Hankinta, sopimusmuutos, vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta, kaupunkiympäristön toimiala
Sopimusmuutos koskien vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinnan sopimusta
Päätös
Projektitoimisto-yksikön päällikkö päätti hyväksyä esityksen vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankintaa koskevan Helsingin kaupungin ja Visma Sirius Oy:n välisen sopimuksen muuttamisesta. Sopimusmuutos liittyy tarpeeseen ottaa käyttöön järjestelmään integroitu Sequred-lisäpalvelu, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen järjestelmähankintaan.
Alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvo on ollut arviolta 832 604 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on arviolta 65 760 euroa (alv 0 %) 48 kuukaudelta laskettuna.
Sopimusmuutos ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen sopimusmuutosasiakirjan.
Lisäksi yksikön päällikkö päätti, että tämä päätös voidaan panna täytäntöön ja muutossopimus allekirjoittaa jo ennen päätöksen tulemista lainvoimaiseksi.
Päätöksen perustelut
Asian tausta
Muutettavaksi esitetty sopimus on perustunut alun perin kilpailutukseen ”Vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmähankinta”, johon liittyen julkaistiin EU-hankintailmoitus neuvottelumenettelystä sähköisessä ilmoituskanavassa HILMAssa 18.12.2018, HEL 2019-003108.
Tietohallintopäällikkö päätti hankintapäätöksellä 1.10.2019 § 18 valita hankinnan toimittajaksi Visma Tampuuri Oy:n. Hankintaan liittyvä hankintasopimus on allekirjoitettu 21.11.2019. Toimittajayrityksen nimi on vaihtunut myöhemmin Visma Sirius Oy:ksi (aputoiminimet Visma Real Estate ja Visma Tampuuri).
Koko alkuperäisen sopimuksen arvioitu arvo on tietohallintopäällikön hankintapäätöksen 1.10.2019 perusteella ollut yhteensä 832 604 euroa (alv 0 %).
Hankintasopimusta on aiemmin muutettu seuraavasti:
- 24.11.2021: sopimusmuutos koskien määräaikojen muuttamisesta, tietohallintopäällikkö 24.11.2021 § 19, ei taloudellista vaikutusta
- 15.12.2022: sopimusmuutos koskien käyttöönottoprojektin päättämistä ja jälkitoimituksia, ei taloudellista vaikutusta
- 27.5.2024: sopimusmuutos koskien vuokra- ja laskutusreskontramoduulin käyttöönottoa, va. projektitoimisto-yksikön päällikkö 18.4.2024 § 6, sopimusmuutoksen arvo 120 000 euroa
Nyt esitettävän sopimusmuutoksen myötä tarkoitus on ottaa käyttöön järjestelmään integroitu Sequred-lisäpalvelu, joka mahdollistaa vuokrauksiin liittyvien asiakastietojen hakemisen automatisoidusti Verohallinnon vero- ja tulorekistereistä. Automatisoidut toiminnot helpottavat muun muassa lakisääteistä ARA-vuokrauksiin liittyvään tulorajojen seurantaa.
Lisäksi voidaan huomioida, että julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 22 §:n 1 momentti edellyttää toteuttamaan viranomaisten välisen säännöllisesti toistuvan ja vakiosisältöisen tietojen luovuttamisen lähtökohtaisesti teknisten rajapintojen avulla. Sopimusmuutoksen kohteena oleva lisäpalvelu edistää osaltaan tämän velvoitteen toteutumista Verohallinnon ja kaupunkiympäristön toimialan välisessä tietojenvaihdossa.
Sopimusmuutoksen arvo 65 760 euroa koostuu seuraavista kustannuseristä:
- Lisäpalvelun Gold-palvelupaketista seuraava lisäys palvelun kuukausittaisiin käyttöoikeusmaksuihin 48 kuukaudelta laskettuna: 56 160 euroa
- Gold-palvelupakettiin sisältymättömien kyselyiden osalta arviolta max. 1200 vuosittaista kyselyä 48 kuukaudelta laskettuna: 9 600 euroa
Lisäpalvelun käyttöönotosta ei veloiteta erikseen.
Sopimusmuutoksen perustelut
Hankintalain 136 §:n 1 momentin mukaisesti hankintasopimusta ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Olennaisena muutoksena pidetään lainkohdan mukaan esimerkiksi sellaista muutosta, joka laajentaa sopimuksen soveltamisalaa huomattavasti.
