperusteissa esitettyjen määritysten mukaisesti. Tarjoajan tuli jättää haltuunottosuunnitelma sekä riskienhallintasuunnitelma, joissa vastattiin kaikkiin kysymyksiin, jotka liittyivät tarjouspyynnön kohteena oleviin palveluihin. Näiden lisäksi tarjoajan tuli lisätä kuvaus siitä, miten henkilöstön työtyytyväisyydestä, hyvinvoinnista ja ammatillisesta osaamisesta ja kehittymisestä pidetään tarjoajan organisaatiossa huolta. Myös tässä tuli vastata kaikkiin annettuihin kysymyksiin.

Laatupisteitä annettiin ominaisuuksista, jotka tarjoavat lisäarvoa perusvaatimuksiin nähden. Kaikista kolmesta laatuarviointikohdasta pystyi saada laatupisteitä maksimissaan 60 pistettä. Jokaisen yksittäisen laatuarviointikohdan (2.1, 2.2 ja 2.3) enimmäissivumäärää rajattiin.

Hankintaan osallistuvista KLOY:n asiantuntijoista muodostettiin moniammatillinen arviointiryhmä, joka arvioi Haltuunottosuunnitelman, Riskienhallintasuunnitelman sekä Henkilöstön hyvinvointi- ja osaamisesityksen itsenäisesti, toisistaan riippumatta arviointiperusteiden mukaisesti.

Maksimissaan arviointikohdista pystyi saamaan 5 pistettä ja kaikkien arviointikohtien maksimi kokonaispistemäärä oli yhteensä 60 pistettä. Asiantuntijoiden tekemät arviot on koottu yhteen ja niistä muodostettu keskiarvopisteet. Arvioinnit on tehty tarjouspyynnön liitteen 5 Vertailuperusteet liitteessä esitettyjen yksittäisten laatuarviointikohtien taulukoiden mukaisesti (arviointiperusteet).

Hinta- ja laatuvertailu

Hinta- ja laatuvertailun lopputulos on seuraava:

Hankintasopimuksen solmiminen

Sopimussuhde tarjouskilpailun voittajan kanssa ei synny vielä tämän päätöksen perusteella, vaan vasta allekirjoitetulla puitesopimuksella. Puitejärjestelyn piiriin kuuluvat toimeksiannot tilataan puitesopimuksessa määriteltävillä ehdoilla.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 11 luvun 1 § 2 mom. 3 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, liikelaitoksen johtokunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

HKL:n johtokunta on 29.5.2024, 52 §, siirtänyt hallintosäännön mukaista hankintoihin liittyvää toimivaltaansa HKL:n toimitusjohtajalle 500.000 euroon (alv 0 %) asti.

Käsiteltävänä olevan hankinta-asian arvon ollessa alle 500.000,00 euroa (alv 0 %), voi toimitusjohtaja päättää hankinnasta.

Odotusaika

Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.