Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tulojen, laskujen, maksujen ja muistiotositteiden hyväksyminen

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja päätti (Hallintosääntö 14 Luku 1 §) toimialan tulojen ja maksettavaksi tulevien laskujen, maksujen ja muistiotositteiden hyväksymisestä 1.6.2017 lukien seuraavasti:

LASKUJEN, MAKSUJEN JA TULOJEN HYVÄKSYJÄT

Varhaiskasvatus ja esiopetus - palvelukokonaisuuden määrärahat

Varhaiskasvatusjohtaja

Palvelukokonaisuuden controller (Hatu)

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen alueelliset määrärahat

Varhaiskasvatuksen aluepäällikkö

Leikkipuisto- ja koululaisten iltapäivätoiminnan määrärahat

Leikkipuisto- ja iltapäivätoiminnan päällikkö

Johtava leikkipuisto-ohjaaja

Päiväkodit – päiväkotikohtaiset määrärahat

Päiväkodinjohtaja

Varajohtaja

Perhepäivähoidon määrärahat

Perhepäivähoidon ohjaaja

Perusopetus – palvelukokonaisuuden määrärahat

Perusopetusjohtaja

Oppilashuollon päällikkö

Palvelukokonaisuuden controller (Hatu)

Perusopetuksen alueellisten palvelujen määrärahat

Perusopetuksen aluepäällikkö

Koulut

Peruskoulun rehtori

Apulaisrehtori

Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö – palvelukokonaisuuden määrärahat

Lukio- ja ammatillisen koulutuksen- ja vapaan sivistystyön johtaja

Opiskelijahuollon päällikkö

Palvelukokonaisuuden controller (Hatu)

Lukiokoulutuksen määrärahat

Lukiokoulutuksen päällikkö

Lukiot ja aikuislukio

Lukion rehtori

Aikuislukion rehtori

Apulaisrehtori

Vapaan sivistystyön määrärahat

Vapaan sivistystyön päällikkö ,rehtori

Koulutuspäällikkö, kielet ja tietoaineet sekä taide- ja taitoaineet

Ammatillisen koulutuksen määrärahat

Ammatillisen koulutuksen päällikkö, rehtori

Taloudenhoitaja (Hatu)

Toimialarehtori, oman toimialansa osalta

Koulutuspäällikkö, oman toimialansa osalta

Työpajaesimies, työpajatoiminnan osalta

Ravintolapäällikkönä toimiva opettaja

Oppisopimusjohtaja, oppisopimustoiminnan määrärahojen osalta

Ruotsinkielisten palvelujen määrärahat

Ruotsinkielisen palvelukokonaisuuden johtaja

Palvelukokonaisuuden controller (Hatu)

Asiantuntija- ja toimistopalvelupäällikkö

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen määrärahat

Varajohtaja

Perusopetus

Perusopetuksen päällikkö

Koulut

Peruskoulun rehtori

Apulaisrehtori

Vapaan sivistystyön ja lukiokoulutuksen määrärahat

Vapaan sivistystyön ja lukiokoulutuksen päällikkö

Arbis

Apulaisrehtori

Lukiot

Lukion rehtori

Apulaisrehtori

Hallinto- ja tukipalvelut – palvelukokonaisuuden määrärahat

Hallintojohtaja

Johtava controller

Hallintopäällikkö

Hallintopalvelujen määrärahat

Hallintopäällikkö

Toimistopalvelupäällikkö

Henkilöstöpalveluiden määrärahat

Henkilöstöpäällikkö

Henkilöstön kehittämispäällikkö

Kehittämispalveluiden määrärahat

Kehittämispalveluiden päällikkö

Pedagogisten palvelujen päällikkö

Kehittämisen tuen päällikkö

Talous- ja suunnittelupalveluiden määrärahat

Talous- ja suunnittelupäällikkö

Asiakasmaksupäällikkö

Suunnittelupäällikkö

Talouspäällikkö

Hankintapäällikkö

Tilapalvelujen määrärahat

Tilapalvelupäällikkö

Tietohallintopalvelujen määrärahat

Tietohallintopäällikkö

Viestintäpalvelujen määrärahat

Viestintäpäällikkö

Koko toimialan osalta tulojen, laskujen ja maksujen hyväksyminen palvelukokonaisuuksien ja palvelujen hyväksyjien estyneenä ollessa tai tilanteessa, jonka seurauksena toimittaja on oikeutettu lähettämään korkolaskun

Talous- ja suunnittelupäällikkö

Talouspäällikkö

Muistiotositteiden sekä sähköpostin liitteenä toimitettujen muistiotositteiden hyväksyjät

Talous- ja suunnittelupäällikkö

Talouspäällikkö

Suunnittelupäällikkö

Johtava controller

Controller

Taloudenhoitaja

Hyväksyjän vastuu ja rooli

Laskun hyväksyjä vastaa laskun sisällön ja tiliöinnin oikeellisuudesta. Laskua tarkastettaessa ja hyväksyttäessä on käytävä läpi laskun sisältö ja historiatiedot sekä varmistettava tiliöinnin oikeellisuus. Laskun tarkastamisesta kirjoitetaan kommenttikenttään, millä tavalla asia on varmennettu ja todentavat dokumentit tallennetaan järjestelmään.

Laskujen kirjautuminen oikein kirjanpitoon tulee tarkistaa kuukausittain SAP/BO-järjestelmän vientiluettelosta ja tarvittaessa korjata virheelliset tapahtumat muistiotositteella.

Kun tilaus tehdään sähköisellä tilausjärjestelmällä (Kosti) ja lasku tiliöidään, tarkastetaan ja hyväksytään sähköisessä ostolaskujen käsittelyjärjestelmässä (Bip), tilauksen ja siitä saapuneen laskun hyväksyjä voi olla sama henkilö. BIP- sähköinen laskujen käsittelyjärjestelmä estää automaattisesti laskun hyväksymisen, mikäli laskua ei ole tarkastettu ohjelman tarkastajaroolilla tai laskun tarkastaja ja laskun hyväksyjä on sama henkilö. Muulla kuin edellä kuvatulla tavalla toimittaessa tilauksen hyväksyjä ei saa hyväksyä tilauksesta tullutta laskua eli laskun tarkastaja ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö.

Kosti- tilausjärjestelmässä prosessissa pitää olla aina kaksi eri henkilöä eli tilausehdotuksen laatija ja tilauksen hyväksyjä.

Maksuosoitusten ja muistiotositteiden laatija ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö. Edellä mainittuihin tositteisiin merkitään selvästi myös päiväykset ja nimenselvennykset.

Samalla toimialajohtaja päätti, että ostolaskuja täsmäytettäessä sähköisessä tilausjärjestelmässä olevaan hyväksyttyyn Kosti-tilaukseen, voidaan loppusummassa käyttää automaattista pyöristystoleranssia, joka on kymmenen (10) euroa. Automaattinen täsmäytys voidaan tehdä vain, mikäli Kosti-järjestelmässä on merkintä, että tavara tai palvelu on vastaanotettu.

Hallintosäännön 14 Luku 1 § mukaan toimialajohtaja päättää tulojen, laskujen, maksuosoitusten ja muistiotositteiden hyväksyjistä toimialalla.