Sopimusten hallinnan kuvaus, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä liitteenä olevan 29.11.2024 päivätyn Helsingin kaupunginkanslian sopimusten hallinnan kuvauksen.

Taustaa

Kuntalain hallintosääntöä koskeviin 90 §:n määräyksiin tehtiin vuonna 2021 laajennus, jossa edellytettiin, että kunnan hallintosääntöön on otettava tarpeelliset määräykset sopimusten hallinnasta (419/2021). Muutostarve perustui erityisesti kuntien lisääntyneeseen sopimusperusteiseen palvelutuotantoon ja palvelujen ostojen suureen taloudelliseen merkitykseen.

Sopimusten hallinnan tehostamisella on arvioitu saavutettavan palvelutoiminnan tehostumista ja merkittäviä säästöjä kuntien menoissa. Sopimusten hallinnan kehittämisen tarkoituksena on palvelun tuotannon asianmukaisuuden valvonnan lisäksi myös tehostaa johtamista, valvontaa ja riskienhallintaa silloin kun palveluja tuotetaan sopimusperusteisesti.

Helsingin kaupungin hallintosääntöä on uudistettu vuonna 2021 huomioiden edellä mainitut kuntalain määräykset sopimusten hallinnasta. Hallintosäännön mukaan toimialalautakunnat hyväksyvät toimialan sopimusten hallinnan kuvauksen, liikelaitosten johtokunnat liikelaitoksen sopimusten hallinnan kuvauksen ja kansliapäällikkö kaupunginkanslian sopimusten hallinnan kuvauksen. Kaupunginvaltuuston hyväksymien (Kvsto 1.11.2023 § 250) sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti toimialat, virastot, liikelaitokset ja kaupunkikonsernin suurimmat tytäryhteisöt kuvaavat sopimusten hallinnan keskeisimmät tavoitteet, toimintaperiaatteet ja menettelyt sekä vastuut.

Sopimusten hallinnan kuvauksen sisältö

Helsingin kaupunginhallitus on päätöksessään 15.4.2024 § 223 hyväksynyt Helsingin kaupunkikonsernin sopimusten hallinnan ohjeen. Ohje koskee sopimusten hallinnan järjestämistä kaupungin toimialoilla, virastoissa ja liikelaitoksissa sekä kaupungin tytäryhteisöissä. Sopimusten hallinnan ohjeella määritellään kaupunkikonsernin sopimusten hallinnan tavoitteet, vastuut ja sopimusten hallinnan eri osatekijät sekä riskienhallintaa ja raportointia koskevat pääperiaatteet.

Sopimusten hallinnan ohjeen mukaan sopimusten hallinnan kuvausten tulee kattaa kaikki sopimusten hallinnan eri osatekijät. Sopimusten hallinnan kuvauksessa selostetaan sopimusten hallinnan osatekijöiden toteutumisen tilanne kuvauksen laatimishetkellä sekä havaittuja kehittämiskohteita. Kuvausten valmistelussa voidaan hyödyntää kuvauspohjaa, joka löytyy kaupungin Intrasta.

Edellä mainitun kaupunginhallituksen päätöksen mukaan toimialat, virastot, liikelaitokset ja suurimmat tytäryhteisöt laativat vuoden 2024 aikana ensimmäisen sopimusten hallinnan kuvauksensa ja vievät sen hallintosäännön mukaisesti toimivaltaiselle päätöksentekijälle tai tytäryhteisöjen osalta yhtiön hallituksen hyväksyttäväksi. Tämän jälkeen kuvausten ajantasaisuus ja mahdollinen päivitystarve arvioidaan vähintään kerran valtuustokaudessa.

Sopimusten hallinnan kuvauksen tarkoitus

Sopimusten hallinnan kuvauksen tavoitteena on määritellä johdon, esihenkilöiden ja henkilöstön yhteinen toimintatapa ja menettelyt sopimusten hallinnan järjestämisessä, toimeenpanossa, arvioinnissa ja raportoinnissa.

Kuvaus auttaa sopimusten hallinnan suunnittelua ja edistää sopimusten hallinnan johdonmukaista toteuttamista. Kuvaus toimii näyttönä sopimusten hallinnan järjestämisestä ja sen toimeenpanosta, luo perustan sopimusten hallinnan toimivuuden seurannalle ja arvioinnille sekä tukee raportointia sopimusten hallinnan toteutumisesta sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja sopimusten hallinnan selonteoissa.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 12 luvun 1 pykälän mukaan kansliapäällikkö hyväksyy kaupunginkanslian sopimusten hallinnan kuvauksen.