Tässä tapauksessa kyse on vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmään integroidun lisäpalvelun käyttöönotosta. Muutoksen arvo on taloudelliselta vaikutukseltaan alle 10 % alkuperäisen hankinnan arvosta, joten kyse on arvoltaan varsin vähäarvoisesta muutoksesta.
Lisäksi voidaan huomioida, että alkuperäisen hankintasopimuksen kohdassa 7 (1) on todettu seuraavaa: ”Tilaajalla on oikeus lisätilaukseen, joka liittyy olennaisesti hankinnan pääasialliseen kohteeseen. Sopimuksen perusteella voidaan lisätilata ainoastaan sellaisia sovelluksia, komponentteja tai moduuleja, jotka yhdistyvät Sovellukseen.”
Siten alkuperäisessä hankintasopimuksessa on jossain määrin ennakoitu sitä, että järjestelmään voidaan myöhemmin sopimuskaudella liittää nyt käsillä olevan sopimusmuutoksen kohteena olevan lisäpalvelun kaltaisia sovelluksia tai moduuleja.
Edellä mainitut seikat huomioiden on todettavissa, että tämän päätöksen kohteena oleva sopimusmuutos ei laajenna alkuperäisen sopimuksen soveltamisalaa huomattavasti. Myöskään mikään muu hankintalain 136 §:n 1 momentissa mainituista olennaisuuskriteeristä ei sovellu tähän muutokseen.
Näin ollen kyse ei ole olennaisesta sopimusmuutoksesta, eikä hankintalaki siten rajoita muutoksen tekemistä. Sopimusmuutoksen tekeminen on muutenkin taloudellisesti ja toiminnallisesti tarkoituksenmukaista, sillä tällä hetkellä tiedossa ei ole muita vastaavia vaihtoehtoisia toimittajia tai ratkaisuja, jotka olisi valmiiksi integroitu yhteentoimiviksi vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmän ja toisaalta vero- ja tulorekisterien kanssa.
Aikaisemmin samaan sopimukseen liittyneen vuokra- ja laskutusreskontramoduulin käyttöönoton on katsottu muodostaneen olennaisen muutoksen, jonka vuoksi muutosta perusteltiin hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisella lisätyöpoikkeuksella. Nyt kyse on edelliseen sopimusmuutokseen verrattuna eri käyttötarkoitusta palvelevan liitepalvelun käyttöönotosta ja siten sisällöllisesti erilaisesta muutoksesta. Siten aiempaa vuokra- ja laskutusreskontramoduulin käyttöönottoon liittynyttä muutosta ei tarvitse ottaa huomioon tämän muutoksen arvioinnissa.
Täytäntöönpanoa koskeva määräys
Tämä päätös voidaan panna täytäntöön jo ennen muutoksenhakuajan päättymistä ja päätöksen lainvoimaiseksi tulemista.
Hankintapäätöksen lainvoimaisuutta ei voida odottaa yleiseen etuun liittyvistä syistä. Täytäntöönpanoon on ryhdyttävä mahdollisimman pian, sillä lakisääteinen velvollisuus ARA-tulorajojen seurantaan astuu voimaan vuoden 2025 alussa, ja lisäpalvelu tarvitaan mahdollisimman pian käyttöön tulorajojen seurannan helpottamiseksi.
Mahdollinen muutoksenhaku ei käy valittajalle täytäntöönpanon seurauksena hyödyttömäksi, sillä sopimusmuutoksen lainmukaisuus on mahdollista saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi ja hankintalain mukaiset jälkikäteiset oikeussuojakeinot ovat edelleen valittajan käytettävissä.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta) mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.
Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaisesti projektitoimisto-yksikön on hankintavaltuudet ICT-hankinnoissa enintään 800 000 euroon (alv 0 %) saakka. Hankintalain 136 §:n mukaisten sopimusmuutosten osalta hankintavaltuus määräytyy kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella, eikä hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti.
Kaikkien sopimukseen tehtyjen sopimusmuutosten arvo on tässä tapauksessa yhteensä 185 760 euroa. Projektitoimisto-yksikön päällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään sopimusmuutokseen liittyvästä hankinnasta.
Detta beslut publicerades 09.12.2024
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Mer information fås av
Oona Nuutinen, lakiasiantuntija, puhelin: 09 310 52603