Avoimuusperiaate ja tietosuoja kaupungin johdon tapaamisissa

Stadsfullmäktige beslutar anse den av ledamoten Yrjö Hakanen väckta motionen vara slutligt behandlad.

Ledamoten Yrjö Hakanen och 22 andra ledamöter föreslår i sin motion att stadens ledning och centrala ledande tjänstemän börjar upprätthålla en offentlig kalender om sina möten som gäller tjänsteutövning.

Enligt 22 § 2 mom. i arbetsordningen för stadsfullmäktige ska stadsstyrelsen förelägga fullmäktige en motion som undertecknats av minst 15 ledamöter.

Stadsstyrelsen hänvisar till den granskning av lagstiftning och rättspraxis som stadskansliets rättstjänst har utfört och konstaterar att det inte verkar möjligt att förverkliga motionen.

29 § och 84 § i kommunallagen

Enligt 29 § 1 mom. om kommunikation i kommunallagen ska kommunen informera kommuninvånarna, de som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens verksamhet. Kommunen ska ge tillräcklig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. Kommunen ska informera om hur man kan delta i och påverka beredningen av besluten.

Kommunen ska enligt 29 § 2 mom. se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig. Kommunen ska i sin kommunikation på nätet se till att sekretessbelagda uppgifter inte läggs ut på det allmänna datanätet och att skyddet för privatlivet tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter.

84 § i kommunlagen träder i kraft 1.6.2017. De ledamöter i organ, kommundirektören, borgmästaren osv. som framgår av paragrafen ska lämna en redogörelse om sina bindningar till revisionsnämnden. I paragrafens 1 mom. framgår de bindningar om vilka en redogörelse måste lämnas. Kommunen ska enligt 4 mom. föra ett offentligt register över bindningarna i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna. När ett förtroendeuppdrag eller annat uppdrag som omfattas av skyldigheten att lämna en redogörelse upphör ska uppgifterna om personen strykas ur registret och datanätet.

Kommunförbundet har utfärdat en anvisning om redogörelser för och register över bindningar. I punkt 4 i registerbeskrivningen om registrets användningssyfte konstateras att personuppgifterna behandlas enligt 84 § i kommunallagen. I kommunförbundets anvisning konstateras ännu t.ex. att om man i kommunen vill lägga ut uppgifter om bindningar på nätet i större omfattning än vad som föreskrivs i lag, bör behandlingen av redogörelserna i kommunen grunda sig på den förtroendevaldes eller tjänsteinnehavarens samtycke. Det är inte möjligt att lägga ut ett frivilligt register på internet utan den registrerades samtycke. Även ovannämnda redogörelser bildar ett personregister som omfattas av personuppgiftslagen och de skyldigheter som föreskrivs i lagen, såsom skyldigheten att göra upp en registerbeskrivning.

29 § i kommunallagen förpliktar inte kommunen att publicera information om stadsdirektörens osv. möten och i kommunallagen ingår inga krav på att upprätthålla register över mötena.

Rättspraxis, högsta förvaltningsdomstolen 781/2015

I högsta förvaltningsdomstolen avgjordes (781/2015) en journalists begäran om uppgifter gällande en ministers officiella dagsprogram/kalender. Ministeriet fattade ett beslut om att förkasta journalistens begäran om att få ta del av handlingar och hänvisade till lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, 5 § 2 och 4 mom. samt 24 § 1 mom. punkterna 7 och 32. Ministeriet motiverade sitt beslut bl.a. med att det inte är fråga om myndighetshandlingar och att utgivning av en kalender som gäller en ministerpost gör det möjligt att ta reda på ministerns dagsprogram, rutter och regelbundna tidsscheman och rutiner. Offentliggörande av de här uppgifterna äventyrar i betydande mån ministerns säkerhet och försvårar säkerhetsarrangemangen. Kalendern som gäller en ministerpost är därmed sekretessbelagd utgående från 24 § 1 mom. 7 punkten i offentlighetslagen.

Högsta förvaltningsdomstolen konstaterade i sitt beslut att ministeriet kan förkasta A:s begäran om att få ta del av handlingar som hänför sig till kalenderanteckningar som gäller ministerposten då de inte faller inom lagens tillämpningsområde utifrån 5 § 4 mom. i nämnda lag.

I lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (OffL) 5 § definieras bland annat vad som avses med en myndighetshandling och vad som inte betraktas som en myndighetshandling. Om staden grundar ett sådant register som föreslås i motionen är det fråga om en myndighetshandling. Läget är alltså ett annat än i högsta förvaltningsdomstolen beslut år 2015.

Personregister

Enligt 3 § 1 mom. 3 punkten i personuppgiftslagen är ett personregister bl.a. en datamängd som innehåller personuppgifter och som består av anteckningar som hör samman på grund av sitt användningsändamål, och som helt eller delvis behandlas med automatisk databehandling så att information om en bestämd person kan erhållas med lätthet och utan oskäliga kostnader.

Genomförandet av fullmäktigemotionen betyder att staden grundar ett personregister. Alla förpliktelser i personuppgiftslagen (från och med 25.5.2018 dataskyddsförordningen) ska då följas, bl.a. förpliktelsen om att göra upp en registerbeskrivning.

Att ladda upp (d.v.s. lämna ut) personuppgifter som ingår i personregistret till kommunens webbsidor

I dataombudsmannens anvisningar som gäller överlåtelse av personuppgifter finns ett eget separat kapitel om föredragningslistor och protokoll:

"Placering av personuppgifter som ingår i personregister på myndighets hemsida utgör elektroniskt utlämnande av personuppgifter. Stadgandet i 16.3 § OffL skall då tillämpas.

Placering av personuppgifter på hemsidor (i ett öppet internet-nät) betyder, att

• den registeransvarige som lämnar ut personuppgifterna inte längre kan administrera användningen av uppgifterna. Det är fråga om utlämning personuppgifter.
• mottagare av utlämnade personuppgifter är alla som kan använda internet och se hemsidor. Mottagarnas användningssyfte med personuppgifterna som har lämnats ut kan inte klargöras.

På grund av ovannämnda skäl uppfylls inte förutsättningarna för utlämnande av personuppgifter enligt 16.3 § OffL. Man får inte placera på hemsidorna personuppgifter som ingår i personregister utan behörigt samtycke av vederbörande person. Samtycke behövs eftersom vem som helst kan hantera uppgifter på internet och en sådan internetanvändare enligt 8 § i personuppgiftslagen inte har rätt att samla eller behandla de ifrågavarande personuppgifterna. Uppgifterna som avses på punkt 8.1 i personuppgiftslagen kan bilda ett undantag. Även då ska bl.a. de allmänna förpliktelserna i personuppgiftslagen tas i beaktande.

Vid den informering som ges i samband med ett samtycke skall man berätta vid sidan om annat om användningsmöjligheterna av uppgifterna i internet. Personen skall vara medveten om vad han samtycker till (2.1 § punkten 7 och 24 § PuppL).

Placeringen av personuppgifter i internet betyder de facto även att personuppgifter lämnas ut till utlandet. Utlämnande av personuppgifter utanför EU får endast ske enligt de bestämmelser i personuppgiftslagen som berör saken (22 och 23 §). I praktiken kan man inte iaktta angivna förutsättningar på grund av ifrågavarande före nämnda skäl om uppgifter som har lämnats ut till hemsidorna, emedan uppgifterna kan i princip ses överallt i världen.

Förutom ett entydigt samtycke av vederbörande person kunde placeringen av personuppgifter som hör till ett personregister vara möjlig på basis av en uttrycklig bestämmelse om saken. Om sådana bestämmelser om utlämnande finns det just ingen kännedom (kommentar: anvisningen är från år 2010). T.ex. den allmänna informationsplikten i OffL berättigar inte till utlämnande ifråga.

Enligt 8 § 1 mom. 8 punkten PuppL är man berättigad att behandla under vissa förutsättningar uppgifter som beskriver en persons ställning, uppgifter och skötseln av dessa uppgifter inom ett offentligt samfund eller inom näringslivet och som är allmänt tillgängliga. Sådana uppgifter får man enligt bestämmelsen placera (d.v.s. lämna ut) även på en myndighets hemsidor om det är behövligt och motiverat med tanke på den registeransvarige myndighetens verksamhet (till exempel uppgifter om personer som innehar vissa kommunala tjänster, deras uppgifter samt arbetsadresser). Utan vederbörligt till verksamheten anslutet behov torde även placerandet av sådana uppgifter i internet inte anses vara i enlighet med god informationsbehandlingssed. Vid alla tillfällen skall man se till att inte någons privatliv utsätts obefogat för skada."

Till slut

Förverkligandet av motionen betyder att staden grundar ett nytt personregister. Att börja publicera tjänsteinnehavarnas kalenderuppgifter i ett offentligt internet-nät, enligt vad som föreslås i motionen, ska grunda sig på den ifrågavarande tjänsteinnehavarens uttryckliga tillåtelse. Det är heller inte tillåtet att publicera personuppgifter om mötets motpart utan dess uttryckliga tillåtelse.

Kaupunginhallitus 18.04.2017 § 382

Päätös

Esittelijä

Lisätiedot

Olli Lahtinen, erityissuunnittelija, puhelin: 310 36055

Detta beslut publicerades 12.05.2017

FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING

Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet.

Tillämpat lagrum: 91 § i kommunallagen